Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Выдаем копии документов, связанных с работой

Право работника копии документов

Об ответственности за отказ в выдаче работнику документов, связанных с работой

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Если ранее КЗоТ предписывал выдавать работникам только трудовую книжку и справку о работе в конкретной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, то ТК РФ значительно расширил круг документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику. В частности, к документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Обратим внимание, что требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в вышеупомянутой статье. Например, ст. 68 ТК РФ предусматривает дополнительную обязанность работодателя по выдаче копии приказа о приеме на работу.

Статья 89 ТК РФ, определяющая права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гарантирует работникам право на свободный бесплатный доступ к их персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Обратите внимание! Требовать от работника указать в заявлении, для чего нужны копии документов, неправомерно.

Чтобы начать работу по подготовке и выдаче копий документов работнику, работодателю необходимо соответствующее заявление последнего. Трудовым законодательством не установлено особых требований к заявлению, поэтому оно составляется в произвольной форме. При этом работник должен указать наименования документов, копии которых ему необходимы.

Приведем пример такого заявления.

Право работника копии документов

Директору ОАО «Каскад»

О.Л. Зимину

от водителя Д.А. Шульгина

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

  • приказа об увольнении с работы;
  • трудового договора.

Также прошу выдать мне справку о заработной плате и справку о периоде работы в ОАО «Каскад».

Шульгин, 25.10.2010

Отметим, что работодатель должен выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов в течение трех дней с момента подачи последним заявления. В случае нарушения данного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Право работника копии документов

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <1> устанавливает, что копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. То есть важно не только изготовить, но и правильно заверить копию, причем это касается не только кадровых документов.

Обычно копия документа изготавливается на копировальном аппарате, но она может быть и распечатана на принтере. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.

1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов других предприятий, учреждений и организаций, непосредственно от которых получить копии этих документов затруднительно или невозможно. Если документы были исполнены на бланках, их реквизиты воспроизводятся при изготовлении копий.

Отметим, что данным порядком предусмотрена возможность работодателя высылать по запросам других предприятий, учреждений и организаций копии имеющихся у него документов, если таковые необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Предлагаем ознакомиться:  Правовые последствия усыновления права и обязанности приемных родителей по отношению к детям

Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Для правильного оформления заверительной надписи следует обратиться к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» <2>. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, личную подпись последнего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

    Верно.
Инспектор отдела кадров Проскина /П.Р. Проскина/
02.11.2010

Право работника копии документов

Поскольку ГОСТ носит рекомендательный характер, на практике вместо слова «Верно» иногда пишут «Копия верна». Это не является ошибкой.

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто какие документы и какой печатью может заверять.

Уточним про печать. В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Работодатель самостоятельно решает, будет это печать организации, отдела кадров или иная.

Работодатель — индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

Если выдается копия документа (например, приказа о приеме на работу), на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

Работодатель может отказать в выдаче копий документов при наличии определенных условий:

  • если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
  • если документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;
  • если документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

Иногда работодатели не выдают копии документов своим бывшим работникам, мотивируя это отсутствием трудовых отношений. В качестве примера, подтверждающего неправомерность такой позиции работодателя, приведем решение Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 10.09.2010 по делу об истребовании документов.

П. обратился в суд с иском к ЗАО «К» об обязании выслать в его адрес истребуемые документы, перечисленные в заявлении, направленном ответчику факсом в декабре 2009 г. Представитель ЗАО «К» объяснил, что копии документов не могли быть выданы, так как соответствующее заявление ЗАО «К» получило уже после окончания трудовых отношений с П.

Данный довод суд посчитал необоснованным, поскольку в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющемся работником на момент подачи заявления, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем.

В первую очередь, необходимо определиться, какие именно документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению.

Небольшой перечень таких документов содержит статья 62 Трудового кодекса РФ, в который входят копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Однако, указанный перечень не является исчерпывающим и позволяет включать туда и иные документы, связанные с работой. Например, табели учета рабочего времени, справки 2-НДФЛ, расчетные листки, правила внутреннего распорядка, иные.

Не все документы, которые касаются работы, работодатель обязан выдавать. Например, работник, обратившись за справкой по задолженности заработной платы, полагает, что она имеется у работодателя. Однако, работодатель может и не признать этот факт, а, соответственно, и отказать работнику в её выдаче.

Между сторонами налицо спор, который должен разрешаться в соответствующем порядке, и обязанности работодателя выдать документ, связанный с работой, не возникает. Такой позиции придерживаются и суды (апелляционное определение Московского городского суда от 16.04.2014 № 33-12686).

Нельзя сюда отнести и документы, касающиеся хозяйственной, производственной деятельности работодателя. Например, какие –либо журналы, книги службы, в отношении медицинских работников – это могут быть медицинские карты пациентов, журналы регистрации операций с наркотическими средствами и психотропными веществами, и т.д.

Право работника копии документов

Также не обязан работодатель выдавать работнику и копии договоров подряда, на основании которых в последующем для проведения каких –либо работ предприятие заключает трудовые договоры. Подобная позиция закреплена в апелляционных определениях Ростовского областного суда от 06.03.2014 № 33-3052/2014, апелляционное определение Курского областного суда от 14.01.2014 №33-19-2014.

О документах, связанных с работой и выдаваемых работнику

Отдельного порядка, регулирующего данный вопрос нет. Фактически эти вопросы отданы на откуп работодателю, который регулирует их, издавая свои локальные акты. Сюда не следует относить порядок, связанный с выдачей трудовой книжки.

Предлагаем ознакомиться:  Как зарегистрировать право собственности на недвижимое имущество

В отношении этого документа действуют статья 84.1 Трудового кодекса РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Статьей 62 Трудового кодекса РФ установлено, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Кроме того, данная норма определяет, что работодатель обязан выдать документы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х).

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  • предупреждение;
  • наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  • наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  • административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

О некоторых моментах права работника на получение документов, связанных с работой

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

О.Л. Зимину

Шульгин, 25.10.2010

Способ получения документов

Кроме вышеуказанных норм иных требований к порядку выдачи работникам документов, связанных с работой, не установлено. Это дает возможность работодателю в некоторых ситуациях поступать на свое усмотрение.

Какие именно ситуации позволяют работодателю так поступать?

В первую очередь, здесь надо вести речь о том, каким образом должны выдаваться документы (на руки либо направляться по почте). В данном вопросе позиции судов несколько разняться.

Например, Приморский краевой суд полагает, что обязанность работодателя направлять по почте документы, запрашиваемые работником, статьей 62 Трудового кодекса РФ не установлена, соответственно, он не обязан этого делать и это не приводит к нарушению права работника на получение таких документов (определение Приморского краевого суда от 15.01.2014 № 33-116 (33-11001).

Другие суды все же исходят из того, что обязанность выдать документы возложена законом на работодателя, а выбор способа получения документов за работником. Соответственно, если работник выразил желание получить документы по почте, то они должны быть направлены почтовым отправлением (апелляционные определения Пермского краевого суда от 23.10.2013 № 33-10038/2013, от 2.05.2014 № 33-3997).

Следует отметить, что способ получения документов работником должен быть отражен в самом заявлении, в противном случае, если работник не явиться за получением документов, а в заявлении способ не отражен, это следует расценить как нежелание получать запрошенные документы (апелляционное определение Волгоградского областного суда о 21.03.2014 № 33-3209/2014).

Интересно, что даже если письменное заявление о выдаче документов направлено работником по почте, а работодатель отказался получать письмо, такие действия не освобождают работодателя от обязанности выдать документы.

Реализуя свое право на получение документов, связанных с работой, работник может направить свое заявление в форме телеграммы (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 28.01.2014 № 33-94/2014).

Выписка из трудовой книжки и других документов

Следует вспомнить о самом главном документе работника – трудовой книжке. Обязанность работодателя её выдать в день прекращения трудового договора закреплена статьей 84.1 Трудового кодекса РФ. Аналогичная норма закреплена и в Правилах хранения и ведения трудовых книжек).

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (пункт 36 Правил хранения и ведения трудовых книжек).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (пункт 37 Правил хранения и ведения трудовых книжек).

Предлагаем ознакомиться:  Уведомление должника о переуступке права требования

Расскажем об изготовлении копии трудовой книжки, поскольку именно за ней чаще всего обращаются работники (для представления в банк, изготовления загранпаспорта и пр.).

Во-первых, копируются все листы трудовой книжки, содержащие какие-либо записи. Затем на каждом листе копии необходимо сделать запись «Копия верна», указать дату, должность работника, удостоверяющего копию, и поставить печать организации.

После этого на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи нужно сделать запись «Работает по настоящее время», указать должность работника, удостоверяющего копию, поставить его подпись и заверить ее печатью.

Но иногда работнику требуется не копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, а выписка из нее. В большинстве случаев кадровики не любят оформлять выписку, потому что копию сделать гораздо проще, а некоторые просто не знают, как ее оформить.

Приведем образец.

              Общество с ограниченной ответственностью "Форум"
г. Екатеринбург 10 ноября 2010 г.
Выписка
XI 2345698
из трудовой книжки серии -- N -------
Парфенов
Фамилия --------
Михаил
Имя ------
Евгеньевич
Отчество ----------
12.02.1980
Дата рождения ----------
высшее
Образование ------
юрисконсульт
Профессия, специальность ------------
07.07.2000
Дата заполнения ----------
Парфенов
Подпись владельца книжки --------
Подпись лица, ответственного
Самойлова
за выдачу трудовой книжки ---------
М.П.
  N   
записи
      Дата      
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование,  
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4        
Общество с ограниченной
    ответственностью   
 "Сокол" (ООО "Сокол") 
   1  
  16 
  08 
2002
Принят в договорной    
Приказ от        
отдел юрисконсультом.  
16.08.2002 N 39-к
   2  
  22 
  09 
2006
Трудовой договор       
Приказ от        
расторгнут в связи с   
22.09.2006 N 52-к
ликвидацией            
организации, пункт 1
части первой статьи 81 
Трудового Кодекса      
Российской Федерации.  
  Закрытое акционерное 
 общество "Специалист" 
   (ЗАО "Специалист")  
   3  
  18 
  10 
2006
Принят на должность    
Приказ от        
старшего юрисконсульта.
18.10.2006 N 93-к
   4  
  21 
  12 
2009
Трудовой договор       
Приказ от        
расторгнут по          
21.12.2009 N 61-к
инициативе работника,  
пункт 3 части первой
статьи 77 Трудового    
кодекса Российской     
Федерации.             
Общество с ограниченной
    ответственностью   
 "Старт" (ООО "Старт") 
   5  
  12 
  01 
2010
Принят заместителем    
Приказ от        
начальника юридического
12.01.2010 N 5   
отдела.                
Работает по настоящее  
время, 03.11.2010.     
    Выписка верна.
Начальник отдела кадров Петровская /А.О. Петровская/
М.П.

Иногда работники обращаются с просьбой о выдаче оригинала трудовой книжки, ссылаясь на ст. 62 ТК РФ. Может ли работодатель отказать в такой просьбе работнику? Да, может. Объясним нашу позицию. Статья 66 ТК РФ устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

О выдаче оригинала трудовой книжки говорится только в ст. 84.1 ТК РФ: работодатель должен выдать ее в день прекращения трудового договора. Иных случаев, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику, нормативные правовые акты не предусматривают.

В ст. 62 ТК РФ речь идет о копиях документов, связанных с работой, поэтому работодатель, основываясь на ней, может выдать только заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки. То есть работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника.

Заметим, что в ни в ТК РФ, ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», не содержится запрета на выдачу оригинала в течение трудовой деятельности.

Если работодатель решил выдать оригинал трудовой книжки работнику, ему следует помнить, что ответственность за сохранность данного документа в любом случае несет должностное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации.

Если работник обратился с просьбой о предоставлении копии штатного расписания, работодатель должен оформить выписку из него, в которой будут отражены только сведения о должности и соответствующих выплатах конкретного работника.

Если за копиями обратился бывший работник, работодатель также обязан предоставить необходимые документы. Напомним, что на основании Приказа Росархива от 26.08.2010 N 63 утратил силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.

Но Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в соответствии с которым изменились сроки хранения некоторых документов, связанных с трудовыми отношениями.

Т.В.Шадрина

Редактор журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector