Работник идет в отпуск не по графику

Сотрудник идет в отпуск не по графику

График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.

Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.

Итак, работник, желающий использовать отпуск в даты, отличные от запланированных в графике отпусков, обращается к работодателю с соответствующим заявлением.

В заявлении о предоставлении отпуска работник указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении.

Например, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам. Значит, получив соответствующее заявление, работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник.

Заявление работника о предоставлении отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Увеличить изображение

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.

По общему правилу работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник. Использование отпуска не в соответствии с графиком отпусков возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник, в следующих случаях:• отпуск предоставляется за первый год работы;• работник имеет право использовать отпуск в удобное для него время или в связи с наступлением определенных законом обстоятельств.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска в незапланированные даты. Тогда работник будет использовать отпуск согласно графику отпусков, поскольку этот документ обязателен как для работодателя, так и для работника.

В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.

После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

Форма приказа о предоставлении отпуска разрабатывается работодателем и утверждается в составе учетной политики организации. За основу можно принять ранее действующую унифицированную форму. 

В заголовочной части приказа указываются наименование организации — полное и сокращенное (если имеется).

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;• наименование структурного подразделения и должность работника;• период работы, за который предоставляется отпуск;• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;• суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то они указываются в одном приказе и заполняются строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Работник идет в отпуск не по графику

Срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска разрабатывается форма записки-расчета (за основу можно принять ранее действующую унифицированную форму № Т-60). Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

В заголовочной формы указываются наименование организации.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;• наименование структурного подразделения и должность работника;• период работы, за который предоставляется отпуск;• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления;• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;• суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме. На документе проставляются регистрационный номер и дата составления документа.

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета рапричитающихся ботнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск — «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — «ОД». При отражении неявок на работу (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника.

В этом разделе содержатся сведения:• вид предоставленного работнику отпуска;• период работы, за который был предоставлен отпуск;• продолжительность отпуска в календарных днях;• даты начала и окончания отпуска;• основание (приказ о предоставлении отпуска).

Если форма графика отпусков разработана работодателем на основании ранее действующей унифицированной формы № Т-7, то при составлении документа на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования.

Обратите внимание: когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику.

От чрезмерного дробления отпусков можно защититься так. В локальных нормативных актах, коллективном договоре установить правило о максимальном количестве частей отпуска и указать, что разделение на большее количество частей возможно только по соглашению сторон. Можно на локальном уровне утвердить конкретный перечень обстоятельств, при которых запланированная дата отпуска может быть изменена.

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) позволяет вносить изменения в график, ведь в ней есть две ячейки: лЗапланированная дата отпуска» и лФактическая дата отпуска». А причину, по которой дата отпуска изменена, можно указать в графе лПримечания».

Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить договор беспроцентного займа

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

При этом не нужно забывать о том, что если женщина уходит в отпуск по беременности и родам позднее даты, указанной в больничном листе, значит период его автоматически становится короче, что влечет за собой и уменьшение законного пособия по этому обстоятельству.Перенесение запланированного отпуска на другое время Статья 124 Трудового кодекса предусматривает случаи, когда запланированный в графике отпуск должен быть перенесен на другое время. При этом перенесение отпуска на следующий год возможно лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Такое перенесение отпуска лишь с согласия работника.Наличие графика позволяет учесть интересы всех сотрудников предприятия, а также и его руководства и одновременно с этим обеспечить непрерывность исполнения трудовых задач. То есть, по сути дела закон не оставляет права работнику на свое усмотрение отказываться от отпуска или же переносить его на какие-либо другие периоды.

Что такое основной отпуск?

Для тех, кому работа доставляет радость только 2 раза в месяц (в дни получения заработной платы), отпуск – это самое счастливое время. Для тех же, кто возводит свою работу в культ, отпуск – это страшное время, когда их вынуждают бездельничать. Несмотря на это, и для тех, и для других отпуск – это, прежде всего, возможность восстановить свое здоровье и набраться сил для новых трудовых свершений.

Закон не содержит расшифровки данного термина. Вместе с тем его легко понять, если обратиться к главе 19 «Отпуска» ТК РФ. По своей сути отпуск – это промежуток времени, в течение которого за работником сохраняется место работы, а сам он освобожден от исполнения трудовых обязанностей с целью отдыха и восстановления трудоспособности. Ежегодный отпуск бывает основным и дополнительным2.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предусмотрен в ст. 114–115 ТК РФ. Он составляет 28 календарных дней и должен предоставляться таким образом, чтобы хотя бы одна из его частей была не менее 14 календарных дней.

Поскольку продолжительность ежегодного основного отпуска значительна, законодатель с целью баланса интересов работника и работодателя вводит такое понятие, как «график отпусков». По своей природе это достаточно уникальный инструмент. С одной стороны, его разрабатывает работодатель, хотя и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и пожеланий самих работников.

Что делать, если сотрудник не желает идти в отпуск

Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию «Не возражаю» и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании (Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1).

Далее издается приказ по внесению изменений в график отпусков (см. рис. 2).

Формой графика отпусков Т-7 (утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 «Перенесение отпуска». В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха.

Как правило, это заявление работника с указанием причины переноса (состояние здоровья, положение в семье и т. д.) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие особых обстоятельств. В графе 9 нужно указать дату предполагаемого отпуска. Причину, по которой отдых переносится, можно указать в графе 10 «Примечание».

Пример внесения данных о переносе отпуска см. на рис. 3 (использованы данные рис. 1 и 2).

В личной карточке по форме Т-2 в записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска. Пример см. на рис. 4 (использованы данные рисунков 1 и 2). 

Экспертиза статьи: Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления  компании «Газпром Нефтехим Салават»

Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?

Отвечая на данные вопросы необходимо исходить из следующего.

Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график — это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.

Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

По общему правилу отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя . Однако из этого правила есть исключения.

Исключение из правила 1. Предоставление отпуска за первый год работы (ст. 122 ТК РФ). Право на его использование возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и ранее.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;• работникам в возрасте до 18 лет;• работникам, усыновившим детей в возрасте до трех месяцев;• в других случаях, предусмотренных федеральным законом.

Нужно ли принятого на работу работника включать в график отпусков или отпуск за первый год работы всегда предоставляется ему по заявлению?

Решение этого вопроса в первую очередь зависит от того, когда был принят работник. Так, если он принят в конце календарного года или в начале следующего, когда график отпусков уже утвержден работодателем, нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.

В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период. Единственное условие — должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Между тем работник может быть принят на работу в другое время календарного года, задолго до утверждения графика отпусков на следующий год. В этом случае даты использования им отпуска могут быть запланированы в графике. Однако при этом следует учитывать право работника на использование отпуска в первом рабочем году в соответствии с заявлением, а не по графику.

Исключение из правила 2. Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Это, например, работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).

Исключение из правила 3. Время отпуска некоторых работников зависит от определенных факторов. Например, совместителям отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ); мужчина может использовать отпуск в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Даты отпусков для работников этих категорий также запланированы в графике. Но если в связи с наступлением определенных законом обстоятельств такой работник обратится с просьбой об отпуске в другое время, работодатель обязан будет выполнить просьбу и предоставить отпуск не по графику.

Исключение из правила 4. Может возникнуть и такая ситуация, когда работник по каким-то причинам желает использовать запланированный в графике отпуск не полностью, а частично. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны чтоб поменять инн

Обратите внимание: часть отпуска по заявлению работника предоставляется только в том случае, если работодатель согласен на такое ис пользование отпуска. Если же стороны не достигнут соглашения по этому вопросу, отпуск будет предоставлен в соответствии с графиком (в запланированные даты и в полном объеме).

Исключение из правила 5. Наконец, стороны могут договориться о предоставлении отпуска (части отпуска) не в соответствии с графиком отпусков. Это может быть вызвано различными причинами: личные обстоятельства работника, просьба работодателя об использовании им отпуска в другие даты, поскольку этого требуют условия производства, и др.

Обратите внимание, что мы сейчас не рассматриваем ситуацию, предусмотренную ч. 3 ст. 124 ТК РФ, когда допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Работодатель может попросить работника использовать отпуск в его текущем рабочем году, но в даты, отличные от предусмотренных в графике. Например, раньше, чем запланировано. И если работник согласится отдыхать в другое время, то отпуск будет предоставлен не по графику.

Последняя ситуация встречается на практике довольно редко. Чаще всего отпуск в даты, не запланированные в графике, предоставляется по заявлению работника.

Правила, как оформить уход во внеплановый отпуск, вне зависимости от наличия или отсутствия права отдыха без согласования, предполагают выполнение определенной процедуры, четко описанной в трудовом законодательстве.

При потребности в уходе вне графика, работник обращается к руководству с целью обсудить возможность и уведомить о необходимости временного отсутствия на рабочем месте.  Обращение наемного работника должно быть зафиксировано документально, в виде заявления на внеплановый отпуск, оформленного согласно принятому в организации образцу.

Руководитель, принимая решение о законности и целесообразности отпустить работника на указанный в заявлении период, исходит из действующих норм Трудового Кодекса. После резолюции руководства документ передают для оформления в соответствующие отделы предприятия. При отказе руководитель разъясняет причины, по которым предоставление отпуска не по графику отпусков не может быть согласовано.

Рассматривая обращения работника. Важно помнить о тех категориях, которые вправе уходить в отпуск в любое время, без необходимости согласования (см. ст. 128 ТК РФ, часть 2).

Кадровая служба готовит приказ, с которым далее необходимо ознакомить работника. Важно дождаться выхода приказа и оставить на нем подпись, подтверждающую ознакомление, так как иначе администрация может обвинить работника в прогулах и уволить по статье.

Иногда требуется приостановить действие приказа. В таком случае, составляют соответствующий внутренний акт, с визированием его в присутствии свидетелей из числа других работников компании.

Не только работник вправе переносить очередной отпуск. Подобная инициатива иногда исходит от администрации предприятия.

  • при беременности (ст. 260 ТК РФ);
  • при беременности жены сотрудника, находящейся в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • при сопровождении ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение, находящееся в другой местности, при условии, что работник трудится в районах Крайнего Севера или приравненных местностях (ст. 322 ТК РФ);
  • при уходе в отпуск второго супруга-военнослужащего (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 №76-ФЗ).

Как ознакомить?

Особо хотелось бы обратить внимание наших читателей на проблему ознакомления работников с графиком отпусков. Трудовой кодекс такого требования не содержит. Однако представители госорганов неоднократно указывали на обязательность этой процедуры5. Они обосновывают это тем, что график отпусков является локальным нормативным актом работодателя.

Ранее доведение утвержденного графика отпусков до сведения всех работников осуществлялось путем вывешивания его в удобном для ознакомления месте. Такая обязанность была установлена в п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утв.

постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213. Но сейчас законодатель уделяет защите персональных данных работников куда больше внимания, чем в советские времена. Поэтому работодателю необходимо учитывать, что предоставляя для ознакомления каждому работнику весь график отпусков, можно дождаться обвинений в разглашении персональных данных работников. Как решить данную проблему? Самое простое – после утверждения графика отпусков ознакомить каждого работника со сведениями только о его отпуске:

  • направив персональное уведомление (под подпись) каждому работнику либо
  • добавив в график отпусков дополнительную графу, где работники могли бы расписываться в ознакомлении с указанием даты (см. графу 11 в Примере 7). При проставлении подписи работником можно прикрывать часть текста листом бумаги.

Часть 3 статьи 123 ТК РФ предписывает работодателю уведомлять работника об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала. Многие считают, что достаточно ознакомить работника с графиком отпусков сразу после его утверждения (т.е. задолго до начала отпуска). Но ознакомление с графиком отпусков в конце предыдущего года и уведомление о начале отпуска накануне его предоставления – это разные вещи.

С формальной точки зрения, ознакомив в декабре 2016 года работника с запланированным на лето 2017 года отпуском, работодатель соблюдает букву закона – уведомляет не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Однако в этом случае теряется сам смысл уведомления (как напоминания ближе к отпуску). Да и статью 136 ТК РФ (которая требует оплату отпуска производить не позднее чем за 3 дня до его начала) никто не трактует так, чтобы перечислять отпускные за полгода до него.

Поэтому, на наш взгляд, вне зависимости от того, ознакомлен ли работник с графиком отпусков непосредственно после его утверждения, перед началом отпуска необходимо такое уведомление повторить. Сделать это можно разными способами6:

  • персональное уведомление (кроме необходимого извещения о дате запланированного отпуска эту форму можно приспособить для получения обратной связи от работника и его непосредственного руководителя, ведь со времени утверждения графика могли открыться новые обстоятельства, требующие переноса отпуска, см. Пример 2),
  • журнал уведомлений (плюс данного способа в экономии бумаги – не надо печатать индивидуальные извещения, минус – в необходимости вносить записи в журнал от руки (Пример 3)) либо
  • внесение в график отпусков дополнительных граф (одна может отражать ознакомление с утвержденным графиком, а вторая – уведомление перед началом отпуска, см. графы 11 и 12 в Примере 7). А заодно можно удалить и отметку об учете мнения профсоюзного органа, если такового в вашей организации нет (см. «2» там же).

Сразу оговоримся, что система журналов и подписей в графике отпусков работает только с традиционными офисными сотрудниками. Если у вас есть дистанционные работники или надомники, требовать их появления в офисе для проставления подписей «в журнале» просто не рационально. В этом случае возможны только индивидуальные уведомления.

Уведомить работника надо как минимум о дате начала и продолжительности отпуска. Но далеко не все сотрудники сведущи в тонкостях подсчета его календарных дней, потому могут промахнуться с датой окончания отпуска. Чтобы избежать досадных недоразумений, советуем в извещении об отпуске указывать еще и дату его окончания.

В Примере 2 (см. «1») отражена ситуация, когда отпуск в 28 календарных дней начинается 5 июня 2017 года. Многие подумают, что отпуск с понедельника продолжительностью 4 недели и завершится через 4 недели (в воскресенье 02.07.2017) с выходом на работу в понедельник 03.07.2017. Но в период отпуска попадает нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому отпуск оканчивается на день позже – т.е. появиться на работе нужно будет во вторник 04.07.2017.

Перенос отпуска

К сожалению, законодатель не объяснил, как быть, если «льготный сотрудник» потребует повторно изменить сроки его отпуска уже после утверждения графика отпусков. С одной стороны, подобные действия работника вносят значительную неопределенность в производственный процесс, ставя под сомнение сам принцип предоставления отпусков по графику.

Если же работодатель не обязан следовать пожеланиям работника, то сопоставляя свои возможности и потребности работника, он может пойти ему навстречу по доброй воле. Ситуация с отказом в визе и сменой турпутевки относится к таковым (см. «2» в Примере 2).

Работодатель тоже вправе выступить с инициативой переноса отпуска. Обычно это связано с производственной необходимостью.

Вне зависимости от того, кто выступает инициатором, порядок оформления внесения изменений в график отпусков практически идентичен. Разница лишь в том, как отражается инициатива переноса и согласие на него другой стороны. Документировать можно следующим образом:

  • работник может инициировать перенос отпуска заявлением (Пример 4) либо в уведомлении об отпуске (Пример 2). Лучше письменно взять согласие его непосредственного руководителя, например путем оформления визы на инициативном документе (см. «1» там же). Окончательное решение закрепляется приказом о переносе отпуска или об изменении графика отпусков (см. пункт 1 приказа из Примера 6);
  • работодатель может инициировать перенос отпуска, например, докладной запиской непосредственного руководителя (Пример 5) либо в форме уведомления об отпуске (Пример 2), а согласие на это работника можно оформить здесь же (см. «!»). Окончательное решение опять же закрепляется приказом (пункт 2 приказа из Примера 6).
Предлагаем ознакомиться:  Составление апелляционной жалобы на решение районного суда. Куда подается?

После издания приказа о внесении изменений в график отпусков в графике отражается факт переноса отпуска в графах 8 и 9 (см. «4» в Примере 7). Если перенос будет повторяться, то записи осуществляются одна под другой.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При переносе и делении отпуска на части следует учитывать еще одно правило: хотя бы одна часть отпуска в году должна быть не менее 14 календарных дней, остальное можно «мельчить» до такой степени, до которой стороны договорятся (ст. 125 ТК РФ).

Особенности применения

Работа по оформлению отпускного периода для наемных сотрудников предполагает учет множества нюансов. Иногда работнику важно не получить сверх положенных по закону дней, а отгулять их в другой период времени.

В исключительных случаях, в связи с производственной необходимостью, для нужд компании работодатель вправе отозвать человека из отпуска. Остальные вопросы, связанные с оформлением временного отсутствия человека, нужно ли уведомление работодателя, регулируются положениями заключенного трудового контракта.

Возможен ли отзыв?

В трудовом законодательстве нет специальных норм относительно того, можно ли отозвать сотрудника, если отдых не был запланирован в графике. По этой причине рекомендуется придерживаться стандартного порядка, определенного для обычного оплачиваемого отпуска согласно ст. 125 ТК РФ.

Рекомендуется действовать следующим образом:

  1. Руководитель согласовывает с работником возможность досрочного прекращения отдыха.
  2. Если подчиненный согласен, издается распоряжение с указанием основания отзыва и первого рабочего дня.

При досрочном возврате к рабочим обязанностям после отпуска без сохранения предоставленные ранее дни не сохраняются и не могут быть использованы позднее.

Иногда работник, намереваясь расстаться с работодателем, просит предоставить неотгуленные дни до того, как оформить увольнение. В таком случае перед официальным расставанием работник пишет заявление об отпуске с последующим увольнением.

Администрация обязана предоставить отдых продолжительностью согласно накопившимся оплачиваемым дням. А бухгалтерия производит окончательный расчет с учетом предоставленного отдыха.

Чтобы отгулять положенные дни вне установленного графика в связи с увольнением, рекомендуется применять ст. 127 трудового законодательства. Согласно норме закона, если человек не использовал положенные дни, он получает компенсацию, исходя из среднедневного заработка. Если работник захотел отгулять дни накануне расторжения договора, порядок расчета оплачиваемого отпуска аналогичный, а последним рабочим днем считается день завершения отдыха.

Иногда обстоятельства в жизни меняются и нужны дни оплачиваемого отпуска до появления права на него. Согласовать такой отдых можно только с согласия работодателя. Чтобы использовать эту возможность, необходимо обратиться к руководству за уточнением. Если причина будет сочтена весомой, а работодатель не против, соответствующие службы компании оформляют предоставленные дни.

Если отсутствие сотрудника вызовет сбой в работе производства или приведет к коммерческим убыткам, администрация сохраняет право отказать в просьбе без объяснений. В таком случае, уход с работы будет расцениваться как прогулы, за которые работника вправе уволить.

Руководство компании может принять отрицательное решение и не перенести запланированный отпуск. При составлении графика отпусков всегда учитываются пожелания всех работников. Дополнительно в расчёт берётся производственная возможность и потребности компании. Поэтому график отпусков – это достигнутое соглашение обеих сторон.

  • название компании;
  • название документа (записка расчёт);
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • табельный номер;
  • порядковый номер документа и текущая дата;
  • вид отпуска;
  • с какого числа предоставляется отпуск и дата его окончания;
  • сколько дней (количество дней);
  • стаж;
  • визирование документа уполномоченным работником (делопроизводителем, специалистом отдела кадров и т. д.) с проставлением ФИО, даты и личной подписи.

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

  1. График.
  2. Уведомление
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика. Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector