Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Как правильно заверять копии документов для налоговой - Советы оптимиста

Как правильно заверять копии документов для налоговой

Электронные документы

Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ­ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).

Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка):
1) подтверждение даты отправки;
2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 ­Порядка).

  • воспользовавшись услугами почтовой связи заказным письмом;
  • передать в налоговую инспекцию лично или через доверенное лицо;
  • по телекоммуникационным каналам в электронном виде;

Налогоплательщик вправе выбрать способ передачи необходимых документов по своему усмотрению (письмо ФНС от 25.11.2014г. № ЕД-4-2/24315).

Предоставлять требуемые сотрудниками налоговой инспекции копии документов необходимо заверенными, то есть подтверждать их полное сходство с оригиналами. Документы в виде заверенных копий определяют их юридическую значимость.

В 2019 году появились новые требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую инспекцию в бумажном виде (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2018г. № ММВ-7-2/628@).

С течением времени правила, по которым необходимо заверять многочисленных копий оригиналов документов, направляемых в налоговую инспекцию, несколько упростились. Ранее требовалось заверять копию каждого документа в единой сшивке.

В соответствии с письмом Министерства финансов РФ стало допустимым при передаче в налоговую инспекцию стопки копий документов, сформированных и прошитых по 150 листов, заверять единожды весь прошитый том документов, а не каждую копию в отдельности, как это было ранее (Письмо Министерства финансов РФ от 29.10.2015г. № 03-02-РЗ/62336).

Требования по оформлению документов, передаваемых в налоговую в 2019 году не вступают в противоречие с содержанием письма Министерства финансов РФ, приведенного выше. Согласно новых требований в 2019 году все затребованные копии документов следует сгруппировать в тома, содержащие не более 150 страниц в каждом из них (приложение № 18 приказ ФНС от 07.11.2018г. № ММВ-7-2/628@).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Какие дальнейшие действия необходимо предпринять для правильного оформления запрашиваемых документов после группировки их копий на тома и /или книги

1) Все страницы необходимо пронумеровать, начиная с единицы, используя арабские цифры.

Как правильно заверять копии документов для налоговой

2) Копии документов прошить, концы прочной нити оставить на оборотной стороне последнего по нумерации листа и связать их.

3) В том месте, где скреплены концы нити на обратной стороне последнего документа, наклеить бумагу и уже на этой бумаге заверить весь прошитый том.

  • Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены нотариально.
  • Копии документов, предоставляемые на получение налогового вычета, могут быть заверены самим гражданином в следующем порядке:
  • каждая страничка- копия должна быть подписана в отдельности;
  • подтверждение подлинности копии оформляется словами «копия верна», которые располагаются внизу страницы. Здесь же ставится подпись, ее расшифровка и дата.

Документы, направляемые в ФНС от частного лица для получения налогового вычета сопровождаются описью, где указываются все передаваемые копии документов.

Для отправки копий документов в налоговую инспекцию сотрудники налоговой инспекции разработали специальный формат, который утвердили приказом (Приказ ФНС от 18.01.2017г. № ММВ-7-6/16@).

Также возможно предоставить документы в отсканированном виде, в соответствии с требованиями ФНС, утвержденных приказом (Приказ ФНС от 17.02.2011г. № ММВ-7-2/168@).

После отправки в электронном виде запрашиваемых документов в налоговую, налогоплательщик на следующий рабочий день получает:

  • электронный документ, подтверждающий получение или информацию об отказе в приеме;
  • подтверждение отправки документов в электронном виде.

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации.

При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях.

Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее.

Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы.

Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы надо чтобы подготовить продажу квартиры

Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы.

А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания.

При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Как правильно заверять копии документов для налоговой

ФНС разработала новый порядок заверения бумажных документов. Проект ведомственного приказа опубликовали на едином портале нормативных правовых актов. Новый порядок от старого отличается требованиями к наклейке и заверительной подписи.

По новым правилам копии документов нужно подавать в прошивке не более чем из 150 листов. Исключение – многостраничные документы, которые сами по себе содержат более 150 листов.

Каждый лист в подшивке нужно пронумеровать арабскими цифрами. В том числе первый лист — 1, 2, 3 и т. д.

Все листы в подшивке нужно прошить прочной нитью в два — четыре прокола. Концы нити вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На узел ниток нужно наклеить бумажный прямоугольник – наклейку. При этом наклейка и длина нитей может быть любой.

Сейчас Минфин устанавливает, что наклейка должна быть размером  6×4 см (±1—2 см). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки. За границы наклейки могут выходить только концы нитей. Максимум на 2—2,5 см.

  • слово «Верно»;
  • общее количество листов в подшивке — арабскими цифрами и прописью;
  • должность лица, заверившего подшивку. Ее вправе заверить генеральный директор организации или иной представитель. Например, заместитель гендиректора, главный или рядовой бухгалтер;
  • фамилию и инициалы этого работника;
  • его личную подпись;
  • дату заверения документов.

При этом заверительная личная подпись должна частично захватывать наклейку.

К передаваемым документам следует приложить сопроводительное письмо, в котором указывается основание их представления (реквизиты налогового требования) и общее количество листов документов.

Если компания или ИП не будут соблюдать новые требования заверения бумажных документов, налоговики могут заставить переделать документы или выписать штраф в сумме 200 руб. за каждую забракованную копию.

Главная → Бухгалтерские статьи

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 ноября 2015 г.

Содержание журнала № 23 за 2015 г. 29 октября Письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336

Финансовое ведомство выпустило рекомендации о том, как нужно оформлять бумажный пакет копий документов, которые налоговики требуют им представить в ходе какой-либо проверкипп. 1, 2 ст. 93 НК РФ.

Итак, когда вы делаете подшивку истребуемых документов, учитывайте следующее:

  • объем каждой сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
  • каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
  • пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
  • на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, заверить эту надпись подписью руководителя или другого уполномоченного лица, написать его фамилию, инициалы, должность, а также дату;
  • документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы.

Вот иллюстрация того, как может выглядеть последний лист подшивки с наклейкой.

Рекомендуемый Минфином размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

  1. Не требуется печать на сшиве (томе), даже если она есть. Достаточно личной собственноручной подписи лица, заверившего документы, так, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку.
  2. Не требуется указывать место хранения оригиналов (в отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016)
  3. Многостраничный документ можно оформить в отдельный сшив (том) на более чем 150 листов. Ограничение в 150 листов не распространяется.

Правила заверения документов

В целом, требования стали более простыми, и больше не содержат подробных технических требований непосредственно к способу прошивки[*].

1. Сформировать документы в тома, не более 150 листов (кроме объемных многостраничных документов)

Как правильно заверять копии документов для налоговой

2. Прошить: прочной ниткой, и связать концы на обратной стороне последнего листа.

3. Наклейка: в месте скрепления наклеить бумажную наклейку с заверительной надписью.

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения.

Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

– полное название должности сотрудника, который подтверждает подлинность копий предоставляемых документов (здесь также может быть запись о том, что заверяет ИП либо же какое-либо ответственное лицо);

Предлагаем ознакомиться:  Действительность подписи в документах

– подпись заверяющего документы, с расшифровкой (указание Фамилии и инициалов);

Как правильно заверять копии документов для налоговой

– указание на число прошитых листов  (прописью и цифрами);

– дату, когда были заверены копии документов,

Печать не является обязательным атрибутом при скреплении документов, так как существует немало предприятий, которые обходятся без нее, т.е. если печать есть у предприятия – она ставиться, а при ее отсутствии – нет, и это не будет нарушением требований по оформлению копий документов для сотрудников налоговой инспекции.

Требования Министерства финансов гораздо жестче в отношении оформления, в частности, они прописывают длину концов нитей, которые остаются после прошивки копий документов, размер наклейки из бумаги на последней странице, обязательное подтверждение печатью (Письмо Министерства финансов РФ № 03-02-РЗ/6233).

Новые требования ФНС по оформлению документов, предоставляемых по их запросу таких нюансов не содержат.

В случае, если необходимо предоставить в налоговую инспекцию копии документы, имеющие личный характер, то порядок их заверения несколько иной. Так, для получения частным лицом причитающихся ему вычетов, социального или имущественного, к заявлению необходимо приложить копии документов. Порядок их заверения рассмотрим.

Следует помнить! Для получения налогового вычета необходимо предоставить в налоговую инспекцию не только копии документов, но также и оригиналы, таких документов, как:

  • справка по форме 2-НДФЛ;
  • декларация 3-НДФЛ;
  • подтверждение обучение;
  • заявление на возврат налога;
  • другие.

Копии каких документов включаются в пакет документов на получение налогового вычета

  • паспорта;
  • платежных поручений;
  • выписок;
  • свидетельств;
  • иные.

Как правильно заверять копии документов для налоговой

Печать, если она применяется в организации, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения.

Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как указал Минфин РФ, при заверении копий документов, необходимо руководствоваться ГОСТ Р  6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно данному ГОСТу, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

заверительная надпись: «Верно»,

должность лица, заверившего копию;

личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата заверения.

Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

В настоящее время, в деловой практике существует два способа заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа или прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. Каждый сам выбирает удобный ему способ.

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Минфин обращает внимание, что копии документов необходимо представлять в налоговые органы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов. Делать это нужно с целью избежать повторного представления документов вопреки пункту 5 статьи 93 НК РФ.

Отношения работников бухгалтерии любой организации и фискальных органов зачастую подразумевают документальное подтверждение определенных этапов деятельности компании и ее статуса. Для этого Налоговая инспекция может запросить копии необходимых документов.

В Налоговом кодексе прямо сказано, что все копии перед сдачей обязательно должны быть заверены нотариально. Правда, порядок их оформления и придания им юридической значимости в НК никак не прописан. Именно из-за этого нередко возникают спорные и даже откровенно конфликтные ситуации.

Министерство финансов разъяснило правила заверения копий, требуемых налоговыми органами от организаций.

21.03.2018

Налоговая служба обновила регламент организации работы с плательщиками налогов, сборов, страховых взносов на ОПС, а также налоговыми агентами. Поправки касаются мероприятий, которые в обязательном порядке проводятся при переходе налогоплательщика из одной ИФНС в другую.

Заверение копий документов делается следующим образом:

  1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
  2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
  3. подпись лица, заверяющего копию;
  4. расшифровка подписи должностного лица;
  5. дата заверения подлинности копии.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Заместитель начальника службы делопроизводства_________А. И. Маликов

17.02.2016 Печать

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

На какие документы ставится печать и какая{amp}gt;{amp}gt;

Позиция налогового органа в этом вопросе следующая:исходя из положений ст. 93 НК РФ заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов (Письма Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1–122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1–374, ФНС России от 02.10.

2012 № АС-4-2/16459). Только в случае, если документ многостраничный, ФНС России соглашается с заверением прошитого документа (Письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@).

Следовательно, заверяется отдельно копия каждого из представляемых в налоговый орган документов, а не подшивка.

Пунктом 1 статьи 129.1 НК РФ предусмотрена ответственность за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений по требованию налогового органа. Ответственность предусматривает взыскание штрафа в размере 5 000 руб.

Суды, рассматривая подобные споры, приходят к выводу, что своевременное представление документов в виде подшивки не является отказом от их представления. Следовательно, состава правонарушения не образуется. Примерами могут являться Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.

Предлагаем ознакомиться:  Материнский капитал и ипотека как правильно оформить на детей

2012 № А75-10186/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011, от 24.08.2012 № А75-10184/2011.

Вывод: заверение копий документов подшивкой может привести к взысканию штрафа. В то же время, суды поддерживают позицию налогоплательщика и отменяют решения налоговых органов. Так что лучше заверять каждый документ по отдельности, если их количество не превышает разумных пределов.

Узнайте как правильно оформить доверенность{amp}gt;{amp}gt;

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется: Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой: Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».
  • Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
  • Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
  • Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
  • Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.
Как правильно заверять копии документов для налоговой

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Что из себя представляет заверительная надпись и как правильно ее проставить самостоятельно?

Прошнуровано и пронумеровано 35 (тридцать пять) листов

ИП Таганов С.Н.

24.06.2019г.

         Как соотносятся требования действующих ГОСТов РФ в отношении порядка заверения документов и налоговой инспекции при предоставлении им запрашиваемых копий документов

Слово «верно», требуемое при заверении прошитых документов в соответствии с действующим ГОСТом РФ (ГОСТ Р7.0.97-2016), представители налоговой службы не рассматривают, в связи с чем, можно смело предположить, что его отсутствие при передаче документов в ФНС не будет нарушением порядка.

При передаче копий документов в ФНС нет необходимости упоминать о том, где хранятся оригиналы запрашиваемых документов

Прошивать копии документов следует таким образом, чтобы весь том (книга) при работе с ними, не распадался и все, что отображено на каждой странице должно хорошо прочитываться, и при необходимости, ее можно было скопировать.

Все что содержат оригиналы документов – визы, надписи, резолюции и т.д. должны быть хорошо видны на прошитых копиях документов.

Копии документов, сформированные в тома, направляются в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, которое содержит информацию об основании, на котором были подготовлены данные документы, как правило, это требование ФНС.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

В каком виде представлять документы

При требовании налоговой инспекции предоставить копии документов необходимо уделить должное внимание их заверению и подготовить пакет должным образом. При многократной подаче документации в налоговую налогоплательщик может сделать заверительный штамп, который сэкономит время и обезопасит от ненадлежащего заверения в виде отсутствия на заверительной надписи какой-либо необходимой информации.

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно ­сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector