Договор аренды транспортного средства с водителем

Договор с работником

Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем? На этот счет существует несколько позиций.

В письме от 14.07.2008 № 03-04-06-02/73 Минфин России дал разъяснения, как рассчитать ЕСН при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем у физического лица — собственника транспортного средства. Тем самым специалисты данного ведомства подтвердили возможность заключения такого договора. Подтверждает это и письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780.

Решения судей также свидетельствуют о том, что подобный договор можно заключить с работником компании. Так, постановлением ФАС Поволжского округа от 12.03.2010 № А12-13735/2009 расходы по договору аренды транспортного средства с экипажем, заключенному с работником, признаны экономически обоснованными, поскольку по роду служебной деятельности для успешного выполнения работы сотруднику необходим был автотранспорт.

О том, что заключать договор аренды автомобиля с физическим лицом, не являющимся предпринимателем, можно, говорят и арбитры Московского областного суда. Однако для того, чтобы соглашение было признано законным, придется доказать факт:

  • аренды транспорта (в том числе следует отразить стоимость транспортного средства в бухгалтерском учете на забалансовом счете);
  • несения арендатором расходов по эксплуатации.

При этом использование работником личного транспорта само по себе не является доказательством заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (Определение Московского областного суда от 20.05.2010 № 33-9736).

Наша редакция обратилась к специалистам различных ведомств. Вот что нам ответили по данному вопросу.

В.М. Акимова, государственный советник налоговой службы РФ III ранга:«При использовании транспорта, принадлежащего как работникам, так и другим физическим лицам, необходимо руководствоваться положениями Гражданского и Трудового кодексов.Нормы данных законодательных актов не содержат запрета для физических лиц предоставлять другим лицам личный транспорт в аренду.

Кроме того,статья 421“Свобода договора” Гражданского кодекса говорит о том, что, во-первых, граждане и юридические лицасвободны в заключении договора, во-вторых, стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом (иными правовыми актами), в-третьих, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор), в-четвертых, условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Что касается обязательной регистрации собственника транспорта в качестве индивидуального предпринимателя, то в кодексах также ничего не сказано по этому поводу.

Поэтому, с кем заключать договор — с предпринимателем, работником или иным лицом, решает арендатор. Главное, прописать в договоре все условия аренды, права и обязанности сторон, оговорить, в качестве кого выступает собственник транспортного средства. Замечу лишь, что от этого зависит и обложение выплат НДФЛ».

Д.И.Покшан, заместитель начальника отдела экспертизыи регистрации нормативных актов Пенсионного фонда РФ:«Организация может заключить договор аренды транспортного средствас экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем.Пункт 2статьи 635 ГКРФ устанавливает, что члены экипажа являются работниками арендодателя.

Вместе с тем нельзя исключать ситуацию, когда сам арендодатель будет выступать в качестве члена экипажа транспортного средства. В этом случае он не может признаваться работодателем в отношении самого себя.

По-видимому, физическое лицо (в целях заключения договора аренды) может не являться индивидуальным предпринимателем. Такжезаметим, что Минфин России, например, вписьме от 16.08.2010 №03-04-05/3-462высказал мнение, что не во всех случаях физическое лицо при сдаче в аренду транспортных средств должно являться индивидуальным предпринимателем».

Предлагаем ознакомиться:  Договор соц найма на муниципальную квартиру – где получить и как оформить жилье социального найма, возможен ли обмен? Ордер на жилое помещение: что это такое?

Как видим, заключить договор аренды транспортного средства с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, можно.

Что касается работников компаний, то доводы тех, кто против заключения с ними договора аренды транспортного средства с экипажем, также основываются на положениях пункта 2 статьи 635 ГК РФ. Сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих работников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ). Однако вот что сказали редакции специалисты.

Д.И.Покшан, заместитель начальника отдела экспертизыи регистрации нормативных актов Пенсионного фонда РФ:«В соответствии состатьей 188ТКРФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование,износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, трудовое законодательство предусматривает, что дляиспользования личного имущества работника в процессе трудовой деятельности следует заключить соответствующее соглашение с организацией и работником, в котором надо предусмотреть размер возмещения расходов.

В рамках трудовых отношений такой подход представляется наиболее верным (например, если в служебные обязанности работника входит условие о совершении поездок на автомобиле).

При этом законодательство не запрещает работодателю вступать с работниками в гражданско-правовые отношения (в частности, заключать договор аренды транспортного средства с экипажем).

Вместе с тем на практике может сложиться ситуация, когда работодатель заключил с работником договор аренды транспортного средства с экипажем, в соответствии с которым работник (арендодатель) будет самостоятельно осуществлять управление транспортным средством. В таком случае возникает вопросо том, когда работник исполняет свои обязанности в соответствии с заключенным трудовым договором.

Подведем итоги

С точки зрения трудового законодательства правильнее было бы заключить с работником дополнительное соглашение об использовании его личного автомобиля в интересах работодателя и выплачивать ему компенсацию. Также с сотрудником можно заключить два договора: договор аренды транспортного средства без экипажа[ссылка:1]1[/ссылка] и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей работника.

Арендная плата

Арендодатель и арендатор самостоятельно устанавливают величину арендной платы в договоре. Мы рекомендуем разделить ее на две части: за пользование транспортным средством и за оказание услуг по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации. Подобная мера позволит избежать уплаты дополнительных страховых взносов.

Страховые взносы

Рассмотрим начисление страховых взносов с двух составляющих арендной платы:

  • плата за пользование транспортным средством;
  • плата за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации.

А также остановимся на вопросе начисления страховых взносов на суммы, связанные с возмещением расходов на приобретение ГСМ.

Предлагаем ознакомиться:  Изменения в коллективный договор

Если в договоре аренды стоимость услуг по управлению выделена отдельно, страховые взносы на арендную плату за пользование транспортным средством не начисляются. Основание — часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ).

Плата за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации облагается страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ТФОМС (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Взносы начисляются до тех пор, пока облагаемая база не превысит предельную величину. В 2011 году она составляет 463 000 руб.

Взносы в ФСС России с этого вида платы начислять не нужно на основании пункта 2 части 3 статьи 9 Закона № 212-ФЗ.

Если в договоре не будет выделена стоимость услуг по управлению транспортом, это может привести к тому, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы.

Можно попытаться оспорить мнение контролеров в суде, сославшись на статью 632 ГК РФ. Из нее следует, что всю арендную плату считать вознаграждением за услуги по управлению автомобилем нельзя. Однако чем закончится судебное разбирательство по данному вопросу, предположить трудно.

На сумму возмещения арендодателю расходов на ГСМ страховые взносы не начисляют. Такой вывод можно сделать на основании подпункта «ж» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ.

Страховые взносы с выплат в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем уплачивают лишь в том случае, если в договоре прописана такая обязанность. Об этом говорится в пункте 1 статьи 5 и пункте 1 статьи 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

При этом суммы возмещения физическому лицу расходов на оплату ГСМ не облагаются взносами на случай травматизма на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Плата за пользование транспортным средством, а также плата за услуги по его управлению и технической эксплуатации образует доход физического лица. С него необходимо удержать НДФЛ.

Сумма возмещения расходов на оплату ГСМ, по мнению редакции, не облагается НДФЛ. Поясним почему.

Объектом обложения НДФЛ является доход, полученный налогоплательщиком (ст. 209 НК РФ). Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Как мы уже отмечали, именно арендатор несет расходы на оплату ГСМ (ст. 636 ГК РФ). Потратив 500 руб. на оплату ГСМ и получив их обратно от арендатора в виде компенсации, арендодатель не имеет экономической выгоды, то есть дохода, облагаемого НДФЛ.

Подтверждающие документы

Для того чтобы отразить в бухучете арендную плату, принять к учету расходы на ГСМ, необходимы определенные документы.

Договор аренды

Договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Об этом говорится в статье 633 ГК РФ.

Договор подтверждает гражданско-правовые отношения между арендатором и арендодателем транспортного средства, а также определяет их права и обязанности. Этот документ нужен для обоснования расходов, связанных с арендой авто.

В договоре стоит отдельно оговорить, каким образом будет происходить компенсация расходов на оплату ГСМ, поскольку данные расходы несет арендатор, а осуществляет обычно арендодатель. Один из распространенных вариантов — оплата согласно данным путевых листов и подтверждающих оплату расходов документов (например, кассовых чеков АЗС).

Акт приемки-передачи

Как правило, факт передачи автомобиля в аренду отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Его можно составить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. В акте следует указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра на момент начала действия договора аренды.

Предлагаем ознакомиться:  На сколько заключается трудовой договор с работником

Арендодатель предоставляет два вида услуг:

  • аренда транспорта;
  • управление транспортным средством и его технической эксплуатации.

Акт, подтверждающий предоставление услуг аренды, составлять не обязательно. Это следует из писем Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559 и ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81. В них сказано, что для документального подтверждения расходов необходимы договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. Если вы желаете зафиксировать факт оказания услуг аренды в акте, то законодательство этого не запрещает.

Акт о предоставленных услугах управления транспортным средством составить нужно. Его оформляют в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В акте можно указать и стоимость услуг аренды автомобиля.

Образец акта об оказании услуг по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации мы приводим на с. 68.

Для того чтобы арендатор смог учесть расходы на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, ему необходимо иметь два вида документов:

  • документы, подтверждающие производственную направленность расходов;
  • документы, подтверждающие расходование средств.

Производственная направленность расходов. Есть несколько способов подтвердить, что водитель выполнял производственное задание арендатора, а не возил любимую тещу на дачу. Например, составлять путевые листы.

Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма № 3) утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Он должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. В этом случае путевой лист может являться одним из документов, подтверждающих производственный характер расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Документы об оплате расходов. Как правило, расходование средств подтверждают кассовые чеки АЗС. Но это не единственный вариант.

Если арендатор заключил договор с топливной компанией и водитель получает талоны на топливо, то документами, подтверждающими расходы, будут указанный договор и отчет топливной компании об использовании талонов. Аналогичная ситуация возникает, когда водитель вместо талонов получает топливную карту. Кроме распечатки, арендатор получит от топливной компании счет-фактуру. Этот документ необходим для того, чтобы принять к вычету НДС, включенный в цену ГСМ (письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07-11/335).

Отметим, что при составлении акта об оказании услуг в нем можно зафиксировать и расходы на ГСМ (образец акта см. ниже).

Образец акта

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector