Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.

Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра.

Правило простое: поработали с документами и вернули их обратно «под замок». Личные карточки формируются в дела по годами увольнения работников.

Это документ долговременного (50 лет, ст.

658 Перечня) хранения, так что быть должна. Таким образом, в одном томе могут быть личные карточки работников, заведенные в разные годы.

Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам. Соблюдайте 3 важных правила:

    Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2018 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.

Также см.

В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  • В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.
  • Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  • Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  • Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним — приказ об увольнении сотрудника.Согласно на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках.

Опустим вопрос о том, почему такая дискри­минация допущена в отношении одного и того же вида документов.

Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника.

2001. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

2 Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п.

нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п. В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Из книги вы узнаете, как оформить увольнение в связи с утратой доверия, если срок трудового договора заканчивается. Подробно рассмотрим, когда можно уволить сотрудника на больничном, как уволить работника за несоответствие профстандарту.

Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский ¦¦учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской ¦¦Федерации.

Предлагаем ознакомиться:  Приказ на завхоза о передачи продуктов

¦L———————————————————————— Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. пример 4)

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.

Положении об архиве (). Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правилах, установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных дел уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

При этом, личные карточки уволенных сотрудников целесообразней хранить отдельно от личных дел.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.

2 Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело.

Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.

Важно

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам.

Внимание

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации. Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе.

Как архивировать личное дело

а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • крайние даты дела;
  • количество листов в деле;
  • номера фонда, описи и дела по описи.
Предлагаем ознакомиться:  Налоговый вычет при приобретении квартиры

Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. КоАП РФ).Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.

  • Работник не забрал трудовую книжку после увольнения
  • Основания увольнения
  • Причины увольнения

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника. Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения.

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф.

Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам. Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Код личной карточки по ОКУД 0301002. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание.

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки.

Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования. Пункт 7 раздела «Общие сведения» Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия».

В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник.

При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии).

  • в п.2 II «Воинский учет» » Воинское звание», согласно военному билету (п. 20 Присвоение воинских званий» работник рядовой, а согласно п. 27 воен.билета «Наименование воинской должности» работник стрелок, откуда нужно заполнять данные для т2?- заполняйте согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву». При заполнении данного пункта необходимо руководствоваться записями именного военного билета, т.е.

Графа «алфавит» заполняется с целью систематизировать карточки в общем каталоге. В характере отмечается, на определенный период времени она или постоянная.

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС).

Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников.

Также см.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.

Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред.

Постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис. 1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях: … б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета.

N 719 (в ред.

Романов│ │ │ │ 20.06.2009 │ │ │ │ Опись N 06л/с-2009 │ │ │ │┌───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┐│ ││ N │ Индекс│ Заголовок дела │ Крайние даты │ Кол-во │Примечание││ ││п/п│ дела │ │ │ листов │ ││ │├───┼───────┼─────────────────────┼────────────────┼─────────┼──────────┤│ ││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││ │├───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┤│ ││ 2008 ││ ││ ││ ││ Отдел кадров ││ │├───┬───────┬─────────────────────┬────────────────┬─────────┬──────────┤│ ││ │ │ Личные карточки │ │ │ ││ ││ │ │ сотрудников, │ 28.03.

2004 — │ │ ││ ││ 1.│ 06-09 │ уволенных в 2008 г. │ 17.09.2008 │ 27 │ ││ ││ │ │ (ф. N N Т-2, │ │ │ ││ ││ │ │ Т-2 ГС(МС)) │ │ │ ││ │└───┴───────┴─────────────────────┴────────────────┴─────────┴──────────┘│ │ │ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед.

Предлагаем ознакомиться:  Налог на имущество на общую собственность супругов без выделения долей

В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» указываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки нумеруют и составляют их внутреннюю опись.

Срок хранения личных карточек формы Т-2 — 75 лет.

Как подготовить личные карточки для сдачи в архив

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

4. Получается в личном деле остаются копии паспорта, инн, снилс, диплом, военный билет, копия свидетельства о рождении ребенка и копии приказов о приеме и увольнении?

5. А куда подшивать заявления о предоставлении вычета на ребенка? Re: Хранение уволенных сотрудников 1.

Приказы о приеме, переводе, увольнении — в отдельную папку, а в конце года прошить?

  1. 75 лет ЭПК;
  2. 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Re: Хранение документов уволенных сотрудников Личные дела . В личных делах все располагаются только в хронологическом порядке их поступления.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.

п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел Экспертиза ценности и дел — это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций) 2.

8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: │ Начальник отдела кадров │ │ ____________________ А.Г. Романов│ │ Опись N 06л/с-2009 │ ││ N │ Индекс│ Заголовок дела │ Крайние даты │ Кол-во │Примечание││ ││ 1.│ 06-09 │ уволенных в 2008 г.

│ 17.09.2008 │ 27 │ ││ │ В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках с клапанами (коробках), на которых указывается год и количество книжек.

и правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитовым карандашом или нумератором. — приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.); — личные дела уволенных сотрудников; — личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф.

  1. 1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.

Оформление дел в соответствии с установленным порядком.

3. Экспертиза ценности и дел. 4. Описание дел, передаваемых в архив организации. 5. Передача документов в архив организации.

Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов по личному составу в документальные комплексы ( дела ).

* номенклатура дел * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание юридической силы * инструкция по кадровому делопроизводству подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1.

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; — запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения к, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к, к которым они относятся. 1.2. Группировка различных категорий С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.

Также см.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector