Как правильно составить опись документов — образец?

Налоговые изменения

Вопросы, связанные с налоговым вычетом, регулируются статьей 220 НК РФ.

Согласно положениям статьи, новый собственник жилого имущества имеет возможность вернуть часть денежных средств, потраченных на его покупку, за счет налогов, ранее удержанных с него.

https://www.youtube.com/watch?v=XlyGsyg3dhk

Если быть точнее, то одного налога в виде НДФЛ. Размер налога уже долго остается неизменным и составляет 13% от доходов, которые официально получает гражданин.

Именно этот процент и возвращается налоговым вычетом, но уже не от заработной платы, а от стоимости приобретенной квартиры.

В 2016 году вступили в силу новые поправки в налоговом законодательстве, коснувшиеся и налогового вычета, предусмотренного статьей 220.

Закон ставит временную границу, а именно 1 января 2014 года. Имущество, приобретенное после этой даты, будет попадать под действие новой статьи.

Кто приобрел жилое имущество ранее 2014 года, закон предусматривает возможность получить вычет только один раз. Сумма, с которой полагается льгота, осталась прежней, то есть 2 млн. рублей.

Например, если в договоре указана сумма, которую покупатель оплатил за жилье, в размере 1,5 млн., то рассчитывать можно только на получение 195 000 рублей. На этой сумме получение вычета закончится.

После вступления в силу новых поправок, ситуация с получением вычета изменилась в положительную сторону.

Например, жилье покупалось после начала 2014 года, на сумму 1,3 млн. рублей и получен вычет равный 169 000 рублей. Остаток в размере 91 000 рублей можно будет получить при покупке новой жилой недвижимости.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Налоговые изменения

Рассчитывать на имущественный вычет могут те, кто приобрел жилье в собственность за наличный расчет или оформил договор ипотечного кредитования.

Если есть оформленная ипотека, то возвращаться будут проценты, которые гражданин выплачивает банку. Соответственно, все правоотношения в этой сфере должны быть правильно оформлены и иметь документальное подтверждение.

Максимальная сумма, с которой можно вернуть 13 %, составляет 2 млн. рублей. Путем простого вычисления получается сумма в 260 000 рублей. Именно ее можно вернуть, оформив налоговый вычет.

Получить вычет можно не только за предыдущие года, но и за предстоящие. Получение налога за предшествующие года ограничено сроком в три года, для пенсионеров он может быть увеличен до четырех лет.

Например, в 2015 году была приобретена жилая недвижимость, общей стоимость в 2,5 млн. рублей. Подать документы на возврат налога можно в 2016 году.

При этом не стоит забывать по максимальный размер, с которого будет произведен вычет – 2 млн. рублей, то есть 260 000 рублей. Официальный заработок за 2015 год составил в месяц 30 000 рублей.

Получается, что не вся сумма будет выбрана. 260 000 – 46 800 = 213 200 рублей. Если гражданин продолжит работать официально, то он сможет забрать эту сумму в последующие годы либо, заявив об их возврате за предыдущие годы, то есть за 2013 и 2014. Конечно, при условии, что за эти годы с него удерживался подоходный налог.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Предлагаем ознакомиться:  Должен ли директор писать заявление на отпуск

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Кому положен вычет

Из положений закона четко усматривается, что вернуть налог может тот, кто его платил.

Таким образом, правом на получение вычета могут воспользоваться плательщики НДФЛ, то есть лица, имеющие официальное место работы, с которого в налоговую регулярно делались отчисления с их доходов.

Вернуть деньги от приобретенной недвижимости можно в следующих случаях:

  • при покупке любого вида жилья;
  • при возведении дома;
  • при ремонте или отделке жилого имущества (при наличии документального подтверждения расходов).

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Примерный план для составления

Как уже отмечалось, опись документов в налоговую не имеет унифицированной формы. Написать ее можно либо на обычном листе, либо на фирменном бланке организации.

Как правило, оформляется она следующим образом:

  1. Данные адресата. Они указываются в верхнем правом углу страницы. В большинстве случаев прописывается ФИО руководителя местной налоговой инспекции, куда будет предоставляться документация.
  2. Дата подготовки перечня и регистрационный номер. Эта информация указывается в верхнем левом углу страницы.
  3. Основной текст. Уместно начинать его с подобных слов: «В соответствии с полученным запросом направляем Вам перечень документов…». Здесь же следует прописать номер запроса от налоговой инспекции, отчетный период, к которому относятся справки, вид налогового режима. Помимо названия бланка, следует вносить количество листов и экземпляров. Отмечается, оригинал или копия предоставлены налогоплательщиком. Если на листе проставлена печать организации, об этом также стоит упомянуть.
  4. Подпись налогоплательщика. Если перечень составляется организацией, расписывается ее руководитель.

Важно! При личной передаче бумаг и бланка описи документов для налоговой у сотрудника инспекции стоит запросить расписку в получении с подписью и печатью.

Некоторые налоговые инспекции предлагают собственный образец. Однако это не обязывает всех налогоплательщиков при проверках использовать именно этот шаблон. Основной критерий – наличие наименований всех справок и договоров, переданных в инспекцию.

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.
Предлагаем ознакомиться:  Как получить долг по расписке что такое расписка

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Способы получения вычета

Законом предусмотрено несколько способов для получения положенного вычета.

Обратиться напрямую в налоговую службу.

Список необходимых документов:

  • заявление.
  • паспорт и ИНН.
  • заполненная форма 3-НДФл.
  • справка 2-НДФЛ.
  • документы на право собственности на жилье. Сюда относится: свидетельство, договор, акт приема-передачи, если жилье покупалось по договору долевого участия в строительстве, если приобреталась земля под строительство или с готовым возведенным на ней жильем, передаются все правоустанавливающие документы, при покупке жилья в ипотеку предоставляется кредитный договор, график внесения платежей, с указанием размера процентной ставки;
  • документы, подтверждающие оплату за приобретение жилья (квитанция, выписка с банка о перечислении средств, расписка и пр.).
  • реквизиты счета в банке, на который будут производиться выплаты.

Более точный список документов нужно уточнять в налоговом органе.

Подать пакет бумаг можно лично либо с помощью почтового перевода, оформим ценное письмо с описью вложения.

После подготовки всего перечня документов, их подают в местное отделение налоговой службы.

В течение месяца денежные средства зачисляться на указанный в заявлении счет.

Еще один способ — с помощью работодателя. Для этого самостоятельно подается заявление на возврат налога, после его рассмотрения и принятия положительного решения, налоговая предоставит уведомление в бухгалтерию по месту работы заявителя.

Сам заявитель должен предоставить полный пакет документов на приобретенное имущество и написать соответствующее заявление на имя работодателя.

С этого момента работодатель прекращает удержание из заработной платы НДФЛ до тех пор, пока не будет предельное значение в размере 260 000 рублей или 13 % от суммы, которая указана в договоре на приобретение жилья.

Если жилая недвижимость приобреталась в общую собственность супругов, то распределение вычета происходит по договоренности между ними.

Как правило, доли определяются 50/50. Если распределение было 100/0, то тот супруг, который ничего не получил, сохраняет за собой право на вычет при покупке жилья в будущем.

Соглашение о распределении долей заключается один раз, в дальнейшем его менять нельзя.

При оформлении жилья в долевую собственность, каждый супруг будет иметь право на вычет, равный размеру своей доли. При этом отказаться от своей доли или получить вычет за другого супруга запрещается.

Во всем остальном, в отношении жилья, приобретенного в момент барка, будет применяться действующее налоговое законодательство, с учетом всех его изменений.

Особенности оформления в различных ситуациях

Как уже отмечалось, строгих правил по оформлению здесь не предусмотрено. Все же есть некоторые рекомендации, которые стоит учитывать при заполнении бланка.

Начнем с того, что в описи должна содержаться достаточно полная информация о документе, которая впоследствии позволила бы его установить. Стоит включить:

  • название;
  • дату составления;
  • регистрационный номер;
  • наименование второй стороны сделки.

Вместе с тем не стоит вписывать в бланк несущественные подробности. Требования в разных регионах могут отличаться. Поэтому до того, как отправили пакет бумаг с описью, целесообразно проконсультироваться с сотрудниками местной налоговой инспекции.

Наименования рекомендуется располагать в определенном порядке. Вначале идут бланки, полученные от вышестоящих учреждений, это могут быть постановления или приказы. Далее указывают сметы и так далее.

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • внизу указывается общее количество документов.
Предлагаем ознакомиться:  Какой документ остается у иностранца при постановке на миграционный учет

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  • номерах документов;
  • наименовании;
  • количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Для почты

Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

  • ценных писем;
  • бандероли;
  • посылки.

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

В каждом из экземпляров указывается:

  • ФИО (или название организации) получателя;
  • примерную стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Для передачи в архив

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

  • оглавление;
  • предисловие;
  • основная часть;
  • сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  2. далее проводится рассмотрение  экспертной комиссией;
  3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  • полное наименование архива;
  • название фонда и его номер;
  • номер и наименование описи;
  • крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

  • наименование документов;
  • количество;
  • индивидуальный признак – оригинал или копия;
  • стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector