Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Для чего нужна копия трудовой книжки

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

  • при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
  • в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
  • во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
  • при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:

  • первый раз делают синими чернилами на копии запись о том, что сотрудник работает по настоящее время;
  • второй раз – страницу в целом (так же, как и предыдущие).

Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:

  • Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
  • Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
  • Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
  • Сбор документов для оформления загранпаспорта;
  • Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.

При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.

Порядок выдачи копии

Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости.

Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:

  • При разрыве отношений с предприятием.
  • По запросу ПФР для обязательного социального обеспечения.

Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.

Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.

Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?».

Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.

Вот условия предоставления копии:

  • оформление производят без взимания с работника платы;
  • копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня;
  • если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.

Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.

Также см. «Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки».

Для выдачи копии трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя. На основании такого заявления выдается копия документа, подтверждающего трудовой стаж, в течение трех рабочих дней.

Каким-то образом регистрировать выдачу копии трудовой книжки не нужно. Возвращать неиспользованную заверенную копию трудовой сотрудник также не должен.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

  1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
  2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

  1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
  2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
  3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).
Предлагаем ознакомиться:  Договор на установку забора из профнастила, образец

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
  2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Выяснив срок действия, человек нередко задается вопросом, как правильно сделать копию трудовой книжки. Здесь есть несколько важных аспектов, включая порядок непосредственного снятия копии и проставления необходимых подписей и печатей. Но обо всем по порядку.

Заверять документы в организации может не каждый сотрудник. На это у него должны быть особые полномочия. Человек, интересуясь, как правильно делать копию трудовой книжки, сначала должен выяснить, в чьи обязанности входит данная процедура.

Если человек работает на предприятии, то заниматься заверкой его трудовой книжки может:

  • работодатель;
  • специалист отдела кадров;
  • главный бухгалтер.

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Если же гражданин уже вышел на пенсию или не трудоустроен на момент получения копии, то он может обратиться за ней:

  • к своему последнему работодателю;
  • в службу занятости;
  • к нотариусу.

Написание заявления

Написание заявления для получения копии трудовой книжки практикуется не на всех предприятиях. Если штат в организации небольшой, то это совсем необязательно. Как делается копия трудовой книжки на большом предприятии?

Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 года обязывает ответственное должностное лицо оформить копию трудовой книжки работника в течение 3 дней после того, как он обратился с соответствующим письменным заявлением.

Предлагаем ознакомиться:  Изменение существенных условий трудового договора

Работнику требуется только копия документа, поэтому вопрос, как сделать копию трудовой книжки верно, является одним из наиболее частых. Требований к самой ксерокопии не так много.

Иногда работнику нужна копия не всей трудовой книжки, а только отдельных страниц, где зафиксирована информация о работе в конкретные периоды. В этом случае копировать все листы не нужно, достаточно только тех, где содержится нужная информация, и самого первого листа с личной информацией.

От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:

  1. У работодателя. Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
  2. У нотариуса. Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.

Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.

Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.

Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.

Условия оформления и заверки:

  • Двустороннее ксерокопирование не допускается. Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
  • При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
  • Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.

Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.

Алгоритм:

  1. Получение письменного запроса от сотрудника, где указываются такие сведения:
    1. Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
    2. ФИО заявителя и занимаемая им должность;
    3. Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
    4. Подпись заявителя и дата написания обращения.

Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.

  1. Издание приказа о выдаче копии. Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
  2. Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа. Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
  3. Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта. Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
  4. Листы документа пронумеровываются, затем скрепляются и передаются сотруднику.

Как сделать копию трудовой книжки?

Допустимо дополнить запись словами «Работает по настоящее время» или иной необходимой информацией.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Работники часто путаются со сроками, а иногда и просто не знают, сколько действительна копия трудовой книжки. Кто-то говорит, что не более нескольких дней, другие утверждают, что она имеет силу еще в течение месяца после оформления. Так кто же говорит правду?

Любая копия, заверенная нотариусом или кадровым специалистом, имеет определенный срок действия. Распространяется это правило и на трудовую книжку. Законодательство конкретных рамок для этого вида документа не устанавливает. Тут все зависит уже от того, куда именно делается ксерокопия.

Любая организация, требуя заверенные копии документов, устанавливает правила их приема, особые требования. Срок действия является важным моментом, ведь если копию трудовой человек принесет после его окончания, то принять ее уже не смогут.

Чтобы определить, как долго копия трудовой книжки не утрачивает силу, необходимо уточнить эту информацию в конкретной организации. Многое будет зависеть от того, куда именно оформляется документ.

Чаще всего копию трудовой требуют в банках. Она требуется для получения займов, субсидий. Именно поэтому срок действия копии трудовой книжки для банка является одним из наиболее актуальных вопросов.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

  • для оформления ипотеки;
  • для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
  • для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта.

Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням.

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.

Копия трудовой книжки может потребоваться и в ряде других случаев. Выдача визы без этого документа невозможна. Особых требований к сроку действия именно копии трудовой нет, он устанавливается сразу для всех типов документов. Действительна она будет еще 3 месяца после оформления.

Для получения ряда субсидий людям необходимо принести в соцзащиту копию трудовой книжки, которая обязательно должна быть заверена. Действительна она будет в течение месяца после заверения работодателем.

Предлагаем ознакомиться:  Где в раменском можно оформить договор купля продажа автомобиля

Чтобы быть уверенным наверняка, как долго копия будет действительна в той или иной организации, эту информацию следует уточнять у сотрудников, занимающихся приемом документов.

В ряде случаев безработному гражданину тоже необходимо заверить копию своей трудовой книжки. Обращаться в такой ситуации можно к нотариусу, ведь официального работодателя у человека нет.

Срок действия копии, заверенной нотариально, временем не ограничен. Документ теряет силу только при появлении в оригинале каких-либо изменений.

В некоторых случаях простой незаверенной ксерокопии трудовой книжки может быть достаточно для работника. Например, если сотруднику нужна копия документа исключительно для заполнения заявления на загранпаспорт.

Так как сейчас при подаче документов на такой паспорт нет требования о предоставлении трудовой книжки для подтверждения правильности заполнения заявления, то и заверенная копия трудовой не прикладывается.

Но чаще всего копию трудовой все-таки необходимо заверить, иначе она просто не имеет юридической силы.

На законодательном уровне срок действия заверенной копии документа не установлен ни в одном правовом акте. Но те структуры, для которых предназначен заверенный документ, могут обозначать свои сроки, в течение которых они готовы принимать к рассмотрению копию трудовой книжки.

Очевидно, что после изменения содержания самой трудовой книжки, копия, сделанная со старыми данными, должна признаваться недействительной.

Обязательные реквизиты, подпись и печать

Главным реквизитом копии трудовой книжки является печать либо штамп. Законодатель определяет, что в этих целях может применяться любая печать (по усмотрению работодателя), если иное не предусмотрено Уставом организации.

Обязательный реквизит – роспись и её расшифровка. Ответственное лицо прописывает на каждой страничке формулировку «Верно», после чего записывает свою должность, ФИО и время удостоверения.

Образец: «Верно. Старший специалист отдела кадров А.В. Татьянина. 30.10.2017г.».

Банки – самые внимательные читатели трудовых книжек

Самые большие любители книжек – это банки. Вот там точно потребуется, но уже заверенная, копия трудовой книжки. И период действия таких копий разные банки назначают по-разному. В некоторых банках этот период может длиться всего 1 месяц.

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления по договору

Даже в случае, когда рассмотрение кредитного дела клиента в банке затягивается самим банком, то «срок годности» копии трудовой книжки всё равно заканчивается. Банк просит принести новую, даже если в ней нет никаких новых записей.

Банки даже разрабатывают свои правила для копирования ТК. Выучивать их не стоит, потому что в разных банках может всё различаться кардинально. Представители банков на основании записей в книжке оценивают платёжеспособность клиента.

Проще всего сделать копию ТК человеку работающему.

К этому их обязывает законодательство нашей страны. Заверить её можно и нужно там же. Нотариальное заверение требуется в единичных случаях для получения сертификатов подтверждения некоторых профессий.

А во всех остальных случаях эти копии заверяют на последнем месте работы. Нет ни одной причины, по которой бы можно было отказать в этой просьбе, даже если не указывать место, для которого требуется копия трудовой книжки.

Её заказать можно и для себя на всякий случай. Процесс изготовления не слишком затруднителен, поэтому вряд ли такая просьба сильно обременит служащих кадрового отдела. Но в небольших компаниях, где нет никаких отделов кадров, а единственный бухгалтер работает удалённо, такая просьба может показаться нелепой.

Подытоживая ситуации, в которых может понадобиться копия трудовой книжки, можно составить основной список:

  • для себя. На случай утраты или собственного повторного прочтения;
  • для Пенсионного фонда;
  • для Федеральной налоговой службы;
  • для получения визы в некоторые страны;
  • для предъявления потенциальному работодателю;
  • для получения банковского кредита.

В конце концов, копию трудовой книжки приятно порой полистать самому, повспоминать, как, где, когда, что было. Показывать детям, внукам, особенно, если стаж уже солидный и есть что показывать.

Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.

Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.

Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.

Образец заверенной трудовой книжки с записью «работает по настоящее время»

В перечень документов, предъявляемых для трудоустройства, копия трудовой книжки не входит. Поэтому по совместительству предоставлять ее не нужно.

Вместе с тем, работодателю по совместительству иногда необходимо получить такой документ для подтверждения стажа при расчете соцпособия, например. В этом случае сотруднику следует обратиться к своему основному работодателю с заявлением на выдачу копии трудовой.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector