Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Акт передачи трудовых книжек - образец, бланк, скачать

Акт приема передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Передача трудовых книжек при увольнении кадровика

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

Трудовые книжки – один из важнейших документов, создаваемый и хранимый при определенных условиях. Кадровый специалист несет ответственность за правильное заполнение и сохранность книжек. Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В первую очередь руководитель организации выпускает приказ. Распоряжение сообщает о том, что возникла необходимость передать массив хранимых трудовых книжек и назначает ответственного сотрудника. После этого проводится ревизия книжек и передача.

Предлагаем ознакомиться:  Регистрация трудовых договоров Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

На больших предприятиях целесообразно ревизию осуществлять силами комиссии. В ней должно быть не менее двух человек, работающих в этой же организации. Обычно в комиссию входят один из заместителей директора, руководитель кадровой службы, юрист, «старый» и новый ответственные кадровики.

Создание комиссии также оформляется путем выпуска приказа. В распоряжении указываются состав, функции и сроки работы комиссии. Ее задача – проверить количество хранимых книжек, сверить записи в них и заверить сам факт передачи документов новому кадровику. На основании приказа разрабатывается Положение о работе комиссии и утверждается руководителем.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Акт приема передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

Предлагаем ознакомиться:  Когда можно забрать трудовую книжку при увольнении

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Как оформить

Справка с места работы: образец 2018

Акт может состоять из одного или нескольких листов, прошитых и скрепленных печатью. Кроме того, при подшивании акта необходимо оформить документ по всем правилам: указать дату составления, количество листов и заверить подписями членов комиссии и руководителя. Печать ставить необязательно.

Предлагаем ознакомиться:  Срок срочного трудового договора не может превышать

Помарок лучше не допускать, но если они все же вкрались – аккуратно зачеркнуть, вписать нужные сведения и указать «Исправленному верить».

1. Акт всегда начинается с названия организации. Далее идет название документа. Эти два пункта пишутся посередине строки – для удобства восприятия.

2. Под заголовком традиционно оставляют место для визы утверждения руководителем и даты подписания.

3. Ниже помещается информация о работниках, передающем книжки и принимающем. Удобно использовать формулировку «По состоянию на «дата» таким-то работником (ФИО и должность) передаются, а таким-то принимаются».

4. После этого вносится табличная часть, содержащая сведения о трудовых книжках и вкладышах. Она завершается итоговыми цифрами подсчета. Кроме того, целесообразно дополнить акт еще одним листом. В нем указать наличие чистых бланков.

5.Завершается акт информацией о том, что новому кадровому специалисту передается определенное количество трудовых книжек, журнал учета их движения и приходно-расходная книга бланков.

6.Акт заверяется подписями членов комиссии (с расшифровкой), с указанием должностей и даты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector