Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Оптимальная структура организации претензионной работы - Народный СоветникЪ

Организация претензионной работы.

Автоматизация претензионно-исковой работы

Прежде чем переходить к разговору о структуре и организации претензионной работы предприятия, представляется правильным дать определение такой деятельности и обозначить лиц, ответственных за ее ведение.

Претензионная и исковая работа — это совокупность мер, направленных на выдвижение организацией контрагентам законных требований, возникших в результате неисполнения (ненадлежащего выполнения) теми их обязательств.

В рамках такой работы производятся:

  • оценка рисков и убытков, возникших вследствие неисполнения обязательств партнерами;
  • сбор документации и доказательств неисполнения обязательств;
  • выяснение причин неисполнения обязательств;
  • составление документальной претензии и предъявление законных требований контрагенту;
  • анализ результатов предъявления претензии и оценка целесообразности судебной защиты интересов;
  • сбор документации для подачи иска в суд;
  • подача искового заявления;
  • представительство организации в суде и в ходе исполнительного производства.

Такой вид деятельности требует от сотрудника некоторых навыков в области организации хозяйственной работы предприятия, и, главное, познаний в области права и экономики. По этой причине в большинстве организаций среднего бизнеса для ее ведения выделена штатная должность юриста или специалиста по претензионной работе либо сформированы целые юридические отделы, крупное же предприятие без них и представить трудно.

В зависимости от масштабов претензионной деятельности могут создаваться соответствующие отделы или штатные должности в каждом представительстве и филиале за пределами основной организации, например в сервисных центрах.

Особенно это актуально для предприятий, продающих товары с длительным сроком гарантийного обслуживания. Такие организации могут открывать несколько обособленных подразделений для предоставления гарантийного сервиса своим клиентам.

Доверять претензионную работу сотрудникам, не имеющим специального образования и достаточных навыков, представляется неправильным, так как это несет риск увеличения убытков и нанесения серьезного вреда репутации компании.

Автоматизация любого вида хозяйственной деятельности — неизбежное веяние времени, которое коснулось и работы юристов. Речь идет не только о поисковых системах и базах нормативных актов, но и о программах, предназначенных для оптимизации и систематизации работы всего персонала предприятия, включая специалистов по претензионной работе.

Организация претензионной работы.

При этом стоит сразу отметить, что одним из условий успешной автоматизации претензионной работы является прием на работу квалифицированного ИТ-специалиста, т. к. в противном случае любая деятельность только усложняется.

Цели автоматизированной организации претензионной работы будут приблизительно теми же, что и в других сферах деятельности:

  • ускорение работы;
  • сокращение количества возможных ошибок;
  • упрощение взаимодействия сотрудников и подразделений между собой;
  • прозрачность ведения претензионной работы;
  • обеспечение систематизации и надлежащего хранения информации и документов;
  • облегчение доступа к материалам по результатам претензионной работы;
  • оптимизация работы по оценке рисков претензионной деятельности.

Автоматизация осуществляется путем внедрения в работу предприятия:

  • программного обеспечения (например, систем CRM, ERP, 1C);
  • электронных журналов учета хранения и выдачи документов;
  • электронных журналов учета претензий и т. д.

Эти ресурсы позволяют хранить всю информацию, касающуюся спорного договора, и при необходимости обеспечивают доступ к ней ограниченного круга лиц, защищая от нежелательных пользователей. Благодаря автоматизации повышается скорость взаимодействия в процессе претензионной работы, в том числе между работниками разных отделов и руководством, что заметно ускоряет принятие итоговых решений по претензиям контрагентов или по поводу выдвижения собственных требований организации.

Кроме того, появляется возможность в кратчайшие сроки установить лиц, ответственных за неточное или недостаточное внесение информации в журналы учета. Несомненным плюсом можно назвать и то, что появляется возможность хранения информации для использования ее в дальнейшем без привлечения для этого дополнительных работников и выделения специальных помещений.

Предлагаем ознакомиться:  Образец претензии по договору поставки

Внедрение любой инновации должно быть эффективным и отвечать интересам организации, приносить пользу и упрощать работу, не создавая новых сложностей. Именно поэтому при выборе программных средств автоматизации необходимо учитывать следующие показатели программ:

  1. Самодостаточность. Они не должны дублировать уже имеющиеся, требовать дополнительных временных и кадровых ресурсов.
  2. Эффективность. Они должны содержать информацию, которую можно использовать в работе, экономя при этом время сотрудников.
  3. Возможность удаленной работы. Претензионная работа может быть связана с работой вне головного офиса. Кроме того, работникам обособленных подразделений может требоваться информация о договорах головного предприятия или других филиалов. Именно потому возможность удаленной работы — это один из обязательных критериев при оценке полезности программы.
  4. Простота в обращении. Сложные интерфейсы, высокие требования к техническому обеспечению не лучшие показатели для рабочей программы. Юрист должен иметь возможность обучиться работе с новым инструментом в кратчайший срок, при этом не должно возникать необходимости в модернизации оборудования.
  5. Безопасность. Так как системы такого рода могут содержать важные сведения о работе предприятия, крайне важно ограничивать доступ к ним только определенным кругом лиц посредством предоставления каждому личного пароля. Это позволит отследить действия каждого сотрудника в ходе работы. Также крайне важна защита от взлома системы извне.
  6. Совместимость с другими. Чем проще перенести в новую программу сведения из уже имеющихся, тем лучше.

Однако даже при значительной степени автоматизации говорить об эффективной организации претензионно-исковой работы невозможно без участия высококвалифицированных профессионалов. Наличие в организации юристов и регламентирования такой работы соответствующими локальными нормативными актами в любом случае играет важную роль.

4. Прослеживание претензии

Претензия
прослеживается с помощью следующих
критериев.

Предпринятое действие

Дата

ФИО

Примечания

Подтверждение претензии предъявляющему претензию

Оценка претензии

Расследование претензии

Решение по претензии

Информирование предъявляющего претензию

Исправление

Верификация исправления

Претензионная работа юриста — в чем она заключается (цели, задачи)

Основная цель работника юридического отдела — защита законных прав и интересов организации, для чего он решает целый ряд поставленных перед ним задач, среди которых:

  • снижение рисков и убытков, вызванных неисполнением обязательств контрагентом;
  • восстановление нарушенных имущественных и неимущественных прав и законных интересов организации-работодателя в максимально короткие сроки;
  • защита имени и деловой репутации организации;
  • разрешение хозяйственных споров на стадии досудебного урегулирования;
  • оптимизация договорной работы предприятия с целью снижения риска неисполнения обязательств контрагентами;
  • снижение риска неисполнения обязательств организацией-работодателем и минимизация неблагоприятных последствий таких нарушений;
  • повышение эффективности взаимодействия работников всех отделов организации, в том числе в ходе выяснения обстоятельств спорного дела и сбора доказательств нарушения контрагентом обязательств;
  • отслеживание законодательных изменений и своевременное реагирование на них в целях предупреждения предписаний со стороны контролирующих органов, претензий со стороны контрагентов и т. д.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия перед юристом могут быть поставлены и другие задачи и цели.

Обязанности юриста по претензионной работе определяются заключенным с ним трудовым договором и подписанной должностной инструкцией. Содержание этих документов во многом зависит от рода деятельности организации-работодателя, однако можно выделить элементы, актуальные для всех компаний.

Предлагаем ознакомиться:  Иное толкование норм материального права не является основанием к отмене решения суда

Так, должностные обязанности юриста по претензионной работе в большинстве случаев включают в себя:

  • подготовку необходимой документации на всех этапах урегулирования спора (претензий, исковых заявлений, ходатайств, жалоб и т. д.);
  • проверку документации, представленной контрагентом по спорным обязательствам;
  • анализ договоров, вызвавших спор;
  • реагирование на претензии, поступившие от контрагентов;
  • анализ и оценку законности и обоснованности претензионных требований контрагентов;
  • подготовку возражений на иски контрагентов;
  • взаимодействие с работниками других отделов по вопросам урегулирования споров;
  • представительство интересов работодателя во всех органах исполнительной и судебной власти;
  • консультирование руководства по правовым вопросам, в том числе в части урегулирования спорных отношений;
  • выдвижение практических рекомендаций по совершенствованию договорной работы на предприятии;
  • отслеживание, изучение и анализ изменений, вносимых в российское законодательство.

Заключение

В заключении мне
бы хотелось подвести итоги.

Претензионная
работа является предпочтительным
вариантом решения споров и разногласий.
Претензионный порядок разбора ситуации
способствует соблюдению договорных
обязательств контрагентами в рамках
действующих законодательных норм.

Претензионная
работа имеет свой алгоритм исполнения
и без помощи квалифицированного юриста
при составлении претензии не обойтись.

Соблюдение порядка
претензионной работы — крайне важная
часть всей переписки, поскольку в случае,
если дело дойдет до суда, то первое, на
что будет обращено его внимание — это
доказательства относительно выполненного
претензионного порядка.

К претензионной
работе относится: подготовка, получение
и составление документов, необходимых
для предъявления и рассмотрения
претензий; предъявление и рассмотрение
претензий; осуществление регистрации,
учета, хранения и отправки претензионных
материалов;

В практике
претензионной работы зачастую
рассматриваются претензии, следующие:

  • из нарушения
    договоров поставки продукции (товаров),
    сырья и материалов, оборудования и
    машин, в том числе в случае недостачи,
    за поставки продукции более низкого
    сорта, бракованной, некомплектного
    оборудования;

  • по договору
    перевозки железной дорогой, морским,
    речным, воздушным и автомобильным
    транспортом;

  • с невыполнение
    подрядных работ по капитальному
    строительству, проектных и конструкторских;

  • по предоставлению
    предприятием различных услуг.

Суть претензионного
порядка урегулирования разногласий
заключается в том, что ответчику заранее
(то есть до его обращения в арбитражный
суд за защитой нарушенных прав)
предъявляются требования, касающиеся
наличия у организации каких-либо
претензий к нему.

виновная
сторона может продолжить незаконно
пользоваться денежными средствами или
имуществом кредитора, а потерпевшая не
в состоянии быстро восстановить свои
права и получить компенсацию на протяжении
всего времени претензионной
переписки.

Предлагаем ознакомиться:  Договор найма на работу без трудовой книжки

Однако сам по себе процесс
претензионной работы имеет своей главной
целью выявить и устранить предпосылки,
ставшие поводом для нарушения договорных
обязательств, и направлен на
совершенствование работы по заключению
и исполнению договоров в целом.

Исковая работа в организации, оформление исковых заявлений

Стоит сразу сказать, что по большей части исковая деятельность юристов организации урегулирована АПК, ГК и ГПК РФ. Как и претензионную работу, исковую можно разделить на 2 категории:

  • работу, проводимую по инициативе самой организации;
  • деятельность по защите интересов от исковых требований контрагентов.

По истечении 30-дневного срока досудебного урегулирования специалист по претензионной работе должен быть готов:

  1. Оценить перспективы искового производства, его целесообразность и возможные риски.
  2. Согласовать с руководством организации обращение в суд.
  3. Собрать все материалы, необходимые для доказывания в суде:
    • копии договоров,
    • подтверждения попыток досудебного урегулирования,
    • доказательства фактов нарушения обязательств контрагентом.
  4. Составить исковое заявление и направить его в суд.
  5. Представительствовать в суде, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Единого образца искового заявления закон не содержит, но ст. 131 ГПК РФ и ст. 125 АПК подробно перечисляют его обязательные элементы. Каждая организация вправе разработать собственный образец искового заявления, но при этом обязательно нужно учитывать требования этой статьи.

Так, в иске следует указывать:

  • наименование суда, в который он подается;
  • наименование и юридический адрес организации-истца, данные представителя (если интересы представляет сам юрист, то его личные данные и адрес), причем желательно указывать максимум контактной информации (номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя и ответчика);
  • наименование и юридический адрес ответчика;
  • суть нарушения охраняемых законом прав и интересов истца;
  • доказательства нарушения законных прав и интересов истца;
  • основания, на которых истец выставляет свои требования;
  • непосредственно требования истца;
  • расчет сумм, подлежащих взысканию (цены иска);
  • сведения о попытке досудебного урегулирования (регистрационные данные, дата подачи претензии);
  • перечень прилагаемых документов.

Исковое заявление подписывается руководителем или иным лицом, уполномоченным на это. Для облегчения исковой работы можно указать такое лицо в соответствующем регламенте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector