Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Ключевые моменты хранения трудовых книжек

Трудовые книжки, в соответствии с приказом работодателя, могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры, или сам руководитель организации, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».

В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «Гознак» Минфина России.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением «Гознак».

Порядок учета и хранения трудовых книжек

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

  • о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Если работник, а равно и наследники умершего работника надлежащим образом не получили или не смогли получить по объективным причинам трудовую книжку, то указанные лица могут обратиться с заявлением о получении трудовой книжки из архива к работодателю, а работодатель в свою очередь должен выдать данный документ.

Если же организация, в которой работал работник, не существует, то для получения трудовой книжки из архива он может обратиться с соответствующим запросом в Многофункциональный центр предоставления государственных услуг о востребовании данных документов из архивного учреждения.

Некоторые организации требуют предъявления оригинала ТК, а не её заверенной копии или выписки из документа. Сама трудовая может понадобиться гражданину при оформлении трудовой визы в другой стране, для выхода на досрочную пенсию и т. д.

Гражданин обязуется вернуть ТК в течение трёх дней после завершения работы с документом в сторонней организации (например, в ПФР). После возвращения кадровик оформляет расписку о получении бланка.

[important]УК РФ. Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет.[/important]

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а

выписку

из него или заверенную

копию

. Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора.

Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону. Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек.

Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних. За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

Предлагаем ознакомиться:  Образец заявления по вопросу о взыскании судебных расходов

При отказе получить трудовую книжку по личным причинам либо если в последний рабочий день работника не было на рабочем месте работодатель должен направить ему письменное

уведомление

.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой. Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Если оказалось, что трудовая книжка была утрачена или испорчена сотрудником компании-работодателя, то в этом случае он обязан сделать ее

дубликат

. Сведения о предыдущих местах работы нужно брать из личной карточки работника. Данные о местах работы оформляются в виде обобщающей записи.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

В день прекращения трудового договора (ст. 84.1. Трудового кодекса) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчеты. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель, осуществляя кадровое делопроизводство, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Факт отправки уведомления должен быть подтвержден документально. До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Работодатель также обязан хранить трудовую книжку, в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

[info]Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина. [/info]Место хранения трудовой книжки у работодателя Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Мнение юриста

Дмитрий Иванов

Центр правовой поддержки

Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».Где и как хранить трудовые книжки В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Предлагаем ознакомиться:  Передача неисключительных прав на программное обеспечение || Договор предоставления неисключительных прав на программное обеспечение

П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи. В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО.

В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников.

В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Кадровый вопрос», 2013, N 6 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд.

Хранение и учет трудовых книжек в организации

6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся: — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Первый документ должензаводиться бухгалтерией компании. Информация в него вносится с момента получения чистых бланков от фирмы-поставщика. Сотрудник должен указать серию и номер каждой ТК, а также подробно расписать порядок покупки и расходования документов.

Обе книги учёта должны быть прошнурованы и опломбированы, иметь нумерацию на каждой странице, подписи должностных лиц (начальника и ответственного за сохранность ТК работника) и оттиск печати компании.

Некоторые небольшие предприятия не имеют необходимой сургучной печати. В такой ситуации достаточно опломбировки учётной документации.

Правила ведения трудовых книжек на предприятии обязывают вносить информацию в документ исключительно уполномоченным лицом. Совершение ошибок и опечаток недопустимо. При порче документа работник вынужден завести новую ТК.

К заполнению ТК предъявляются строгие требования. В случае утраты бланка или его порчи процесс восстановления сведений занимает много времени и сил. Именно поэтому данная документация должна храниться в специальном сейфе (обычно несгораемом) или отдельном помещении, оборудованном для размещения ТК.

Обязательное условие хранения – отсутствие доступа к помещению или сейфу для большинства сотрудником компании. Ключ должен находиться у ответственного за оформление ТК лица или руководителя. Выдача данных документов может осуществляться в определённых случаях по заявке конкретного сотрудника.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Сами ТК, их дубликаты и вкладыши, которые не были забраны работниками при увольнении, не могут быть списаны и уничтожены в течение 50 лет. Если сам бывший сотрудник или его ближайшие родственники отказываются прийти за документом, он передаётся в архив на хранение.

В конце каждого месяца в бухгалтерию должен направляться отчёт, оформленный ответственным должностным лицом, содержащий информацию о количестве чистых и использованных бланков ТК, потраченных на их приобретение денег.

Руководство желает сменить сотрудника, ответственного за оформление ТК? В таком случае необходимо передать трудовые, их дубликаты и бланки новому работнику с помощью соответствующего акта приёма-передачи.

Законодательство РФ предъявляет строгие требования к оформлению и учёту ТК. Трудовая инспекция после осуществления проверки деятельности предприятия вправе привлечь руководство к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ в случае отсутствия соответствующих книг учёта или их неправильного заполнения.

При повторном совершении правонарушения руководитель может получить дисквалификацию вплоть до трёх лет.

Аналогичная ответственность предусмотрена в случае неправильного заполнения ТК и нарушения порядка выдачи бланков при расторжении трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

7 (499) 350-80-69 (Москва)
7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).

Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек. В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление. К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).

Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:

  • страницы необходимо пронумеровать}
  • книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью}
  • книгу необходимо заверить подписью работодателя.

Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.

Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

&nbsp}

Приложение № 2

к Постановлению

Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69

Хранение трудовых книжек

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Дата От кого полу —} чено или кому отпу —} щено Основание (наиме —
нование документа, № и дата)
Приход Расход
число месяц год Количество Сумма (руб.) Количество Сумма (руб.)
трудо —} вых книжек (серия и номер) вклады —} шей (серия и номер) трудо —} вых книжек (серия и номер) вклады —} шей (серия и номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Предлагаем ознакомиться:  Как составить дополнение к апелляционной жалобе

В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на  втором листе —} фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:

  1. 1 — регистрационный номер выданных бланков.
  2. 2, 3, 4 — дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
  3. 5 — название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
  4. 6 — название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
  5. 7 — количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
  6. 8 — количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
  7. 9 — сумму покупки в рублях.
  8. 10 — количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
  9. 11 — количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
  10. 12 —} сумму реализованных бланков в рублях.

Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.

Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году. Согласно п. 43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после

смерти

работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Согласно п. 42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности. В п. 6.2 Положения о документах от 1983 года №105 (действующего по сей день) такие

бланки

должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые могли бы гарантировать их сохранность.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Кто ответственен за хранение трудовых книжек?

Любая крупная организация, небольшая фирма и ИП должны иметь в штате сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Гражданин назначается на данную должность с помощью соответствующего приказа руководства.

Отвечать за сохранность ТК могут следующие специалисты:

  • кадровики;
  • секретари;
  • бухгалтера;
  • иные работники.

В большинстве случаев данную работу выполняют сотрудники отдела кадров, однако на небольших предприятиях эти функции передаются другим должностным лицам.

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Хранение трудовых книжек

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Согласно ст. 192 Трудового Кодекса, на ответственное лицо за неправильный (некорректный) учет, ведение и выдачу трудовых книжек в организации может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector