Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Организация исходящих писем в организации

Работа с входящей корреспонденцией

Важно

В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

2.7.1.
Оперативное совещание с руководителями
структурных подразделений проводится
3 раза в неделю.

2.7.2.
Состав участников оперативного совещания
определяется Генеральным директором.
Оповещение лиц, приглашенных на совещание,
производит секретариат Генерального
директора.

2.7.3.
На совещаниях рассматриваются и
обсуждаются текущие вопросы деятельности
структурных подразделений, исполнительская
дисциплина, отчеты руководителей
подразделений о работе за прошедший
период, основные мероприятия подразделений,
служб на предстоящий период, а также
другие организационные вопросы
оперативного характера.

2.7.4.
Подготовка материалов для совещания
по вопросам исполнительской дисциплины
(сводки о прохождении документов)
производится секретариатом; по вопросам
планирования соответствующей отчетности,
кадровым и юридическим вопросам —
руководителями соответствующих
подразделений и т.д.

2.7.5.
Регистрация участников оперативного
совещания, ведение и оформление протокола
производится секретарем Генерального
директора.

2.20.1.
Законченные делопроизводством дела
постоянного хранения должны быть
правильно оформлены, подшиты, пронумерованы,
иметь лист с заверительной надписью и
необходимые обозначения на обложках.


дела постоянного и долговременного
хранения подшивать в твердую обложку;

— в
заголовки дел, содержащих распорядительные
документы (решения, приказы, протоколы),
вносятся их номера;


на обложках дел (в описи) с перепиской
и распорядительными документами
проставляется дата (число, месяц, год)
начала и окончания дела;

— в
конце дела на отдельном листе ставится
заверительная надпись о количестве
листов в деле.

2.20.2.
Надписи на обложках дел постоянного
хранения следует делать четким почерком.
Листы нумеруются простым карандашом в
правом верхнем углу.

2.20.3.
Документы временного хранения
обрабатываются упрощенно, допускается
оставлять их на скоросшивателях без
проведения систематизации и дополнительного
описания на обложках, листы не нумеруются,
заверительные надписи не ставятся.

Организация исходящих писем в организации

2.20.4.
Дела по личному составу оформляются
так же, как дела постоянного хранения.

2.23.1.
При увольнении или переводе на другую
работу лица, ответственного за ведение
делопроизводства (за документооборот),
по указанию Генерального директора
производится передача дел, служебных
документов вновь назначенному на эту
должность лицу.

2.23.2.
Прием-передача дел, документов и изданий
производится путем сверки их наличия
по номенклатуре дел и с журналами
(карточками) учета, о чем составляется
акт, который утверждается Генеральным
директором.

2.23.3.
В акте отражается количество дел
(документов, изданий) и соответствие их
записям в номенклатуре и в журналах
(карточках) учета, а также недостатки в
ведении делопроизводства и другие
данные о состоянии работы.

Возможные
письменные возражения и объяснения по
акту приобщаются к нему как отдельные
приложения.

2.23.4.
При полной ликвидации компании все
документы текущего делопроизводства
систематизируются в установленном
порядке в соответствующих делах, которые
передаются для последующего уничтожения,
кроме тех, которые в соответствии с
требованиями действующего законодательства
передаются для хранения в государственный
архив.

2.2.1.
Корреспонденция, адресованная в компанию,
независимо от способа доставки (почтой,
курьером, факсом) принимается
централизованно секретариатом,
регистрируется в журнале входящих
документов (приложение 1) и обрабатывается
в секретариате, затем передается в
структурные подразделения лицам,
ответственным за делопроизводство
(приложение 2). Копии поступившей
корреспонденции подшиваются в делах
секретариата.

2.2.2.
Секретариат проверяет правильность
доставки корреспонденции и наличие в
конвертах документов. Об отсутствии
документов и приложений к ним сообщается
отправителю. Ошибочно присланные
документы возвращаются отправителю с
приложением лицевой части конверта
(пакета), в котором он доставлен.

Организация исходящих писем в организации

2.2.3.
Конверты с корреспонденцией с пометкой
«Лично» в канцелярии не вскрываются
и передаются по назначению, в руки. Если
по своему содержанию корреспонденция
с пометкой «Лично» носит служебный
характер, то работник, которому она
предназначалась, обязан ее зарегистрировать
в секретариате.

Помимо
пакетов с пометкой «Лично» не
подлежат вскрытию в секретариате пакеты,
поступившие из-за рубежа, депутатская
почта. Они немедленно передаются
адресату.

2.2.4.
Конверты от поступившей корреспонденции
уничтожаются секретариатом. Указанные
на конвертах обратные адреса переносятся
на документы. Конверты сохраняются и
прилагаются к поступившим документам
только при необходимости подтвердить
время отправки и получение документа.

2.2.5.
На всех регистрируемых документах в
правом нижнем углу лицевой стороны
первого листа ставится регистрационный
штамп (или делается запись) единого
образца с указанием даты поступления
документа и очередного порядкового
номера документа.

Нумерация документов
(начиная с N 1) ведется в течение каждого
календарного года. Все номера документов
заносятся в журнал. По окончании
календарного года журнал закрывается
и сдается в архив секретариата.

2.2.6.
В структурных подразделениях входящий
номер (индекс) документа состоит из
индекса структурного подразделения и
порядкового регистрационного номера
документа.

2.2.7.
Все документы, подлежащие регистрации,
заносятся секретариатом в журнал по
установленной форме (приложение N 3) с
обязательным указанием сроков исполнения
и в тот раздел номенклатуры дел, которому
соответствует регистрируемый документ.

2.2.8.
Разделы располагаются в последовательности
разделов номенклатурных дел.

2.2.9.
В каждом разделе все документы должны
быть разделены на две группы: на
исполняемые и исполненные документы.

2.2.10.
Зарегистрированная корреспонденция с
первым экземпляром передается из
секретариата на рассмотрение Генеральному
директору (или лицу, его замещающему).

В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

Инфо

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Пример оформления исходящего документа-ответа Эмблема ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙАДКАЗНАСЦЮ «ПУБЛIЦЫСТ» (ТАА «Публiцыст») вул.Крапоткiна, 57, 220002, г.Мiнск тэл./факс (017) 268 66 17 Р.р.

3041223650078у ААТ «Белiнвестбанк» г.Мiнска, код 739 14.07.2006 № 1-18/57 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПУБЛИЦИСТ» (ООО «Публицист») ул.Кропоткина, 57, 220002, г.Минск тел./факс (017) 268 66 17 Р.с.

Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.п.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом.

Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Первичная обработка

От служб доставки конверты и пакеты с документами попадают в экспедиционную службу. Здесь прежде всего необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Бывает, что в организацию ошибочно поступают документы, адресованные другим фирмам. Такие конверты следует вернуть в службу доставки.

Предлагаем ознакомиться:  Руководитель организации не вправе применять дисциплинарное взыскание

После предварительной проверки письма вскрывают, за исключением тех, на которых стоит пометка «лично». Их следует передать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции.

Документы извлекают из конвертов и проверяют:

  • правильность адресации — отправитель мог по ошибке направить вам документ, предназначенный другой организации. Его необходимо возвратить отправителю, либо переслать адресату;
  • правильность оформления документа. Обязательны реквизиты, указывающие, кто автор письма и кому оно адресовано. Помните, что документы без подписи не имеют юридической силы и подлежат возврату исполнителю;
  • полноту состава: в приложении должны быть указаны все те документы, которые перечислены в сопроводительном письме.

Работа с входящей корреспонденцией

2.1.1.
В движении документов (документообороте)
различают потоки документов, поступающих
(входящих), отправляемых (исходящих) и
внутренних.

2.1.2.
В компании ведется журнальная и
компьютеризированная карточная система
регистрации и контроля за исполнением
документов.

2.1.3.
В подразделениях наряду с карточной
компьютеризированной системой допускается
применение журнальной формы регистрации
документов.

Первичная обработка

2.8. Приказ

2.8.1.
Приказ — правовой акт, издаваемый
Генеральным директором для решения
основных задач, стоящих перед компанией
(приложение 7).

2.8.2.
Приказы и распоряжения по компании
издаются только Генеральным директором.
В его отсутствие распорядительные
документы подписывает один из его
заместителей, на которого возложены
обязанности Генерального директора
его распоряжением (приказом).

2.8.3.
Приказы реализуют внутреннюю деятельность
структурных подразделений и должностных
лиц и издаются по вопросам структуры,
штатного расписания, персонала Службы,
утверждения инструкций, положений,
порядков, правил, других документов.
Приказы печатаются на бланках А4
установленного образца.

2.8.4.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий
на вопрос: о чем?

2.8.5.
Текст приказа, как правило, состоит из
двух взаимозависимых частей — констатирующей
и распорядительной. Если приказ издается
на основании распорядительного документа
(чаще всего резолюции генерального
директора, решения учредителей и т.п.

Констатирующая
часть может отсутствовать, если
предписываемые действия не нуждаются
в разъяснении.

Каждый
пункт приказа начинается с указания
исполнителя, конкретного действия и
срока исполнения. Исполнителями могут
быть структурные подразделения компании
или должностные лица. В последнем пункте
указывается лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа.

В
распорядительной части приказа следует
избегать неконкретных выражений типа:
«поднять», «повысить», «усилить»,
«улучшить», «принять меры»,
«активизировать» и т.п.

Подготовку
проектов приказов осуществляют
руководители структурных подразделений
с учетом требований настоящего Положения.

2.8.6.
Оформление распорядительных документов
(по поручению Генерального директора
или в инициативном порядке) осуществляют
самостоятельные подразделения в
соответствии с их функциями и регистрируют
в журнале учета приказов компании.

Издание,
учет и хранение распорядительных
документов осуществляет секретариат
с учетом требований настоящего Положения.

2.8.7.
Приказы по кадрам готовит отдел кадров
компании. Нумерация приказов по личному
составу ведется самостоятельно с грифом
«К» (кадры). Приказы по кадрам
хранятся в отделе кадров компании.
Ответственность за это возлагается на
начальника отдела кадров компании.

2.8.8.
Проект приказа (распоряжения) до
подписания подлежит обязательному
визированию руководителями структурных
подразделений компании, которых он
касается, заместителями Генерального
директора — кураторами этих структурных
подразделений, руководителем юридической
службы и зав.

2.8.9.
Приказы тиражируются и рассылаются
секретариатом в соответствии со списком
(рассылкой) доведения приказа,
подготовленным составителем проекта.
На обороте первого листа приказа
указывается фамилия и отдел исполнителя.

2.1. Общие правила организации и учета документооборота

Учет исходящих документов в 2016 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2016 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Помощь: правила регистрации исходящих документов

Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений — исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel.

Согласование заключается в том, что ответственное лицо знакомится с текстом проекта, вносит в него необходимые корректировки и заверяет свое согласие с содержанием подписью в графе «Согласовано». Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов.

После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ.

Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Отметка об этом делается в журнале регистрации исходящих документов в графе «Примечание».

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Важно

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе. 1.

В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер? 2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ?

Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

2.10.1.
Инструкция — правовой акт, издаваемый
в компании в целях установления правил
регулирования организационных процессов,
правил техники безопасности, должностных
требований и иных направлений деятельности
компании (ее подразделений), должностных
лиц. Инструкция вводится в действие
приказом по Компании.

2.10.2.
Заголовок инструкции раскрывает ее
содержание, например Инструкция по
технике безопасности, Должностная
инструкция секретаря Генерального
директора.

Предлагаем ознакомиться:  Как правильно оплачивать налоги ип

2.10.3.
Инструкция должна начинаться разделом
«Общие положения», где указываются
цели, причины и основания для разработки
и издания документа, сведения общего
характера.

В
остальных разделах излагаются правила,
регулирующие специальные стороны
деятельности организации, подразделения
или отдельных должностных лиц.

2.10.4.
Инструкция подписывается начальником
структурного подразделения, заместителем
генерального директора — куратором и
утверждается приказом по Компании.

Организация исходящих писем в организации

2.10.5.
Должностные инструкции на сотрудников
утверждаются Генеральным директором
по представлению начальника структурного
подразделения.

2.11.1.
Положение — нормативный акт, определяющий
порядок образования, права, обязанности
и организацию работы в компании или в
структурных подразделениях.

2.11.2.
Положение должно состоять из нескольких
разделов: к примеру, «Общие положения»,
«Управление должностными лицами»,
«Основные задачи», «Функции»,
«Взаимоотношения с другими
подразделениями», «Права и обязанности
руководителя структурного подразделения»,
«Ответственность руководителя
структурного подразделения», «Порядок
внесения изменений и дополнений» и
т.п.

2.11.3.
Положение об управлении и самостоятельных
отделах утверждаются Генеральным
директором. Положения о структурных
подразделениях — их руководителями.

Положения
по работе с документами утверждаются
Генеральным директором компании.

2.19.1.
Законченные делопроизводством документы
формируются в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.


помещать в дело только исполненные
документы;


проверять правильность оформления
каждого документа (наличие отметки об
исполнении документа и направлении его
в дело, заверительной надписи на копии,
других реквизитов); правильность
отнесения документов в то или иное дело
в соответствии с номенклатурой дел;


систематизировать документы внутри
дел в последовательности решения вопроса
по хронологии. При этом документ-ответ
должен располагаться после документа
— письма-запроса;

Исходящие документы в организации


годовые планы, отчеты должны откладываться
в материалах того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо
от времени их составления и даты
поступления;


включать в дела только по одному
экземпляру каждого документа со всеми
приложениями, удалив при этом черновики,
скрепки, булавки.

Приложения
большого объема можно формировать в
отдельный том (папку) этого же года.

2.19.3.
Неисполненные, неправильно оформленные
и подлежащие возврату документы подшивать
в дела запрещается.

2.19.4.
Объем каждого дела не должен превышать
200-250 листов (30-40 мм толщины). При наличии
большего количества листов заводится
новый том (папка).

2.19.5.
Изъятие документов из дела допускается
в необходимых случаях, причем на место
изъятого документа должен быть вложен
листок-заменитель, в котором указывается,
какой документ, когда и кем изъят, — под
роспись. Документ должен быть в
обязательном порядке возвращен
исполнителем и подшит в дело.

Приказ
N____

О
введении в действие
Положения
о документообороте

_______________________________________________________

(наименование
организации)

г.
____________ «___» ____________ 200___г.

С
целью упорядочения документооборота
и организации делопроизводства

и
строгого учета всей документации в
группе компаний

1.
Ввести в действие настоящее
Положение
о документообороте.


принять к неукоснительному выполнению
правила настоящего

Положения;


провести работу по ознакомлению
работников своих подразделений с

правилами

Положения
по работе с документами;


выделить ответственное лицо за
ведение делопроизводства в

структурных
подразделениях;


возложить ответственность за
организацию и состояние

делопроизводства
в структурном подразделении на его
руководителей.

3.
Возложить на секретариат
организационно-методическое руководство

и
контроль за организацией и состоянием
делопроизводства в компании и его

дальнейшим
совершенствованием.

4.
Секретариату сделать _________ (количество)
копий
Положения
для

руководителей
структурных подразделений.

5.
Отделу хозяйственно-технического
обслуживания заказать в возможно

короткие
сроки необходимое количество
экземпляров
Положения
для

использования
в работе.

6.
Контроль за исполнением настоящего
приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Генеральный
директор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

к

приказу
N___

от
«___» _______ 200__г.

Положение

о
документообороте

__________________
(наименование организации)

1.1.
Настоящее Положение устанавливает
единый и обязательный для всех работников
порядок ведения и организации
документооборота.

1.2.
Положение разработано в соответствии
с задачами, стоящими перед Компанией,
с учетом Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД), законодательством
Российской Федерации по архивному делу
— ГОСТ Р 6.

1.3.
Правила, предусмотренные настоящим
Положением, обязательны для всех
работников группы Компаний.

1.4.
Ответственность за организацию и
состояние делопроизводства возлагается
на руководителей структурных подразделений.

1.5.
Непосредственное ведение и контроль
исполнения делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на лиц,
которым специально поручена эта работа
(секретари) руководителем подразделения.

1.6.
Организационно-методическое руководство,
непосредственное ведение и контроль
за организацией и состоянием
делопроизводства в компании и его
дальнейшее совершенствование осуществляет
секретариат компании.

В
этих целях секретариат инструктирует
работников, ответственных за
делопроизводство в структурных
подразделениях компании, периодически
проводит проверки состояния делопроизводства
в подразделениях.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2016 году

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

  • индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф — факсом, э – по электронной почте);
  • дата регистрации;
  • дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
  • наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
  • краткое содержание документа, отражающее его суть;
  • отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
  • сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
  • примечание.

2.12. Протокол

2.12.1.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, оперативных совещаниях
и заседаниях.

2.12.2.
Протокол состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня.

В
протоколах указываются инициалы и
фамилия выступающего, основное содержание
сообщения в форме прямой речи. При
наличии выступления делается сноска
«Текст сообщения прилагается».
Протокол, содержащий различные вопросы,
делится на пункты, которые нумеруются
и начинаются с абзаца.

2.12.3.
По поручениям, занесенным в протокол,
должны быть указаны конкретные исполнители
и сроки исполнения.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

2.12.4.
Протокол подписывается председателем
и секретарем данного собрания (заседания).

Помощь: правила регистрации исходящих документов

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Внимание

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

Сейчас все большее признание приобретают автоматизированные системы делопроизводства. Если 20 лет назад учебники советовали заводить на каждый поступивший документ несколько регистрационных карточек, то появление систем автоматизированного делопроизводства позволяет избавиться от лишней бумаги и многократной регистрации одного и того же документа в различных подразделениях одной организации.

При этом регистрировать документы могут сразу несколько сотрудников — система автоматически присваивает документу уникальный регистрационный номер, который оператору достаточно записать на самом документе.

В случае, когда в организации существует локальная компьютерная сеть, использование специальных программ позволяет отследить наличие документа на любой стадии его прохождения в организации, ведь его «сопровождает» по всем подразделениям регистрационная электронная карточка.

Автоматизация способствует сокращению ошибок при работе с документами за счет уменьшения влияния так называемого «человеческого фактора» на процесс их оформления и учета. Автоматизированные системы позволяют:

  • быстро найти информацию о документе по запросу его автора или получателя;
  • автоматически сформировать реестры передачи документов;
  • вести картотеку корреспондентов организации.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14.

Исходящие документы оформляются на бланке организации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.12 и подписываются теми лицами, должность которых указана на бланке. Если письмо подписывает лицо, временно исполняющее обязанности, реквизит «Подпись» должен содержать точное наименование его должности, например «Исполняющий обязанности руководителя», и фамилию лица, поставившего подпись на документе.

Предлагаем ознакомиться:  Документ о том что я не претендую на имущество

Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов — узнайте детали в статье.

Оформление исходящих документов подразумевает присвоение исходящего номера. Номер исходящего документа зависит от того, является ли оно ответом на присланный ранее запрос, или же написано в инициативном порядке.

В первом случае исходящим номером будет являться входящий номер, полученный при первичной регистрации, во втором – самостоятельный номер, присваиваемый в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел организации.

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников

2.15. Телефонограмма

2.15.1.
В телефонограмме должно быть не более
50 слов. Готовится она на бланке компании,
визируется, подписывается, регистрируется
в секретариате, затем диктуется адресату.
При этом обязательно передающим
сообщаются фамилия и служебный телефон,
день и час, записываются на бланке
телефонограммы фамилия и телефон лица,
принявшего телефонограмму, записанный
текст сдается на хранение в секретариат.

2.15.2.
При приеме телефонограммы текст аккуратно
записывается, уточняется исходящий
номер, фамилия подписавшего, фамилия и
телефон лица, передавшего телефонограмму,
зачитывается текст, сообщаются свои
фамилия и телефон, отпечатывается текст
с указанием времени приема телефонограммы,
регистрируется как входящий документ
и передается на доклад руководству.

2.16. Телефакс

2.16.1.
Прием и передача телефаксов производится
в секретариате, а также сотрудниками
отделов и служб, где установлены аппараты
факсимильной связи.

Документы,
передаваемые и принимаемые по телефаксу,
доводятся до сведения Генерального
директора и с поручением — до исполнителей
поручений. Исходящие и входящие факсы
подлежат хранению в делах подразделений,
которым были даны соответствующие
поручения, а также в случае необходимости
в секретариате.

2.17. Докладная (служебная) записка

2.17.1.
Докладная (служебная) записка — документ,
адресованный Генеральному директору
(или руководителю (исполнителю)
структурного подразделения), содержащий
обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями
составителя.

2.17.2.
Внутренние докладные записки подписываются
автором и не регистрируются.

2.17.3.
Записка должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий ее содержание, и по
возможности состоять из двух частей. В
первой части могут излагаться факты,
послужившие поводом к написанию записки.

Во второй части приводятся выводы и
предложения о конкретных действиях,
которые необходимо предпринять
вышестоящему органу или должностному
лицу в связи с изложенными фактами. Если
в выводах суммируются изложенные факты,
то их допускается излагать в первой
части докладной записки.

Записки
не считаются перепиской в компании.

2.22. Проверка наличия документов

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

2.22.1.
Проверку состояния и выполнения
требований настоящего Положения
осуществляет ежегодно зав. секретариатом
совместно с назначенной Генеральным
директором комиссией.

2.22.2.
Проверка производится путем сверки
учетных данных с фактическим наличием
дел, документов и изданий. В состав
комиссии включаются лица, хорошо знающие
делопроизводство и имеющие отношение
к документам.

2.22.3.
Проверка проводится в присутствии
руководителя подразделения и лиц,
ответственных за ведение делопроизводства.

2.22.4.
О результатах проверки составляется
акт или справка (если недостатки
незначительны).


кем и когда проводилась проверка;

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка


количество поступивших и отправленных
документов (по годам);


количество проверенных документов;


количество и номера документов, дел и
изданий, не предъявленных при проверке,
и за кем они числятся;


выполнение требований настоящего
Положения;


нарушения в организации и ведении
делопроизводства;


контроль за выполнением постановлений,
распоряжений и поручений;


рекомендации по улучшению ведения
делопроизводства;


сроки устранения недостатков и выполнения
предложений.

Глава III. Правовые основы управления холдингом § 1. Договорные основы управления холдингом

Одно
из ограничений при создании холдинга
состоит в особом механизме совершения
сделок, в которых имеется заинтересованность

Основными
проблемами при создании и деятельности
холдинговой компании являются ограничения,
накладываемые на хозяйствующих субъектов
антимонопольным законодательством.
Сама по себе интеграция компаний с целью
увеличения прибыли, выход на новые рынки
и т.п.

уже являются предметом пристального
внимания антимонопольных органов.
Поэтому, чтобы правильно сформировать
холдинговую структуру, все возможные
варианты нарушения антимонопольного
законодательства нужно знать заранее
и соответственно планировать деятельность
по созданию холдинга

При
создании холдинга следует обратить
внимание на выполнение требования о
получении предварительного согласия
и последующего уведомления антимонопольного
органа, так как государственная
регистрация коммерческих организаций
и их объединений, созданных или
реорганизованных без такого согласия,
может быть признана в судебном порядке
недействительной по иску антимонопольного
органа (территориального органа в
пределах его компетенции)

Кроме
получения предварительного согласия
на совершение сделки, антимонопольный
орган подлежит уведомлению по заявлению
юридического или физического лица в
45-дневный срок после совершения
вышеуказанных сделок, если суммарная
балансовая стоимость активов приобретающих
и приобретаемых лиц превышает 100 тыс.

Нередко
наложение антимонопольным органом
соответствующих санкций ставит под
угрозу само существование холдинговой
компании. Так, решение антимонопольного
органа о принудительном разделении
(выделении) коммерческих организаций
или некоммерческих организаций,
занимающихся предпринимательской
деятельностью, подлежит исполнению
собственником или органом, уполномоченным
им, с учетом требований, предусмотренных
в указанном решении, и в определенный
в нем срок, который не может быть менее
шести месяцев

Управленческие
отношения между холдинговой компанией
и дочерними хозяйственными обществами
холдинга характеризуются тем, что
участники холдинга принадлежат к
различным объектам управления, и на
отношения между руководителями и
подчиненными наслаиваются соответствующие
властные и коммуникационные отношения
через юридическо-уставную структуру.

Поэтому при управлении холдинговым
объединением следует различать управление
дочерними хозяйственными обществами
холдинга в зависимости от их
организационно-правовой формы, а также
управление холдингом с учетом его
правовой формы

Первичные
и, конечно, неделегируемые подчиненным
хозяйственным обществам функции
управления холдингом содержат задачи,
которые соответствуют задачам головной
компании по руководству «долевым
участием»

Холдинговая
компания как «сопровождающая»
управленческая инстанция может активно
поддерживать свои дочерние хозяйственные
общества в их хозяйственном развитии.
Однако холдинговая компания не
ограничивает автономию дочерних обществ
в принятии решений в их повседневной
хозяйственной деятельности.

Непосредственное
управленческое влияние головного
общества на оперативную хозяйственную
деятельность дочернего хозяйственного
общества целесообразно только в некоторых
ситуациях, ограниченных во времени и с
привлечением оперативного менеджмента

Функции
холдинга и централизация услуг должны
следовать специфичным для холдинга
принципам

Практике
известны две принципиально разные формы
организационно-должностной интеграции,
оказывающие разное влияние на интеграцию
холдинга и на автономию оперативных
единиц. Наряду с классической интеграцией
посредством включения членов правления
холдинговой компании, обычно в качестве
председателя наблюдательного совета
дочернего общества («система
мультидиректората»), имеет место
вертикальная интеграция должностей
руководящего персонала органов управления
делами оперативной сферы и руководящего
персонала холдинговой компанией
(«система мультипозиций»)

Холдингом
могут создаваться временные структуры
управления. Под ними понимаются
ограниченные по объему и времени
выполнения работ проектные группы,
которые действуют вне управленческих
отношений между головным и дочерними
хозяйственными обществами

Следует
уделить внимание моделям управления
хозяйственными обществами с опекой

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector