Штатное расписание бюджетного учреждения культуры

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Особенности формирования штатного расписания в учреждении культуры

Приказом Министерства культуры РФ №906 утверждены Методики определения штатной численности библиотек и культурно-досуговых учреждений. С их помощью определяют количество работников, которые относятся к основному персоналу.

Кроме означенного документа, при формировании штатного расписания учреждения культуры руководствуются квалификационными справочниками.

Их перечень представлен ниже.

Также можно использовать и другие нормативные документы, например, отраслевые профессиональные квалифицированные группы должностей работников культуры, рабочих профессий, профобразования и так далее.

Формирование штатной структуры учреждения является компетенцией его руководителя. Но на практике штатное расписание, как правило, «спускается сверху». То есть учредитель берет на себя обязанности по его составлению и утверждению.

Кроме этого, он обеспечивает контроль за соответствием расписания тому фонду оплаты, который определен для данного учреждения культуры.

Штатное расписание бюджетного учреждения культуры составляется на основании унифицированной формы №Т-3. Это требование установлено Постановлением Госкомстата РФ №1.

Заполняя форму, указывают наименование каждого структурного подразделения. Оно должно соответствовать классификатору, который утверждается работодателем. Если классификатор структурных подразделений отсутствует, то все наименования обозначаются в алфавитном порядке. Также их можно привести по убыванию штатной численности подразделения. Стоит учесть, что сокращать наименования нельзя.

В обязательном порядке указывается код структурного подразделения, который также соответствует классификатору. Он указывает на степень функциональной важности подразделения и определяет место того или иного отдела в иерархической структуре.

Все должности, профессии или специальности обозначаются согласно тем, которые установлены в квалификационных справочниках. Их наименования необходимо указать в составе структурных подразделений. Существует определенный порядок указания должностей. Сначала указывают должности руководителя подразделений, потом его заместителей, ведущих и главных специалистов. И лишь после этого – исполнителей. При этом не рекомендуется употреблять такие сокращения, как «зам», «нач» и другие.

В следующем пункте указывается количество штатных единиц. Некоторые из них обозначаются в долях: 0.25, 0.5 и так далее. Также в штатном расписании учреждения культуры прописываются тарифные ставки. Здесь указывается месячная зарплата в рублях. Ее размер зависит от той системы оплаты, которая существует в данной организации. Руководитель может принять решение о том, чтобы установить персональный повышающий коэффициент по той или иной должности.

Помимо всего прочего, расписание включает выплаты стимулирующего и компенсационного характера, например:

  1. премии;
  2. надбавки;

доплаты и прочее.

Заключительным пунктом является указание общей суммы.

После составления документ подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером. Руководитель учреждения обязан издать приказ об утверждении штатного расписания.

Утверждается оно всего лишь раз. Исключение составляют случаи внесения изменений или другая необходимость.

Случаются ситуации, для решения которых требуется изменить штатное расписание.

Если в штатное расписание внесено всего лишь несколько изменений, то таблицу изменять не нужно.

Директор организации издает приказ об изменениях и ознакомляет с ним специалистов, отвечающих за последующие действия и подготовку документации. Каждый их этих работников обязан поставить свою подпись под приказом.

Например, дому культуры необходимо ликвидировать одно из подразделений. В этом случае руководитель издает приказ с указанием должностей, которые подлежат сокращению. В обязательном порядке в документе должна указываться дата вступления в силу изменений.

Вопрос, касающийся сокращения, решить непросто. Ведь в законодательстве нет конкретных методик или готовых решений. Поэтому, если речь идет о должностях вспомогательного персонала, то в этом случае стоит воспользоваться нормативами, изложенными в постановлении Госкомтруда СССР №1990. Этот документ поможет определить, какое число сотрудников данной категории может иметь организация.

Что касается должностей служащих, то в качестве норматива можно использовать соотношение мест организации и количества контролеров и администраторов. Для должностей, которые относятся к основному составу, за норматив можно принять соотношение числа посетителей и артистов.

Изменения в штатное расписание учреждения бюджетного вносятся и тогда, когда было принято решение о создании новых подразделений или введении новых должностей. Руководитель издает приказ об этих изменениях и ознакомляет с ним специалистов, занимающихся разработкой должностных инструкций и положения о структурных подразделениях.

Руководителю культурной организации следует учесть, что, если сотрудник ознакомился с приказом о структурных изменениях, то это не является гарантией его согласия на внесение изменений в трудовой договор.

Некоторые работодатели устанавливают для своих сотрудников дополнительный объем работы по должности, которая не включена в штатное расписание. Однако законодательством такое право не обеспечивается. А значит такие действия могут расцениваться как нарушение. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы трудовая функция была включена в условия трудового договора, так как этого требует ТК РФ.

Предлагаем ознакомиться:  Расчет при увольнении по собственному

Что касается дополнительной работы, то в данном случае она будет выступать в качестве совмещения. При этом ее в обязательном порядке нужно отобразить в трудовом договоре. Если же дополнительная работа относится к другой должности, то эту должность следует внести в штатное расписание.

Помимо этого, руководитель обязан позаботиться, чтобы на нее была составлена должностная инструкция. В противном случае могут возникнуть недоразумения, которые придется решать в судебном порядке.

Штатное расписание является обязательным документом?

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием.

Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций.

А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Штатное расписание работников: правила составления

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

Содержательная часть. Форма штатного расписания предполагает нумерацию граф содержательной части документа, что добавляет удобства при работе с ним. Всего граф десять. Заполним их по очереди.

  • Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
  • Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
  • Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
  • Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
  • Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
  • Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
  • Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
  • Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.
Предлагаем ознакомиться:  Увольнение сотрудника за алкогольное опьянение

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать.

Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Особенности формирования штатного расписания в учреждении культуры

  1. премии;
  2. надбавки;

доплаты и прочее.

В ТК РФ нет указания на обязательное наличие штатного расписания. Документа, регламентирующего порядок его разработки и принятия, тоже нет. Но это не значит, что не обязательно составлять штатное расписание в учреждении. Ст. 57 и 81 ТК РФ предусматривают его необходимость в организации.

Например, в ст. 57 ТК РФ трудовая функция работника определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а в п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ речь идет о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата. Из этого следует, что отсутствие штатного расписания может привести к невозможности проведения процедуры сокращения штата (ст. 81 ТК РФ).

Для федеральных учреждений порядок утверждения штатного расписания предусмотрен в законодательстве и делегирован руководителю учреждения (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, подп «д» п. 33 Единых рекомендаций, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24 декабря 2014 г. № 11).

Несмотря на неоднозначность данного вопроса, составление штатного расписания имеет практическую целесообразность для учреждения культуры. Постараемся убедить Вас в его необходимости в этой рекомендации.

На практике возникают ситуации, когда нужно внести изменения в уже утвержденное штатное расписание. Это необходимо, когда:

  • создаются новые подразделения в структуре организации;
  • вводятся новые должности;
  • изменяются наименования должностей;
  • изменяются размеры тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;
  • ликвидируются структурные подразделения;
  • сокращаются должности, штатные единицы.

Изменения в штатное расписание вносите приказом. Приказ издайте в произвольной форме.

Заменять таблицу штатного расписания не надо, если изменений немного. Просто издайте приказ о внесении изменений.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание ознакомьте под роспись специалистов структурных подразделений, которые будут отвечать за эти последующие действия и оформление документов. Можно ознакомить с приказом только тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

Причина изменений

Как оформить

Созданы новые подразделения, введены новые должности

Издайте приказ о внесении изменений, в котором отразите:

  • наименование нового структурного подразделения;
  • наименование должностей и количество штатных единиц;
  • дата, с которой изменения вступают в силу.
  • С приказом о внесении изменений в штатное расписание ознакомьте под роспись тех сотрудников, которые разрабатывают положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Изменены размеры должностных окладов, надбавок

Издайте приказ о внесении изменений, в котором определите:

  • перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
  • размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
  • дата, с которой изменения вступают в силу.

После внесения изменений в штатное расписание со всеми работниками, замещающими указанные в приказе должности, заключите дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений трудовых договоров.

Ликвидированы структурные подразделения, сокращены должности (штатные единицы)

В этом случае вы также издаете приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе определите:

  • наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
  • дата, с которой изменения вступают в силу.

Если сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности.

В противном случае работники, занимающие эти должности (штатные единицы), подлежат увольнению по сокращению численности или штата.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения.

Ситуация Театру предстоит оптимизировать штат сотрудников. Как решить, каких работников следует сократить

Проекты по оптимизации численности персонала всегда вызывают много сложностей. Определенных методик и готовых решений по этому вопросу не существует.

Во-первых, для ряда должностей вспомогательного персонала, обслуживающего содержание помещений учреждения, законодательством уже определены нормативы (например, постановление Госкомтруда СССР от 29 декабря 1990 г. № 469 ). Используйте их для определения минимального количества сотрудников этой категории.

Для должностей служащих нормативом может стать соотношение вместимости мест учреждения и количества администраторов и контролеров.

Для основного персонала — соотношение числа зрителей и количества обслуживающих их культурные интересы артистов (включая зрителей на выездных и гастрольных мероприятиях).

Для ряда должностей административно-управленческого персонала — соотношение количества концертов и должностей специалистов, обеспечивающих их проведение, предусмотренных Квалификационными характеристиками.

Изменение наименования должности (профессии, специальности)

Наименование должности работника в трудовом договоре должно соответствовать ее наименованию в штатном расписании.

В течение времени работы в компании наименование должности (профессии, специальности) работника может найти отражение в следующих документах:

  • приказах по основной деятельности, например, о внесении изменений в штатное расписание;
  • приказах по личному составу, например, о переводе работника на другую работу, об изменении условий труда и др.;
  • трудовом договоре и в дополнительных соглашениях к нему;
  • трудовой книжке работника;
  • личной карточке;
  • личном деле работника (если оно ведется) и в других документах.

Изменение наименования должности (профессии, специальности) работника сопровождается внесением изменений в его личные документы. Для этого необходимо:

  • Уведомить работника об изменениях, внесенных в нормативные акты, в которых закреплено наименование его профессии.
  • Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (о переименовании профессии).
  • Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору работника об изменении условия о наименовании профессии.
  • Внести запись о переименовании профессии в трудовую книжку.
  • Внести изменения в личную карточку работника.

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

  • разработать и утвердить новое штатное расписание;
  • внести изменения в действующее штатное расписание.
Предлагаем ознакомиться:  Обработка входящей корреспонденции

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников.

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму  свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector