Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Объяснительная записка образец об ошибке в работе

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Советы эксперта для сотрудников: как правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали

От ошибок на работе не застрахован никто. Если руководитель предприятия или структурного подразделения столкнулся с тем, что его работник неправильно и неграмотно выполнил свои непосредственные трудовые обязанности, он имеет право потребовать от этого работника объяснений. Объяснения предоставляются в письменном виде. Устные объяснения не являются оправданием.

Работник пишет записку в произвольной форме, но он должен в ней отразить следующее:

  • В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
    • Наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
    • Должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
  • Затем указывается название документа. В данном случае, «записка», указывается без кавычек и посередине листа;
  • Дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
  • Заголовок – то есть основание. Например, «об ошибке в заполнении документов»;
  • Текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он совершил ошибку при выполнении своих непосредственных должностных обязанностей;
  • Затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Никто не застрахован от ошибок в работе. Руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, естественно захочет получить объяснения от работника.

На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

  • адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
  • название документа и его заголовок;
  • дата написания;
  • подпись работника;
  • текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину. Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит.

Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что будут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.

Далее полученный текст следует подписать и передать по месту назначения.

Директору ООО «Альфа»

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015 Кухаркина А.П.

Это случилось. Работа. Ошибка. «Пишите объяснительную!» – поджатые губы, тренированный начальственный взгляд в упор. Такое требование чревато плохими и при этом законными последствиями. Их можно минимизировать, если знать, чем угрожает документ, как и о чем писать, что предпринимать.

Ошибки работников в выполнении должностных обязанностей могут иметь серьезные последствия, нанести материальный ущерб работодателю, вред здоровью сотрудников. Работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание за допущенные ошибки вплоть до расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Ошибка в заполнении документов

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Обычно записка пишется вручную на листе бумаги виновным работником.

В правом углу следует написать фамилию и инициалы лица, котором адресуется объяснения сотрудника. Ниже следует указать фамилию и инициалы автора, а также его должность и место работы.

Любой документ должен иметь название и заголовок, данный случай не является исключением – вверху пишется «объяснительная записка», а чуть ниже «об ошибке в работе» или иной заголовок.

Текст – это основная часть бланка, в нем нужно написать дату, когда допущена ошибка, а также ее суть – что именно произошло, какая ошибка допущена работником – какие правила и требования нарушены, что именно было сделано или не сделано.

После того как последовательно и кратко изложена ситуация, следует написать последствия – для других сотрудников, для работодателя, его клиентов, самого работника.

Информацию нужно излагать максимально правдиво, лучше, если работодатель узнает правду от самого работника, чем от его начальника.

Важный момент в оформлении объяснительной записки – это указание причины ошибки. Следует подобрать такую причину, которая позволит минимизировать возможное наказание и вместе с тем будет максимально приближено к истине. Если причина действительно уважительная, то следует постараться подтвердить ее документально.

Как правило, действительной причиной оказывается нарушение инструкций, требования и правил, установленных в организации, а также невнимательность и поспешность в исполнении какого-либо действия. Объяснить ошибку в работе можно своим болезненным состоянием, усталостью, загруженностью, исполнением обязанностей других отсутствующих сотрудников.

Каждый работник — это, прежде всего, живой человек, которому свойственно ошибаться. Если в работе допущена ошибка, не стоит опускать руки и ждать увольнения, нужно попытаться оправдать себя перед начальством, объяснив причины ошибки и своей невнимательности в письменном виде посредством объяснительной записки.

В любом случае, работодатель не сможет применить к работнику дисциплинарное взыскание (уволить его, объявить выговор или замечание) без письменного объяснения работника. Хорошо, если причина ошибки не связана с преднамеренными действиями работника, в противном случае оправдать свое поведение будет сложно.

Объяснительную записку должен написать сам виновный работник. Оформить ее можно на любом чистом листе бумаги, особых требований к документу ну предъявляется, составляется текст в свободной форме. Объяснительная об ошибке в работе прикладывается к прочим документам, направляемым руководителю на рассмотрение.

На основании полученных документов и объяснения работника руководитель принимает решение о необходимости наказания и степени этого наказания. Если такое решение было все-таки принято, то составляется приказ о дисциплинарном взыскании.

Правильно оформленный текст должен содержать сведения о лице, которому адресуются объяснения работника (руководитель организации), а также сведения об авторе записки.

После заголовка, который располагают по центру или с левого края листа пишется сам текст объяснительной.

Строгих требований к тексту не предъявляется, однако нужно понимать, что документ будет читать руководство компании, а потому нужно придерживаться делового стиля написания, избегать неуместных шуток и вольных выражений.

Писать лучше кратко, слишком подробная история может вызвать много дополнительных вопросов, чем больше текст, тем больше шансов написать в нем что-то не то, что может расположить руководителя против автора объяснительной записки.

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Обычно сначала в тексте пишется описание ситуации, последствия, которые она имела, после чего указываются причины случившегося и слова раскаяния, если это уместно.

В описание нужно включить дату, когда произошло событие, название подразделения, суть ошибки — что именно сделал или не сделал работник.

Если ситуация имела последствия для других работников, организации, клиентов, имущества компании, то это нужно указать. Лучше писать честно, не уменьшая последствий. Руководитель, конечно, узнает масштабы случившегося, но версия работника очень важна для того, чтобы понять степень его вины.

Основная и самая важная часть объяснительной записки — это описание причины ошибки в работе. Самый главный совет — не обманывать, не сваливать свою вину на других, не обвинять в ошибке других работников (если в том нет их вины).

Как правило, причиной ошибки выступает невнимательность работника. Если это действительно так, то можно немного снизить степень своей вины, признав свою невнимательность и объяснив ее. Например, напарник болеет и приходится выполнять двойную работу за себя и напарника.

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Конечно, усталость накопилась и допущена ошибка. Причиной ошибки по невнимательности можно назвать большую загруженность на работе, большой поток клиентов, болезнь, неприятности на работе или личной жизни.

За опоздание

Инфо

Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение осужденного к лишению свободы

Причины ошибки

Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе. Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ.

Работник может совершить ошибку при выполнении своих трудовых обязанностей по разным причинам. Они могут быть по вине работника, а могут и по вине работодателя.

Исходя их критериев совершения ошибок, их можно классифицировать так:

  • Ошибки в ориентации – то есть работник совершил ту или иную ошибку, так как не обладал нужной информацией;
  • Ошибки в принятии решения – работник принял неправильное решение по тем или иным причинам;
  • Ошибки в выполнении действий – неправильные действия сотрудника привели к ошибке.

Кроме того, ошибки в работе могут быть совершены по следующим причинам:

  • Усталость сотрудника;
  • Его болезнь;
  • Употребление работником некоторых лекарств, которые прописаны ему врачом;
  • Непрофессионализм;
  • Стресс;
  • Неприятности в семье;
  • Несоблюдение работником охраны труда и техники безопасности;
  • Другие причины.

Как пишется объяснительная записка по факту выявленных нарушений при проведении проверок

Бывает и так, что вина за ошибку работника «лежит» на работодателе. Например, он должным образом не организовал рабочее место этого сотрудника.

При написании объяснительной работник должен чётко указать причину, по которой он допустил ошибку. Если это приём лекарств, то лучше будет сходить к врачу и попросить его оформить медицинский документ, подтверждающий этот факт.

Рассмотрим частые варианты.

  1. Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
  2. Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
  3. Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
  4. Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
  5. Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.

Содержание и образец

Генеральному директору ООО “Искра”

Ю.М. Верещагину

от менеджера по снабжению

С.А. Колесникова

Объяснительная записка

о нарушении трудовых обязанностей

Я, Колесников С.А., работая 10.09.2016 г., не смог приобрести для нужд производственного цеха запчасти к станку по изготовлению труб, поскольку попал в ДТП на ул. Советская. Водитель УАЗ нарушил правила дорожного движения, в результате чего наш автомобиль ГАЗ получил повреждения, не совместимые с дальнейшей эксплуатацией без проведения ремонтных работ.

По этой причине я не смог приобрести запчасти, вследствие чего был нарушен производственный процесс.

Прошу учесть, что в данном ДТП я не являюсь виновным лицом, а потому прошу не применять ко мне меры дисциплинарного взыскания из-за невыполнения должностных обязанностей.

как правильно написать объяснительную чтобы не наказали

11.09.2016 г.                                  С.А. Колесников

Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.

Руководитель не вправе влиять на документ: диктовать текст, требовать переписать, указывать «это – не причина». Содержание объяснительной определяет сотрудник.

Текст записки – лаконичный. Необязательная информация может вызвать у начальства ненужные вопросы. Неуместны шутки и просторечные выражения. Тон повествования – уважительный. Если разбирательство дойдет до суда, реноме хама не поможет выиграть дело. Изложение ведется в хронологическом порядке от первого лица.

В записке рекомендуется:

  • подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
  • описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
  • охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
  • привести свидетелей;
  • выразить мнение о привлечении к ответственности;
  • описать отношение к дальнейшей работе.

Главное содержание объяснительной записки – информация о причинах действий сотрудника, имевших негативные последствия для работодателя. Основная рекомендация: вспомнить, найти все оправдывающие обстоятельства и не стесняться их приводить.

На работу директору (пропуск и отсутствие)

Подготовка и сдача отчетности могут быть сорваны по различным причинам, среди которых работа провайдеров связи, ошибки в формате документа. Все это может привести к запоздалому представлению документов.

За это закон предусматривает штраф в размере 5% от суммы страховых взносов, которую следует уплатить за последние три месяца расчетного (отчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц с даты, установленной для его представления, но не больше 30% от указанной суммы и не меньше 1000 р ( Закон № 212-ФЗ, часть 1 ст. 46).

Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.Другие участники Если в инциденте участвовали другие лица, следует беспристрастно проинформировать, что предпринимал каждый из них.

как правильно написать объяснительную на работе

Не стоит прямо называть виновного. Это право руководства. Но оно должно получить достаточную информацию для такого вывода. Не следует лгать. В подобной истории объяснения пишут все участники, и правда выяснится.

Развязка Сотруднику обязательно следует описать свой добросовестный трудовой путь у работодателя, упомянуть об отсутствии дисциплинарных взысканий в прошлом, перечислить полученные поощрения (премии, грамоты, подарки). Если дело попадет в суд, эту информацию учтут при принятии решения.

Если работник признает вину в допущенной ошибке, надлежит выразить раскаяние.

По своей сути, несвоевременное предоставление документов – это невыполнение прямых должностных обязанностей, ведь ряд профессий предусматривает именно работу с документацией. Если какая-либо бумага не была предоставлена в срок, это может спровоцировать задержку других процессов на работе или же просто негативно отразиться на результате.

Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией. Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи.

  • не отказываться от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказать работника;
  • излагать события и факты как можно подробнее, но при этом в тексте должны быть приведены только достоверные сведения;
  • если есть дополнительные оправдательные документы, то их можно приложить к объяснительной.

Тем не менее,  решение о наложении взыскания и его вид будет приниматься работодателем, и будет зависеть от тяжести совершенного проступка.

Ю.М. Верещагину

С.А. Колесникова

10.07.2017 года №41

О допущении простоя оборудования

Я, Клячуковский Эльдар Романович, допустил простой оборудования на своём участке производства, так как во время поломки оборудования я отсутствовал на своём рабочем месте по причине совещания у начальника цеха Молжонкина П.Э. Мой помощник не смог починить аппарат. И поэтому дожидался меня.

Инженер цеха № 12 (подпись) Клячуковский Эльдар Романович

Если работник в объяснительной записке признает вину в допущенной ошибке, то в конце нужно высказать слова раскаяния и обещания избегать таких ошибок в будущем.

Записка подписывается, ставится текущая дата, после чего документ передается по назначению.

Бесплатный образец

«Генеральному директору ООО «Электроприбор»

Ансимову А.А.

от слесаря

Игнатюк В.С.

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу  ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков.

Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу.

Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.

___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.

Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.

«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»

Хлынцевой Н.И.

от заведующей складом

Румянцевой О.П.

Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года

Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И.

и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей.

___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.

«Директору магазина «Продукты»

Куприянову А.Н.

от продавца

Медведевой Л.И.

Согласно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30.

Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.

___.___._______ г.________ Медведева Л.И.

«Генеральному директору ООО «Стройсервис»

Иванову А.Н.

от бухгалтера

Кудрявцевой В.В.

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9.

Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла.

Предлагаем ознакомиться:  Как разговаривать с судебными приставами?

Шапка объяснительной записки

___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.

Пробки на дорогах

«Директору ООО «Техпластинвест»

Степанову И.В.

от монтажника

Давыдова Г.П.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку.

На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно.

___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.

В случае ДТП

«Директору магазина «Автозапчасти»

Шамоян А.А.

от продавца-консультанта

Свиридова С.В.

Пример объяснительной записки

Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу  ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора.

___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.

«Генеральному директору ООО «Стройдепо»

Королеву О.Н.

от водителя

Никитина В.Н.

Касательно ошибки в маршруте

Объяснительная записка об ошибке в документах

Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город.

___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.

«Директору спорткомплекса «Антей»

Юрьеву Б.И.

от охранника

Ледовских А.К.

Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача.

Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.

___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.

Механизм составления объяснительной записки

Механизм составления документа подобного типа сводится к тому, что необходимо последовательно отразить несколько информационных блоков, к которым относятся:

  • раскрытие информации о том, какое именно нарушение или ошибка допущены в работе при выполнении должностных обязанностей;
  • что именно послужило причиной наступления подобной ситуации;
  • кто виновен в том, что сотрудник допустил ошибку или не смог выполнить данное ему поручение;
  • как можно исправить ошибку и что для этого необходимо.

Данное действие необходимо для того, чтобы в последующих документах, например, в приказе, можно было опираться на записку как на доказательство наступления негативной ситуации. Также регистрация необходима для того, чтобы существовало документальное подтверждение того, что сотрудник исполнил обязанность в срок.

Поскольку объяснительная записка об ошибке в работе – это документ, то и в нем также могут содержаться неточности или ошибки, с которыми следует ознакомиться заранее. При этом можно выделить следующие виды ошибок в объяснительных записках:

  1. Самая распространенная ошибка – это перекладывание вины на другого сотрудника. Как правило, в таком вопросе работодатель начинает расследование произошедшего случая. В подобной ситуации – вполне закономерен опрос иных работников, ставших свидетелями или обвиняемыми другими сотрудниками. Если в объяснительной стараться отнести вину на другого человека, который, как выяснится позднее, ни в чем не виноват, то это послужит причиной ухудшения взаимоотношений, как с руководством, так и с коллективом. Самое главное – написать в объяснительной все правдиво и честно. Данная информация впоследствии может послужить руководству информацией к размышлению.
  2. Краткое изложение информации – не самый лучший вариант написания объяснительной записки. Оптимальным является изложение информации в развернутом виде, чтобы работодатель смог четко и ясно понять причину наступления негативной ситуации.
  3. Непредставление дополнительной аргументации – скрытая ошибка при составлении объяснительной. Для того чтобы в полной мере раскрыть всю ситуацию и по возможности обезопасить себя, следует приложить какие-либо оправдательные документы, которые помогут снизить степень вины сотрудника. К примеру, если работник попал в ДТП и не смог выполнить порученное ему задание, он может приложить копию справки о ДТП.

Ответственность за составление объяснительной записки несут сотрудники, которые ее представляют, но иногда они не имеют никакого представления о том, как именно ее составлять и что в ней писать. В данной ситуации необходимо объяснить человеку, что конкретно он должен изложить в документе и на что необходимо обратить повышенное внимание.

Вопрос №1. Если ошибка в работе произошла не по вине сотрудника, работавшего на оборудовании, а по вине организации, которая обслуживает технику, надо ли с работника брать объяснительную?

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Безусловно, если негативная ситуация наступила, то с работника необходимо взять объяснительную записку. Это нужно для того, чтобы не просто разобраться в ситуации, а иметь на руках документ, в соответствии с которым возмещение ущерба организация будет требовать не со своего сотрудника, а с контрагента.

В данном случае объяснительная записка будет иметь своего рода пояснение, почему именно наступил перебой в работе оборудования, чтобы была возможность аргументированного предъявления претензии к работе обслуживающей организации.

Вопрос №2. Как поступить, если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе?

Если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе, необходимо составить акт о данном событии. При этом он должен оформляться в присутствии трех человек, которые будут свидетелями отказа работника признавать вину или объяснять свое поведение.

Вопрос №3. Как описать в объяснительной записке ошибку в работе, если я не могу объяснить, по какой именно причине она произошла? Был сбой в программе, из-за которого неверно посчитались показатели.

В данной ситуации самое главное – представить работодателю объяснительную записку, в которой подробным образом описать последовательность проводимых действий. Даже если технически непонятно, как именно ошибка произошла, возможно, такая объяснительная поможет специалистам определить, в чем именно скрывается причина произошедшего.

В некоторых случаях объяснительная записка – это не признание вины со стороны работника, а описание произошедшего события, которое поможет решить трудный вопрос и обнаружить проблемные участки в деятельности сотрудника.

Вопрос №4. Если ошибка в работе произошла по вине нескольких сотрудников, кто из них должен писать объяснительную записку? Или они должны составить один документ и все подписаться под ним?

Пусть каждый из них опишет возникшую ситуацию и укажет причины, из-за которых наступила негативная ситуация. Такой подход позволит выявить “подводные камни” в работе определенного участка, а, следовательно, и принять грамотное управленческое решение по минимизации риска возникновения такой ситуации в будущем.

Вопрос №5. Если в объяснительной записке ситуация изложена “размыто”, из нее непонятно, что и как произошло, как в такой ситуации поступить?

Если в объяснительной нет четкого ответа, как или по какой причине произошла негативная ситуация, следует устно опросить сотрудника. Возможно, именно при разговоре он сможет более детально объяснить, что же произошло на самом деле.

Иногда сотрудник может просто волноваться и растеряться, или может подумать, что его сразу же посчитают виновным в наступившей ситуации. В таком случае человеку нужно просто помочь, объяснить, что такой документ – вынужденная мера, которая в некоторых случаях наоборот снимает вину с сотрудника.

Как и любой документ, относящийся к внутреннему документообороту, объяснительная записка составляется на имя директора предприятия на чистом белом листе формата A4. В случае наличия утвержденного на предприятии бланка составления записки – составляется на нем.

В тексте объяснительной четко, кратко и ясно описывается суть проблемы, причина, по которой произошел тот или иной инцидент, его последствия. Указываются и обстоятельства, ставшие причиной возникновения ситуации. Желательно также указать, что вы осознаете свою вину и впредь постараетесь быть внимательнее.

В конце документа указывается дата составления, ставится подпись составителя.

Что это за документ

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.

Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.

На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.

В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Происходит это в следующих случаях:

  • работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
  • при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.

Наиболее «популярная» ошибка на работе, это неправильное и неграмотное заполнение документов. Это может произойти как по вине человека, так и по вине машины – например, компьютера.

Если виновен сотрудник, то этой причиной может быть его усталость или загруженность в день допущения ошибки. Например, работник завысил цены в товарной накладной и счёт-фактуре для покупателя. Следствием такой ошибки стало то, что отгруженный товар вернулся обратно к продавцу, а покупатель отказался его оплачивать, так как увидел неправильные цены.

Виноватой признана бухгалтер. А причиной такой ошибки может быть то, что сотрудница, в обязанности которой и входило оформление бумаг на отгрузку товара, ушла в отпуск, а свои обязанности переложила на виновного бухгалтера, который не имел должного опыта работы в данной сфере.

Предлагаем ознакомиться:  Куда подается иск о восстановлении на работе

Такая ошибка не приведёт к дисциплинарному взысканию со стороны работодателя, но может повлиять, например, на распределение премии между сотрудниками бухгалтерской службы.

Нередко ошибки при оформлении бумаг возникают и у кадровиков. Наиболее частые из них – опечатки в оформлении приказов и распоряжений руководителя. Например, кадровик переставил буквы в фамилии сотрудника.

Отличия объяснительной записки в различных областях деятельности

Объяснительные записки могут различаться  зависимости от того, в какой именно области деятельности трудится работник. Необходимо выделить объяснительные записки, связанные с документацией, с людьми или с техническими средствами.

Вид ошибки Описание
С документацией Данные типы ошибок, по которым составляется объяснительная записка, связаны с документацией, которая обращается внутри предприятия или направляется контрагентам. Наиболее часто они возникают при работе бухгалтера, кассира, экономиста, кадровика, сметчика. То есть по тем профессиям, в которых доля бумажной работы составляет наибольший процент. При составлении объяснительной записки указывается документ, в котором была допущена ошибка. При возможности составляется исправительный документ.
С людьми Данные типы ошибок наиболее сложны, поскольку иногда зависят от действий не только сотрудника, но и иных лиц. В объяснительной записке бывает довольно сложно объяснить мотивы поведения другого человека. Однако следует максимально приближенно отразить ситуацию, чтобы руководство имело четкое представление о причинах произошедшей ситуации. С такими типами ошибок сталкиваются сотрудники, которые большую часть рабочего времени проводят с людьми, к примеру, учителя, медработники, продавцы или консультанты.
С техническими средствами Данные типы ошибок связаны с использованием техники, оборудования, спец. транспорта или автомобилей. В объяснительной записке следует отражать причины, из-за которых могла произойти ошибка в работе, а также варианты решения вопросов, связанных с поломкой технических средств. В данном случае материальный вред, который может быть причинен работодателю из-за поломки техники и оборудования, можно будет отнести на счет сотрудника, если его вина будет полностью доказана.

Кому она нужна и чем опасна

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет:

  • прекращение претензий;
  • прощение сотрудника либо устное предупреждение;
  • дисциплинарное взыскание.

Рассмотрим последний случай.

Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе. При этом он может прописать во внутренних документах фирмы влияние этих санкций на премиальные.

В трудовую книжку информацию о замечаниях и выговорах не вносят.

Работодатель вправе уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся неснятом дисциплинарном взыскании по такому же поводу. Срок действия последнего – 1 год.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. По фактам, которые обнаружены в ходе ревизии, аудиторской или финансовой проверки, этот срок удлиняется до 2 лет.

Объяснительная записка – составная часть процедуры, которая может иметь далеко идущие и неприятные последствия для сотрудника. Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.

Пример объяснительной записки

10.07.2017 года №41

Можно ли отказать начальству и не писать объяснительную? Да, можно. Работник имеет такое право. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.

С другой стороны, отсутствие письменного объяснения не поможет сотруднику избежать дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Работодатель оформит акт об отказе. Подпись ответчика в нем не обязательна. Процедура наложения взыскания пойдет дальше.

Предоставленная же объяснительная записка документально зафиксирует имеющиеся у работника уважительные причины происшествия. Она не позволит администрации толковать его действия по собственному усмотрению. Сотрудник лучше разберется в уязвимых местах своей позиции.

Бесплатный образец

Королеву О.Н.

от водителя

Никитина В.Н.

Юрьеву Б.И.

от охранника

Ледовских А.К.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

Служебная записка пишется в двух случаях:

  • письменный запрос работодателя;
  • устное распоряжение руководителя.

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.

Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:

  • опоздание на работу;
  • уход с рабочего места раньше положенного срока;
  • прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
  • появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
  • нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
  • ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
  • систематическое нарушение должностной инструкции.

Этот список является далеко не исчерпывающим.

Порядок передачи

Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:

  1. Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
  2. Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
  3. Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
  4. Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
  5. Принятие решения о наказании.

Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).

Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.

Как составить

При обнаружении ошибок в работе или невыполнении тех или иных обязательств, работодатель имеет полное право наложить на работника дисциплинарное взыскание. Но перед его вынесением, руководство должно попросить работника составить объяснительную записку, в которой будут указаны причины невыполнения своих служебных обязанностей.

Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет. Достаточно соблюдать минимум общих правил подготовки документов.

Получаете денежные средства? Оформляйте расписку в получении!

Записка готовится на листе формата А4. Она может быть написана от руки или набрана на компьютере.

Вверху листа, в правой части, в столбик указывается, кому и кем направлен документ. Получатель – лицо, затребовавшее объяснение. Приводятся его должность, фамилия, инициалы. Работник пишет свое подразделение, должность, полные Ф. И. О.

На несколько строк ниже, по центру, указывается наименование документа – объяснительная записка. Далее следует текст объяснения.

Затем проставляются начертанные рукой должность, личная подпись, инициалы и фамилия работника. Указывается дата составления записки. Сотрудник вправе приложить документы, подтверждающие его информацию.

Объяснительную следует зарегистрировать в канцелярии, получив копию или 2-й экземпляр записки с соответствующей отметкой. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации.

Директору ООО «Прод-сервис»

Ивановой Ирины Ивановны

12 февраля 2016 г. я указала неправильные цены в товарной накладной № 331 и счете-фактуре № 434, завысив их на 5%. Покупатель в связи с этим отказался принимать товар, и его вернули на склад. Ошибка была вызвана повышенной рабочей нагрузкой в этот день.

Причина – отсутствие бухгалтера Раковой Е.Е., которая находилась в отгуле. Я выполняла обязанности двух человек. Ошибку признаю. Прошу Вас учесть, что ранее претензии к моей работе у ООО «Прод-сервис» отсутствовали. В будущем обязуюсь быть более внимательной при заполнении документов.

Бухгалтер И.И. Иванова

Каждый бланк мы снабжаем примерами по его заполнению и правилами оформления. Информация на сайте постоянно пополняется и если вы не нашли нужный бланк, он обязательно появится в будущем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector