Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Кто подписывает накладные со стороны покупателя и поставщика, как должны быть оформлены приказ и доверенность, наделяющие правом на получение этого документа?

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Обстоятельства, по которым наиболее часто составляется такой документ

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

  1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
  2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
  3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
  4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.
Предлагаем ознакомиться:  Что делать если заказчик отказывается подписывать акт выполненных работ

Большинство руководителей предприятий и организаций стремятся обходиться без таких документов. Это вполне логично – значительно безопаснее возлагать представительские полномочия на человека, которого знаешь лично.

Тем не менее, существуют ситуации, когда доверенность на выдачу доверенностей оказывается необходимой, например, в крупных компаниях, где много отделов и работников, вследствие чего директор не может единолично решать все текущие вопросы.

Также такой документ применяется в территориально отдаленных от головного офиса филиалах и структурных подразделениях предприятия, когда право на выдачу доверенностей передается руководителю удаленного офиса.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Доверенность на выдачу доверенностей может составляться для передачи полномочий на выполнение самых разных функций:

  • получение товарно-материальных ценностей
  • отправку груза
  • представительство в различных государственных инстанциях
  • коммерческих структурах и т.д.

Накладная относится к первичным учетным документам. Их обязательными реквизитами являются наименования должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов.

Учетные документы, не подписанные уполномоченными на то лицами, считаются недействительными.

Со стороны покупателя накладную подписывает лицо, принявшее груз, со стороны поставщика – непосредственно отпустившее груз и главный бухгалтер (при наличии). С обеих сторон её подписывают руководители организаций или индивидуальные предприниматели.

На основании доверенности подписи могут поставить и иные лица.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Необходимые условия для составления такой доверенности

Доверенность на выдачу доверенностей обязательно должна заверяться у нотариуса.

Связано это с тем, что уполномочивая кого-либо на выдачу таких документов, доверитель перекладывает на своего представителя ответственность за действия новых доверенных лиц.

При этом каждый раз, прежде чем составить новую доверенность, основное доверенное лицо (т.е. тот, на кого выписана первичная доверенность) должен уведомить об этом своего доверителя, причем в письменном виде.

В оповещении должна быть информация о том, на кого, для каких целей и задач и на какой период будет выдана очередная доверенность. Если такого уведомления не будет, то вся ответственность за действия новых представителей ляжет на посредника.

На сегодняшний день единой унифицированной формы доверенности на выдачу доверенностей нет. Это обозначает, что представители предприятий и организаций имеют возможность писать ее в свободном виде или по шаблону, разработанном внутри фирмы, если таковой имеется в наличии.

Независимо от того, какой вариант будет выбран, при составлении доверенности важно учитывать несколько общих моментов, которые свойственны для всех подобного рода бумаг. В частности, нужно следить за тем, чтобы структура и содержание бланка соответствовали некоторым стандартным нормам делопроизводства.

Доверенность должна быть условно поделена на три части:

  • «шапку»,
  • основной блок,
  • заключение.
Предлагаем ознакомиться:  Нужна ли доверенность на авто при пересечении границы

В основной блок обязательно должны быть включены сведения о доверителе и доверенном лице (в т.ч. паспортные данные), информация о том, какие доверенности и на какой период имеет право выдавать представитель доверителя, а также на какой срок выдана первоначальная доверенность.

Важно учитывать один немаловажный нюанс: главное доверенное лицо не может выдавать доверенности на срок, превышающий срок действия основного документа.

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Доверенность можно писать от руки или набирать на компьютере – в деле определения ее законности этот параметр роли не играет, как и то, составлена ли она на фирменном бланке предприятия или на простом чистом листе бумаги любого подходящего формата (предпочтительно А4).

Доверенность важно писать без ошибок, а если таковые все же произошли, лучше оформить новый бланк.

Доверенность на выдачу доверенностей в обязательном порядке должна быть подписана тремя сторонами: доверителем, который своей подписью заверяет подпись своего доверенного лица, доверенным, а также работником нотариальной конторы.

При этом, если доверенность выписывается руководителем организации, ставить ее печать в бланке на сегодняшний день не обязательно (по закону юридические лица имеют право не использовать в своей работе штемпельные изделия), а вот со стороны нотариуса печать должна стоять обязательно.

Доверенность пишется в одном экземпляре. После составления и визирования документа, сведения о нем следует внести в журнал учета внутренней документации, который обычно хранится у секретаря организации.

Образец доверенности на выдачу доверенностей

Оформление «шапки»

В начале документа пишется

  • его наименование,
  • дата выдачи,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.

Основной раздел

Сюда вписывается следующая информация:

  • данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
  • сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
  • кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;

Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.

Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

В завершение документ подписывается доверенным лицом, который таким образом удостоверяет факт того, что он ознакомлен и согласен с возлагаемыми на него полномочиями, а также доверителем. Бланк должен быть также завизирован и у нотариуса – без его автографа, как уже говорилось выше, такая доверенность не будет является законным документом.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Предлагаем ознакомиться:  Протокол разногласий к договору: когда требуется, как составлять, что в себя включает

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector