Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Как правильно вести клиентскую базу — СКБ Контур

Агент должен вести учет клиентов

Что это за документ

Агентский договор относится к категории соглашений, где одна сторона (агент) берет на себя обязательства за определенную плату выполнять по поручению другой стороны (принципала) определенные действия.

Реализация поручений может осуществляться исполнителем от своего лица либо от лица принципала, но в любом случае за счет последнего. Агентское соглашение не имеет таких законодательных ограничений, как другие посреднические договора. Эта категория договоров, как правило, заключается с целью поиска клиентов.

Права и обязанности сторон соглашения зависят от того, как именно будет составлен документ. Подобные соглашения являются оплатными и двусторонними. При этом, если агент будет выполнять поручения от имени принципала, тогда такой договор будет похож на договор поручения.

Широкое применение агентское соглашение нашло в сфере недвижимости (дома, квартиры, земельные участки), а также в сфере предоставления услуг (туристические агенты, юридические услуги, импресарио и т. д.).

Как системно увеличивать клиентскую базу. Видеоинструкция

Создайте подробную клиентскую базу с помощью CRM-системы Бизнес.Ру.Проведите детальный анализ вашей целевой аудитории, выявите ее точные потребности, спрогнозируйте спрос и тем самым увеличьте продажи.Попробуйте все возможности CRM-системы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Видеоролик с обобщенной информацией о подобных договорах

Нередко торговые и производственные компании расширяют территорию представительства своей продукции. В таких случаях агентское соглашение является идеальным вариантом решения данной проблемы. Как показывает практика, перед компаниями стоят не только такие вопросы, как распределение прав и обязанностей или утверждение размера оплаты, но и такие, что не носят предпринимательский характер.

Например, могут возникнуть вопросы по выбору модели взаимоотношений или их документирования, а также нюансы, связанные с налогообложением. В том случае, если агент будет представлять интересы принципала от его имени, тогда будут применяться правила, предусмотренные договором поручения. Это также подразумевает действие исполнителя исключительно по доверенности.

Следует также разобраться с тезисом «за счет принципала», потому как возникает вполне логичный вопрос, какие именно расходы должны отображаться в отчете исполнителя, и какие из них обязан оплачивать принципал. Ответ можно найти в принципе свободы договорных отношений.

Кроме того, необходимо учитывать цель заключения соглашения. К примеру, если агентский договор предусматривает проведение сделок за счет комитента, тогда на принципала ложится также предпринимательский риск, который подразумевает вероятность получения убытков. Это связано с тем, что именно он является собственником отчуждаемого имущества.

Работа с клиентской базой

Условно работа с клиентской базой делится на следующие разделы:

  • Контактные данные: название фирмы, адрес, телефон, e-mail, режим рабочего дня;
  • Записываются ФИО руководства фирмы, отделов, правильные названия их должностей, телефоны, включая мобильные и личные;
  • Время, в которое удобно звонить руководителям и специалистам клиента либо клиенту;
  • Удобный способ коммуникации. Это в зависимости от контакта: кому-то удобно общаться по телефону, кому-то по e-mail, SMS, What`s App или Telegram.

Агент должен вести учет клиентов

В этом разделе надо отслеживать, как идет процесс работы с клиентом:

  • на каком этапе находится его текущий заказ;
  • где находится заказанный товар;
  • как происходят расчет за оказанные услуги и проданные товары;
  • периодичность, с которой обращается клиент (разовое случайное посещение, редко, постоянный клиент).
  • предпочтения клиента в плане покупок: что любит покупать, в каком объеме и количестве, какие цвета предпочитает.

Что обязательно нужно прописать в договоре

К числу обязательных условий соглашения можно отнести стандарты продвижения, рекламу, обслуживания клиентов. Детализация последнего пункта подразумевает оформление офисного помещения, внешний вид персонала, время реагирования на запросы потенциальных клиентов. Сюда также можно отнести методы проведения предпродажной подготовки.

Во время заключения соглашения, которое относится к поиску клиентов, необходимо обратить внимание на возможные ограничительные действия для сторон сделки:

  • ограничение права принципала на заключение аналогичных соглашений с другими агентами, что будут оказывать такие же услуги в одном и том же регионе;
  • ограничение права принципала совершать самостоятельный поиск клиентов на обозначенной договором территории;
  • ограничение права агента относительно заключения соглашений на поиск клиентов с другими принципалами. Имеются в виду лица, действия которых будут распространяться на территорию, которая совпадает с ранее обозначенным районом.
Ограничение отдельных положений договора, что регулируют право исполнителя производить поиск клиентов проживающих исключительно в указанном районе, а также конкретной категории клиентов, являются недействительными.

Кроме вышеуказанного, не будет лишним обозначение сроков и порядка отчетности агента перед заказчиком, которые должны быть отрегулированы договором. Если же в соглашении не установлены сроки представления отчетности, тогда отчет предоставляется агентом по ходу реализации поручения.

Как вариант, он может быть передан заказчику, когда истечет срок действия данного договора.Следует отметить, что отчет включает в себя наличие необходимых и документально подтвержденных расходов, которые были совершены исполнителем в ходе реализации поручения заказчика.

Исключением могут быть иные условия соглашения. Если заказчик не принимает представленный отчет, в этом случае он должен уведомить об этом агента. Для этого обычно устанавливается месячный срок. Если по истечении этого срока принципал не принял меры для уведомления агента относительно возможных возражений, тогда отчет считается принятым.

Предлагаем ознакомиться:  Смена фамилии ребенка через суд Гражданское право

Ведение клиентской базы

Онлайн сервис «Бизнес.Ру»предоставляет широкий набор инструментов для ведения баз данных клиентов, для максимально эффективной работы с клиентами, покупателями, заказчиками.

Встроенная CRM-система «Бизнес.Ру» включает в себя следующие элементы:

  • Вся история общения с клиентом хранится в одном месте;
  • Автоматическое оповещение о смене статуса заказа клиента;
  • Многозадачный календарь;
  • IP-телефония (Android, Облачные АТС и другие АТС);
  • Массовые e-mail и SMS-рассылки, для своевременного информирования клиентов;

Одним из главных преимуществ онлайн сервиса «Бизнес.Ру» является то, что все процессы управления бизнесом, в том числе учет клиентов, ведение и актуализация базы данных клиентов, рассылки, переписка и т. д. можно осуществлять дистанционно, онлайн, то есть, буквально из любой точки мира.

Читайте о том, как успешно вести бизнес:

  1. Какими CRM пользуется малый бизнес: опыт успешных предпринимателей
  2. Как вести учет клиентов? Эффективная программа для бизнеса
  3. Как при помощи автоматизации учета увеличитьприбыль в магазине
  4. Как правильно организовать работу с клиентами
  5. Как построить долгосрочные отношения с клиентами: проверенные способы

Для регистрации в программе возникших взаимоотношений агента и принципала оформляется договор с контрагентом, в котором указывается вид договора: с комиссионером (агентом) или с комитентом (принципалом).

Размер комиссионного вознаграждения в программе может быть рассчитан как процент от стоимости реализованных товаров или услуг, как процент от разности между стоимостью, по которой товары или услуги были переданы агенту и стоимостью их реализации покупателю, а также задан вручную.

Параметры расчета комиссионного вознаграждения могут остаться не заполненными, в этом случае их нужно будет указывать вручную каждый раз при формировании документов Отчет комиссионера (агента) о продажах или Отчет комитенту (принципалу) о продажах (см. рис. 1).

Рис. 1

Рассмотрим самую сложную ситуацию, когда организация выступает в качестве агента при продаже товаров принципала, при этом принципал оказывает также и услуги по доставке товаров покупателям. Кроме того, организация оказывает также и собственные услуги по охране товара во время его транспортировки. Документы агент выставляет от своего имени.

В первую очередь оформляется документ Поступление товаров и услуг, с помощью которого регистрируется факт передачи принципалом агенту товаров. Документ в данном случае оформляется обычным способом, используется вид операции Покупка, комиссия. В качестве счета учета используется счет 004 «Товары, принятые на комиссию».

Таким образом, делается бухгалтерская проводка по Дебету счета 004.1 на стоимость переданных товаров — см. рис. 2.

Рис. 2

Затем мы регистрируем реализацию товара покупателю, но при этом отражаем еще и факт продажи услуги принципала и собственной услуги.

Для этого на закладке Товары документа Реализация товаров и услуг указываем перечень реализуемых товаров принципала, на закладке Услуги услугу по охране товаров, оказываемую покупателю собственными силами, а на закладке Агентские услуги — услугу принципала по доставке товаров.

Нужно отметить, что на закладке Агентские услуги документа обязательно должны быть заполнены колонки с информацией о принципале, договоре с ним, в рамках которого реализуется услуга и счет расчетов (в нашем случае 76.09).

В случае ошибочного занесения в таблицу услуг информации об агентских услугах и наоборот, данные этих таблиц можно взаимно дополнить с помощью кнопок Перенести в «Услуги» и Перенести в «Агентские услуги».

Предлагаем ознакомиться:  Договор поручения с риэлтором образец

При проведении документа будут сделаны необходимые  проводки — см. рис. 3.

Рис. 3

Как видно из проводок, НДС с товаров и услуг, реализованных в рамках агентского договора, у агента не отражается. Он должен быть впоследствии отражен у принципала.

Агент выставляет покупателю счет-фактуру на общую сумму сделки, однако в книгу продаж агента должны попасть из этой суммы только стоимость собственной услуги.

Покупатель перечисляет агенту оплату товаров и услуг. Данная операция оформляется обычным образом с помощью документа Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя.

Дебет 51 Кредит 62.01

В нашем случае вся сумма оплаты перечисляется по факту оказания услуг, но и в случае авансирования никаких особенностей, по сравнению с аналогичной операцией по договору с покупателем, данная операция не имеет.

После этого агент оформляет отчет принципалу, для этого используется документ Отчет комитенту (принципалу) о продажах.

Агент должен вести учет клиентов

Этот документ заполняется перечнем товаров и услуг, проданных в соответствии с агентским договором. В программе реализована возможность автоматического заполнения таблицы товаров и услуг одним из трех возможных алгоритмов:

  • по данным о товарах и услугах, реализованных по договору, по которым еще не был оформлен отчет комитенту;
  • по данным о товарах, поступивших по указанному агентскому договору от комитента;
  • по данным конкретного документа поступления.

В шапке документа указывается порядок расчета агентского вознаграждения, информация о нем наследуется из агентского договора (помните, в самом начале мы говорили о том, что сведения эти в договоре указывать желательно, но не обязательно).

Размер агентского вознаграждения указывается для каждого товара или услуги из одноименной таблицы документа. Для каждой строки рассчитывается и сумма НДС вознаграждения.

Порядок отражения реализации посреднической услуги в бухгалтерском учете указывается на закладке Вознаграждение. Флаг Удержать комиссионное вознаграждение позволяет регулировать механизм оплаты агентского вознаграждения:

  • если флаг установлен, то сумма вознаграждения удерживается из денежных средств, поступивших от покупателей в качестве оплаты за товары и услуги принципала;
  • если флаг не установлен, то при проведении документа обычным способом регистрируется либо зачет аванса (если оплата принципалом агентских услуг была произведена ранее), либо задолженность принципала.

На закладке Счета учета расчетов задаются счет расчетов с контрагентом (для отражения взаиморасчетов по оказанию агентской услуги — по умолчанию cчет 62.01) и, в зависимости от выбранного метода оплаты агентского вознаграждения, либо  счет расчетов с принципалом, либо счет расчета по авансам.

При удержании суммы вознаграждения из оплат покупателей устанавливается по умолчанию счет расчетов с принципалом 76.09. Если же оплата агентского вознаграждения осуществляется отдельным платежом от принципала, то здесь нужно указать другой счет — расчетов по авансам 62.02.

На закладке Денежные средства пользователем вручную указывается информация о поступивших от покупателя денежных средствах.

Дебет 62.01 Кредит 90.01.1
— на сумму агентского вознаграждения — отражена выручка;
Дебет 90.01.1 Кредит 68.02
— на сумму НДС с вознаграждения — отражен НДС.

Если вознаграждение удерживается из оплат покупателей, то также будет сделана проводка

Дебет 76.09 Кредит 62.01

— на сумму агентского вознаграждения.

На сумму вознаграждения агент выставляет принципалу счет-фактуру, который регистрируется в программе непосредственно из документа Отчет комитенту.

На основании отчета комитенту можно зарегистрировать документ Списание с расчетного счета, с помощью которого оформляется факт передачи принципалу денежных средств за реализованные товары и услуги. Если сумма агентского вознаграждения была удержана из денежных средств, поступивших от покупателей, то в банковском документе автоматически проставится сумма поступлений за вычетом суммы агентского вознаграждения.

Предлагаем ознакомиться:  Прямые и косвенные расходы в налоговом учете

В противном случае в документ будет подставлена полная сумма оплат покупателей за товары и услуги принципала из текущего отчета комитенту.

Также на основании отчета комитенту можно ввести документ Поступление на расчетный счет, отражающий факт перечисления принципалом агентского вознаграждения. Этот документ вводится в том случае, когда флаг Удерживать агентское вознаграждение не установлен.

Нужно еще упомянуть о счетах-фактурах. В нашем примере, по итогам операции, в книгу продаж должны попасть два счета-фактуры: выставленный покупателю счет-фактура, но только в части стоимости оказанных нами собственными силами услуг по охране товаров; выставленный принципалу счет-фактура на сумму агентского вознаграждения (см. рис. 4).

Агент должен вести учет клиентов

Рис. 4

Рассмотрим теперь тот же самый пример с точки зрения принципала.

При передаче товаров на комиссию оформляется документ Реализация товаров и услуг с видом операции Продажа, комиссия. На основании этого документа впоследствии можно зарегистрировать документ Отчет комиссионера (агента) о продажах.

Документ будет автоматически заполнен товарами, переданными на комиссию, в него необходимо будет затем добавить также и перечень реализованных в рамках агентского договора услуг. В документе Отчет комиссионера, также как и в отчете комитенту, указывается порядок расчета агентского вознаграждения, по умолчанию наследуемый из условий договора. Сумма вознаграждения рассчитывается для каждой услуги и каждого товара отчета.

На закладке Вознаграждение образом, аналогичным документу Отчет комитенту (принципалу) оформляется факт зачета агентского вознаграждения из стоимости оплаченных покупателями товаров и услуг.

Из отчета комитента можно оформить выданный счет-фактуру на реализованный товар и зарегистрировать полученный счет-фактуру на агентское вознаграждение — см. рис. 5.

Рис. 5

Дебет 90.02.1 Кредит 45.01
— реализация товаров, переданных на комиссию;
Дебет 62.01 Кредит 90.01.1
— реализация товаров, переданных на комиссию;
Дебет 90.03 Кредит 68.02
— НДС с реализации товаров;
Дебет 62.01 Кредит 91.01
— реализация услуги по доставке;
Дебет 90.03 Кредит 68.02
— НДС с реализации услуги по доставке;
Дебет 76.09 Кредит 60.01
— на сумму вознаграждения комиссионера;
Дебет 19.04 Кредит 60.01
— НДС с вознаграждения комиссионера.

Как правильно заполнить договор?

Агент должен вести учет клиентов

Процедура заполнения соглашения начинается с построения его структуры, которая должна включать следующие пункты:

  1. Вводную часть, состоящую из: наименования агентского соглашения (т. е. поиск клиентов); даты и места заключения договора; полного названия лиц, которые заключают соглашение (например, Частное предприятие «Гранит»); сокращенного названия сторон («Агент», «Принципал»); должности, ФИО лиц, что подписывают соглашение, с обязательным указанием полномочий (например, в лице директора Степанова С.О., который действует на основании Устава).
  2. Предмета договора, которым устанавливаются права и обязанности сторон, что заключают данное соглашение (например, «Исполнитель» обязуется выполнить поручение согласно с пунктом договора, тогда как «Заказчик» обязан произвести оплату исполнителю обозначенного этим соглашением вознаграждения).
  3. Существенные условия договора (например, на «Агента» возлагается ответственность предоставить «Принципалу» отчет о ходе реализации поручения с обозначением сроков предоставления).
  4. Дополнительные условия, влияющие на осуществление прав и обязанностей сторон соглашения. Сюда можно отнести: порядок расчетов; ответственность сторон, в т. ч. относительно обеспечения исполнения обязанностей на случай нарушения условий соглашения (как правило, под этим подразумеваются штрафные санкции); освобождение от ответственности; способы обеспечения обязательств (сюда входит задаток, поручительство, банковская гарантия, неустойка и другие способы, что регламентированы законом или соглашением); основания для одностороннего расторжения договора (кроме основных причин, что предусмотрены законом, стороны могут устанавливать дополнительные условия для одностороннего расторжения соглашения); условия относительно конфиденциальности данных; порядок разрешения конфликтных ситуаций.
  5. Другие условия соглашения, которые включают: применение законодательных норм, регулирующих правоотношения сторон договора; реквизиты (почтовые и банковские реквизиты, местонахождение предприятия); количество экземпляров соглашения; подписи сторон.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector