Как правильно изменить должность в трудовой книжке

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Обязательные требования

Открывается книжка для каждого нового сотрудника, который работает в организации уже больше 5 дней. Сюда включаются и те, кто принят по временному трудовому договору, и те, кто трудится только в определённые сезоны, и внештатники – в том случае, если на них распространяется социальное страхование.

Если документ теряется, работодатель обязан оформить дубликат.

Записи, заносимые в книжку либо дубликат, нельзя сокращать. Каждая запись имеет собственный номер (номера идут по порядку, начиная с первого).

Для дат используют арабские цифры.

Дата, если это число или номер месяца, должна включать две цифры. Например, шестое мая будет записано так: 06.05, а четырнадцатое февраля – 14.02. Год прописывается всеми четырьмя цифрами: 1987, 2002.

Когда человек приносит свою трудовую книжку в новую организацию, устраиваясь на работу, работодатель тщательно проверяет документ: его истинность, точность совпадения информации, имеющейся на первой странице, с информацией, указанной в паспорте.

Титульный лист «украшает» печать той фирмы, где человек трудился впервые в жизни. Если печать отсутствует, трудовая книжка как документтеряет свою силу.

Бывает, что новый работодатель обнаруживает, что принесённая работником трудовая книжка была заполнена с нарушениями. В этом случае он открывает новый документ. То же касается и отсутствия книжки вообще. Об этом же говорит пункт 1.2 инструкции №69.

Если человек получает взыскание во время своей трудовой деятельности, в книжке это не отражается.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации N 69 утверждена ИНСТРУКЦИЯ по заполнению трудовых книжек.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

  • Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
  • Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
  • Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Разделы

Разделов не так много.

Они пишутся на титульнике и включают следующее:

  • фамилию, имя и отчество работника;
  • дату рождения;
  • образование;
  • полученную специальность.

Работодатель переписывает информацию из паспорта работника и диплома либо другого документа, подтверждающего наличие образования. Ни одно слово сокращать нельзя. ФИО прописывается полностью, например: Градов Валентин Яковлевич.

Когда титульный лист оформлен, работнику необходимо убедиться в правильности занесённых сведений и поставить свою подпись. Следом расписывается сотрудник кадровой службы. Здесь же он ставит гербовую печать фирмы.

Сведения о работе

В данный раздел вносятся данные о трудовой деятельности человека:

  • дата приёма на работу;
  • занимаемая должность;
  • название предприятия/компании(если же оно меняется, действовать нужно согласно п. 3.2 общей инструкции);
  • дата перевода с фирмы в фирму или с одного подразделения в другое, если таковой был осуществлён;
  • дата увольнения;
  • причина увольнения.

Образец:

  1. Открытое акционерное общество «СтальМастер» (ОАО «СтальМастер»).

    01.07.2012. Принята на должность заведующего складом.

    Приказ от 01.07.2012. № 313-к.

  2. 18.01.2014. Уволена по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Приказ от 18.01.2014 № 400-к.

    Начальник отдела кадров З.И. Махмутов.

Здесь указываются данные о том, чем был награждён либо поощрён работник: наименование награды, дата, название, номер и дата документа, подтверждающего получение награды.

Администрация городского округа город Агидель.

14.05.1998. Награждён Почётной грамотой главы администрации городского округа город Агидель за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Приказ от 12.05.1998 № 12-к.

Если работник получил ценный подарок или премию в виде денег, эти данные заносить в данный раздел не нужно.

На разделы отводится определённое количество страниц. Если страницы в разделе оказываются заполненными, тогда сотрудник кадровой службы заводит вкладыш, который хранится в трудовой книжке.

Основания для перевода работника на другую должность

Как правильно указать место работы в трудовой книжке

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

  • оформленные на постоянную работу;
  • принятые в штат по временному трудовому договору;
  • сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
  • внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
  • на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

  1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
  2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
  3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

    Инструкция по заполнению трудовой книжки: что и как нужно делать (фото: mohsinjamil - Fotolia.com).

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.


Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

  • графа №1 – номер записи по порядку;
  • графа №2 – дата исправления;
  • графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
  • графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

  1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
  2. Новая вписывается над ней.
  3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
  4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

  • наличие сокращений;
  • ошибки в написании ФИО;
  • неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
  • не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
  • пропущена дата оформления книжки;
  • отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
  • не проставлена печать на титульном листе;
  • данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
  • запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
  • не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.
Предлагаем ознакомиться:  Как составить исковое заявление в суд

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Бывает, что появляется необходимость завести новую трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

  • когда прежняя перестаёт быть годной к использованию, например, после пожара, произошедшего в организации, или наводнения;
  • когда она теряется;
  • когда в неё неверно внесли запись, а работник настаивает на открытии новой, потому что не хочет иметь исправления в книжке.

Как правильно изменить должность в трудовой книжке

Работник должен твёрдо запомнить: после утраты трудовой книжки он должен уведомить об этом кадровую службу по последнему месту своей работы.

После поступившего обращения сотрудник кадрового отделане позднее чем через 15 суток открывает для работника дубликат.

Эти нюансы обговорены в Правилах ведения и хранениях трудовых книжек, были которые утверждены Правительством Российской Федерации в 2003 году, 16 апреля, за номером 225.

Приступая к заполнению дубликата, сотрудник отдела кадров должен взять новый чистый бланк трудовой книжки. Он открывает его и видит титульный лист. Здесь в верхнем углу справа вручную вписывается слово «Дубликат».

После этого следует заполнить титульную страницу, ориентируясь на документы, которые представил работник, а внизу поставить подписи: их ставят кадровик и работник, чей дубликат заполняется.

Раздел «Сведения о работе» должен включать информацию о стаже трудовой деятельности человека – непрерывном и общем. Имеется в виду стаж, который успел выработаться у работника до того момента, когда он оказался в штате новой организации.

Не нужно писать, как назывались прежние компании, какую должность занимал человек, сколько времени проработал. Указать следует лишь общее число лет, число месяцев и число дней стажа – цифрами и прописью.

Общий стаж работы до поступления в Открытое акционерное общество «Телефонные сети» 10 лет, 3 месяца, 17 дней (десять лет, три месяца, семнадцать дней).

А вот дальше стаж расписывается уже более подробно, затрагивая каждую организацию отдельно. Графа № 2 должна содержать дату, когда человек устроился на работу. Также во второй графе могут иметься записи о том, на какие места работы и должности был переведён человек, когда был уволен.

Графа № 3 – название компании, подразделения, должность. Здесь же прописывается, по какой причине сотрудника уволили. Все эти данные берутся из документов, принесённых работником.

02.03.2000. Общество с ограниченной ответственностью «Звонок плюс».

Принят на должность старшего администратора отдела городских сетей.

Как правильно изменить должность в трудовой книжке

16.04.2002. Переведён на должность главного специалиста отдела междугородней связи.

02.04.2003. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В четвёртой графе указывается название документа, который стал основанием для внесения записи, его номер и дата. Например: справка от 27.03.2003.

У сотрудника кадрового отдела должна быть специальная книга, куда он вносит информацию о зарегистрированных трудовых книжках и вкладышах.

Сведения о дубликате тоже следует внести в эту книгу, не забыв приписать «Дубликат». Затем работник вправе получить дубликат на руки, дав кадровику расписку, что документ ему передан.

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

  • Удостоверение личности (паспорт).
  • Свидетельство об образовании или диплом.
  • Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
  • Военный билет (для военнообязанных граждан).
  • Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

  1. Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
  2. Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.
  • Под заголовком – наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (без добавления 0 для номеров записей с 1 по 9).
  • В графе 2 указывается дата приема на работу – это дата первого дня работы, а не внесения записи о работе в трудовую книжку. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков смущает несоответствие даты первичного оформления на титульном листе трудовой книжки (проставляется не позднее недельного срока со дня приема на работу) и в содержательной части, где необходимо указать дату начала работы, чтобы в дальнейшем использовать ее, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа. Вполне естественно, что эти даты иногда не совпадают: дата на титульном листе может быть более поздней по сравнению с датой в содержательной части.
  • В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
  • Работник Работодатель Кто уполномочен заключать трудовой договор с работником Кто уполномочен издавать приказы о приеме на работу Примечание
    Работник организации, кроме ее руководителя Организация (в лице ее руководителя) Представитель работодателя – руководитель организации (или уполномоченное им лицо) Руководитель организации (или уполномоченное им лицо) Руководитель организации как единоличный исполнительный орган правомочен издавать приказы
    Работник – руководитель организации Организация (общее собрание акционеров или участников общества) Лицо, уполномоченное общим собранием акционеров (или участников) общества Акционеры (или участники общества) не правомочны издавать приказы

    Порядок учета трудовых книжек

    Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение).

    Как правильно изменить должность в трудовой книжке

    Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

    Зачем оформлять трудовую книжку

    Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

    • Прием на конкретную должность.
    • Перевод в другой отдел.
    • Повышение или понижение.
    • Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
    • Награды и поощрения.
    • Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
    • Увольнение.

    Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

    Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

    Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

    Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

    Особенности хранения

    Все книжки – заполненные и чистые, а также вкладыши к ним хранятся только в сейфе. Заменителем сейфа может быть отдельное помещение, если таковое имеется в организации и если оно гарантирует сохранность документов.

    Ответственность за книжки ложится на плечи сотрудника, который по приказу, подписанному руководителем, выбран в качестве ответственного. Если хранит книжки один, а ведёт их другой, тогда второй должен получить чистые бланки документов от первого, предоставив тому заявление, написанное от руки.

    Сотрудник кадровой службы должен вести две специальные книги:

    • приходно-расходную по учёту бланков книжек и вкладышей;
    • книгу учёта движения книжек и вкладышей.
    Предлагаем ознакомиться:  Работа без оформления трудового договора

    В первой нужно отмечать все чистые бланки указанных документов, которые есть в компании. Если бланк выдаётся для открытия новой книжки, вкладыша либо дубликата, кадровик должен сразу же отметить это в своей приходно-расходной книге.

    При порче чистого бланка его тут же уничтожают, но это обязательно заверяется актом. Поскольку все чистые бланки относятся к заранее обозначенным расходам организации, в случае их уничтожения данный факт не нужно вносить в бухгалтерский и налоговый учёты.

    Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей включает записи обо всех этих документах.

    В данной книге есть графа № 13, которая нужна для подписей работников.

    оформление трудовой книжки впервые

    Подпись ставится человеком тогда, когда он берёт на руки свою трудовую книжку, увольняясь с места работы.

    Не все забирают свои книжки, когда уходят из организации.

    Это происходит по разным причинам.

    Но книжка должна храниться в сейфе или специальном помещении столько времени, сколько потребуется, то есть – до того момента, пока её не востребует бывший работник.

    Думается, что не случайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества.

    Именно на протокол, а не на приказ о приеме на работу по форме № Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании или о назначении на должность. Эта позиция представлена и в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ: «В 4 графе следует указать решение собственников».

    В итоге можно констатировать явную «нестыковку» норм ТК РФ, федеральных законов об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью, связанных с оформлением приема на работу руководителя организации, с существующими требованиями по ведению и оформлению хозяйственных операций, закрепленными в Федеральном законе от 21.11.

    1. во избежание «неприятностей» с налоговыми органами формально «подогнать» процедуру оформления приема на работу руководителя организации под существующие формы Госкомстата путем внесения необходимых дополнений (заметим, что при этом получится абсурдный по содержанию и оформлению приказ);
    2. на основании системного толкования законодательства устранить пробелы в действующих нормах, связанных с правовым регулированием труда руководителя организации и при необходимости создать новые нормы, позволяющие правильно и без негативных последствий документировать трудовые отношения с руководителем организации.

    Думается, что именно второй путь, связанный с совершенствованием законодательства, более предпочтителен и для теоретиков и для практиков.

    оформление трудовой книжки при приеме на работу

    Что же касается приказа о приеме на работу руководителя организации, то его издание представляется невозможным по указанным выше причинам. После заключения трудового договора с руководителем организации последний издает приказ, но не «абсурдный» – о приеме самого себя на работу, а «естественный» – о вступлении в должность.

    Аналогичные рассуждения можно привести и в связи с приказом об увольнении руководителя организации (унифицированная форма № Т-8), вместо которого должен издаваться приказ о сложении полномочий руководителя. Хотелось бы надеяться, что все проверяющие органы разделяют точку зрения о том, что недопустимо привлекать к ответственности за отсутствие приказа, который никто не правомочен издать.

    Таким образом, еще раз подчеркнем, что в трудовую книжку руководителя организации вносится запись об избрании на должность на основании протокола общего собрания участников общества, а не приказа о приеме на работу, как это указывается для других работников организации (пример 5).

    Пример 5

    Вкладыш

    Вкладыш открывается тогда, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной в том или ином разделе и заносить очередные записи уже некуда. Вкладыш следует аккуратно вшить в книжку.

    Он является не менее важным документом, чем трудовая книжка, а потому оформляется в соответствии с теми же правилами.

    Когда его выдают на руки работнику, в книжке ставят штамп «Вкладыш выдан», должен иметься и его номер. Прописывать вручную эту фразу нельзя. Штамп разрешено ставить в одном из двух мест в трудовой книжке – либо на титульнике, либо на развороте.

    Если трудовой книжки в наличии нет, тогда и штамп теряет свою силу как документ. Вшивают его в конце книжки, между самой последней страницей и обложкой. Однако это только рекомендация, так как ни один нормативный акт не уточняет конкретное место для вшивания вкладыша.

    оформление трудовой книжки впервые образец

    Страницы в нём должны начинаться не с первой – они идут по порядку, с начала трудовой книжки. Титульник вкладыша должен иметь гербовую печать компании.

    Итоги

    В настоящее время частные предприниматели, набирая в свой штат сотрудников, закрывают глаза на соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек. Работники же, в силу возраста и недостаточного опыта, порой не догадываются о том, какое значение имеет данная книжка.

    А ведь он отражает весь трудовой стаж человека и подтверждает его, как никакой иной документ. Бизнесмены, открыв маленькую фирму, зачастую не берут в штат кадровика, не организуют кадровый отдел, поэтому даже если трудовые книжки и хранятся в компании, ведёт их совершенно не тот, кто должен заниматься этим по закону.

    Такая халатность приводит к печальным последствиям: трудовые книжки заполняются с ошибками, некоторые записи в них вовсе не вносятся, хранятся они в обычной полке стола или в шкафу среди прочих документов, а не в сейфе, а потому часто теряются, быстро изнашиваются и могут недостоверно представлять информацию о трудовой деятельности работника.

    Владелец фирмы, если он желает продвигаться вперёд, должен иметь уважение не только к своим подчинённым, но и к документам, которыми они располагают: вести и хранить все книжки, ориентируясь на законодательство и установленные правила, не нарушая их.

    Лишь в этом случае он может надеяться на успехи в своём деле, признание коллектива, работающего на него, и активное развитие бизнеса.

    Рассмотрим, какие ошибки ни в коем случае не приемлемы при заполнении трудовой книжки.

    Запрещается:

    • Делать сокращения в датах.
    • Делать сокращения в именах, фамилиях.
    • Делать сокращения в названии организации.
    • Использовать римские символы.
    • Исправлять ошибки с помощью перечеркивания.

    оформление трудовой книжки

    Надеемся, что наши советы помогут вам правильно и легко заполнить трудовую книжку!

    Неправильное первичное внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу

    Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

    Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

    Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

    Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

    • Принят на работу.
    • Переведен на другую должность.
    • Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
    • Награжден, поощрен.
    • Уволен.

    То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

    Если должность просто меняет свое название, и при этом фактического перевода на другое место работы или в другое подразделение не происходит, то запись звучит так: «Переведен(а) на должность …}». Но при этом для начала необходимо соглашение сторон на проведение данного мероприятия, после чего выдается приказ, на основании которого и происходит изменение должности.

    Фактически такое изменение – это несложный процесс, который выполняет работник отдела кадров, и занимает это всего несколько минут. Стоит обратить внимание на правильность заполнения трудовой, чтобы потом ни у кого не возникло проблем. Поэтому работник должен сам проверить сделанную запись.

    В случае, если нужно произвести переименование должности в трудовой книжке, потребуется внести такую запись: «Должность … переименована в…». Получается, что человек был принят, например, на должность начальника отдела, а увольняется уже с должности менеджера.

    Печатью организации эта запись не скрепляется. Печать ставят лишь один раз – при увольнении работника.

    Если же перевод на другую должность производится в другую организацию, на другое предприятие, то для этого необходимо произвести следующие действия:

    • увольнение сотрудника}
    • прием его на работу в другую организацию, при этом производится запись о приеме на работу уже на новую должность.

    Также в трудовой книжке необходимо делать соответствующую запись, если по штатному расписанию просто меняется название должности.

    Если же работник переводится в другое структурное подразделение на том же предприятии, то существует необходимость указать эти изменения в трудовой книжке, даже если при этом должность самого работника не меняется.

    Предлагаем ознакомиться:  Каким нормативным документом регулируется место для курения

    В соответствии со статьей 72.1 Трудового кодекса Российской Федерации, перевод на другую должность осуществляется в том случае, если меняется должность. Тогда же, как правило, меняются и некоторые должностные обязанности сотрудника.

    Пример 2

    Пример 3

    Пример 4

    • Должны ли наименования должностей работников соответствовать тем, что включены в Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих?
    • Можно ли зафиксировать в трудовой книжке наименование должности, введенное самой организацией (нередко являющееся русскоязычной калькой зарубежных аналогов – супервайзер, офис-менеджер, мерчендайзер и т.п.)?

    Ответы на эти вопросы содержатся в ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации: должность указывается в соответствии со штатным расписанием, содержание которого, в свою очередь, разрабатывается по усмотрению самой организации. И только в случаях, когда в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать тем, что указаны в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

    Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (п. 3.1 Инструкции).

    В п. 10 Правил содержится требование о точном соответствии вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование нередко толкуется практиками не совсем верно: в трудовую книжку переписывается весь текст приказа (распоряжения) дословно – за исключением сведений об оплате труда.

    В результате в книжке содержится следующая информация: о сроке заключенного трудового договора; об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием срока испытания); о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на работу владелец данной трудовой книжки (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка);

    Причина этой ошибки, очевидно, заключается в том, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу (распоряжению). Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа (распоряжения), в которой надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю.

    1. В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу.
    2. Записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Правил).

    Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 06.10.2006, является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1. Инструкции, т.к. реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

    Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу руководителя организации

    Особенности трудовой функции руководителя организации позволяют говорить о наличии у него особого правового статуса, требующего специального правового регулирования. Порядок заключения, изменения и прекращения трудового договора с руководителем организации существенно отличается от порядка, установленного действующим законодательством для других работников организации.

    Согласно ч. 2 ст. 275 ТК РФ, при оформлении приема на работу руководителя организации иными правовыми актами или учредительными документами организации могут быть установлены процедуры, предшествующие заключению с ним трудового договора (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.).

    Например, в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, председатель и др.) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества. Руководитель акционерного общества, согласно Федеральному закону от 26.12.

    1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», избирается на общем собрании акционеров или назначается советом директоров (наблюдательным советом), если уставом общества решение этого вопроса отнесено к компетенции данного органа. Решение общего собрания участников общества об избрании на должность руководителя организации оформляется протоколом.

    В первый рабочий день после избрания на должность генеральный директор общества издает приказ о вступлении в должность. Данный приказ является приказом по основной деятельности, а не по личному составу, т.е. регистрируется и подшивается в дело не в кадровой службе, а в службе документационного обеспечения управления организации – в канцелярии, секретариате и т.п.

    Представляется, что приказ о приеме на работу руководителя организации по унифицированной форме № Т-1 не может быть издан по следующим соображениям. Руководитель организации имеет особый правовой статус, т.к., осуществляя руководство организацией, в том числе выполняя функции ее единоличного исполнительного органа (ч. 1 ст.

    273 ТК РФ), одновременно является наемным работником этой организации. Кроме того, основаниями возникновения трудовых отношений с руководителями организаций выступают сложные юридические составы, включающиеся в себя как сам трудовой договор, так и предшествующие ему юридические факты (избрание на должность, избрание по конкурсу, назначение на должность).

    В то же время, несмотря на указанные выше особенности правового положения руководителя, в трудовом законодательстве не предусмотрено специальных норм, связанных с документированием трудовых отношений с ним. Следовательно, в этом случае должны применяться общие нормы по вопросам оформления приема на работу и прекращения трудового договора.

    Об этом свидетельствует и отсутствие специальных, «привязанных» к должности руководителя организации, унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, и необходимость соблюдения соответствующих требований налогового законодательства во избежание проблем с налоговыми органами.

    Грамматические нюансы

    Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.

    То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.

    Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

    Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

    Оформление трудовой книжки директора – обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

    Основные ошибки работодателя

    С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

    Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

    Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.

    Чтобы ответить на эти вопросы, рассмотрим, прежде всего, юридическую природу такого документа, как приказ по личному составу. Все приказы, касающиеся личного состава работников организации (кадровые приказы) являются разновидностью распорядительных документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    В теории документоведения любой приказ (как по основной деятельности, так и по личному составу) представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

    В теории права приказ как один из видов юридических документов относится к документам, фиксирующим управленческие решения с определенными правовыми последствиями для конкретных лиц. Приказ руководителя организации – это индивидуальный правореализационный акт, содержащий волеизъявление субъекта права.

    Можно согласиться с содержащимся в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ утверждением о том, что в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы «в том числе в отношении себя». Однако в качестве примеров таких приказов в письме называются приказы «об убытии в командировку, отпуск», а не о приеме на работу и увольнении руководителя, хотя письмо подготовлено для ответа на вопрос, кто должен подписать приказ об увольнении генерального директора.

    Обсудим сначала, кто должен подписать приказ о приеме руководителя на работу (унифицированная форма № Т-1). Чтобы нагляднее показать суть проблемы, возникающей при оформлении приема руководителя на работу, приведем таблицу, составленную с учетом требования ст. 68 ТК РФ о том, что «прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора».

    Таблица

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    
    Adblock detector