Пишем служебную записку по правилам и образцу

Требования к оформлению — общее содержание

Первый содержит краткое изложение фактов и причин, побудивших автора составить служебную записку. Второй — анализ этих фактов и причин, тех последствий, которые они могут иметь.

Этот смысловой блок не относится к обязательным разделам и в некоторых случаях его можно пропустить. Третий — конкретные выводы и предложения, просьбы и побуждения к принятию каких-либо действий, основанные на смысле сказанного выше.

Содержательная часть при оформлении служебной записки пишется от первого лица в единственном числе. Текст должен быть кратким и емким, с использованием штампов и, при необходимости, специальных терминов.

Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок.

Приведем примеры оформления разных записок. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» Бухгалтерия Генеральному директоруООО «Альфа»И.И.

Стасову Начальнику отдела кадровС.В. КлимовойПричины, указанные в объяснительной,признать неуважительными.Применить дисциплинарное взысканиев форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеруА.Д.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое служебная записка;
  • как написать служебную записку;
  • по каким правилам оформляется служебная записка;
  • для чего необходим шаблон написания служебной записки.

Что такое служебная записка Эффективная производственная деятельность любого предприятия, независимо от его формы собственности и сферы деятельности, обеспечивается, прежде всего, за счет своевременности и грамотности принимаемых управленческих решений. То есть, от того, насколько эффективно налажено на предприятии информационное взаимодействие. Причем, участниками этого информационного взаимодействия являются все работники компании — от линейного персонала до топ-менеджмента.

Требования к бланкам внутренних документов (в т. ч. – и к служебной записке) регламентированы в разделе 4 Государственного стандарта России 6.30-2003, где предусмотрено:

  1. использование листов белой бумаги величиной 210 х 297 (А4) или их половинного размера – А5;
  2. наличие отступов слева (20 мм) и справа (10 мм);
  3. при обозначении даты необходимо использовать арабские цифры или буквенно-цифровое написание.

Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.

Содержанием деловой бумаги может быть изложение темы:

  • о приобретении новой техники;
  • о переносе рабочего дня;
  • о премировании;
  • о списании техники, оборудования и пр.

Важно! Текст записки условно содержит три части. В ее первой трети сообщаются причины или мотив, явившийся поводом для обращения, во второй – излагается суть, в последней трети документа содержится просьба или высказывается предложение о возможном эффективном решении возникшей проблемы.

Справочные
данные об организациивключают в себя:
почтовый адрес, номер телефона, код
организации, основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП). При оформлении этого
реквизита могут также указываться
номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты, адрес
Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
Этот реквизит размещается только на
бланках для писем.

Пишем служебную записку по правилам и образцу

Адресат
рассматривается как совокупность точной
и полной информации, на основе которой
документ может быть доставлен адресату.

Документ
адресуется организациям, их структурным
подразделениям или конкретному
должностному лицу. При адресовании
документа в организацию ее название и
название структурного подразделения
указываются в именительном падеже.Должность
адресата стоит на первом месте и
указывается в дательном падеже так же,
как и название организации, если адресат
является руководителем организации
или его заместителем.

Название
организации пишется в именительном
падеже и стоит на первом месте, если
адресатом является руководитель среднего
звена. Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном падеже.

В
состав реквизита «адресат» входит
почтовый адрес, который указывается
после наименования организации, если
документ впервые направляется в эту
организацию. При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и
инициалы, затем почтовый адрес получателя.

Дата
документа (реквизит
11, согласно ГОСТу Р 6.30-2003) — дата его
подписания, для акта —
дата события, для протокола —
дата заседания, принятия решения. Дата
– обязательный реквизит любого документа.
Основной датой считается дата подписания
документа, утверждения или дата события,
зафиксированного в нем.

Для внутренних
документов – приказов, распоряжений,
справок, докладных записок и т.д. датой
в бланке является дата подписи. Для
отправляемых документов дата в бланке
одновременно является датой подписания
и отправки. Дата протокола или акта
является датой события, зафиксированного
этими документами.

Дату
документа оформляют арабскими
цифрами в
последовательности: день
месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
— четырьмя арабскими цифрами.
Например,
дату 5
июня 2003 г. следует
оформлять 05.06.2003.
Цифровой способ оформления даты должен
применяться в том случае, если дата
проставляется в бланке на месте,
обозначенном линией для реквизита 11,
под реквизитами 09 или 10 в зависимости
от вида бланка.

Допускается словесно-цифровой
способ оформления
даты, например 05
июня 2003 г.
Чаще всего такой способ применяется в
тексте нормативных и финансовых
документов Разрешается оформлять даты
по международным правилам, предусматривающим
обратную последовательность цифр: год,
месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.

Пишем служебную записку по правилам и образцу

Дата
должна проставляться лицом, подписывающим
или утверждающим документ. Если авторами
документа выступают несколько организаций
(две или более), то датой документа
считается дата наиболее позднего
(последнего) подписания. Датируются
также все стадии оформления и обработки
документа. По этим датам можно установить,
где произошла задержка в работе с
документами. Поэтому дата входит
составной частью в такие реквизиты:
гриф согласования, виза согласования.

Ссылка
на регистрационный номер и дату документа
(реквизит 13) включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ.

Реквизит
«Ссылка на регистрационный номер и
дату документа» проставляется только
на ответных исходящих письмах и служебных
записках. Сведения в реквизит переносятся
с поступившего документа и соответствуют
регистрационному номеру и дате
поступившего документа.

Наличие
этого реквизита исключает необходимость
упоминания номера и даты поступившего
документа в тексте письма, что освобождает
текст от чисто вспомогательной, справочной
информации. 

На
бланках писем проставляются отметки
для этого реквизита, оформленные
следующим образом: На № ___________ от
_________.


Эти
данные могут быть указаны и в бланке
под датой, и в заголовке к тексту, и в
тексте письма.

Ø
Наименование организации-автора;

Ø Наименование
вида документа

Ø 
Дата (хх.хх.хххх);

Ø 
номер;


Ø
подпись;

Ø печать

Ø 
гриф утверждения( Утверждение руководителем
(своей организации или вышестоящей)
(утверждаю Ген. Директор ООО «заря»
подпись, расшифровка и дата);Утверждение
путем издания другого документа (приказ,
постановление, распоряжение). Такой вид
утверждения используется, когда
реализация утверждаемого документа
требует дополнительных мероприятий,
разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом
директора от и №))

Ø виза
согласования (включает в себя наименование
должности, роспись, расшифровка и дата.
Располагается ниже подписи или на
оборотной стороне)

Ø 
гриф согласования. (СОГЛАСОВАНО приказом
зам директора от и № или СОГЛАСОВАНО
юрисконсультант роспись, расшифровка
и дата. Располагается ниже подписи, а в
тех случаях, когда документ утверждается
– верхняя часть страницы на уровне
грифа утверждения.)

1.
Автор документа (наименование организации,
учреждения, предприятия с указанием
ведомственной принадлежности или
организационно-правовой формы).
Альтернативой может быть печать документа
на фирменном бланке. На некоторых
документах дополнительно указывается
город, в котором данный документ был
издан.


2.
Название документа (приказ, положение
и т.д.).

3.
Дата создания документа, его утверждения,
вступления в силу.

4.
Регистрационный индекс (номер) данного
документа в соответствии с принятой в
компании системой регистрации.

5.
Текст (содержание), по сути точно
соответствующего его названию.

6.
Подпись руководителя организации или
уполномоченного им ответственного
лица.

7.
Визы согласования для тех видов
документов, которые без таких виз не
будут иметь полной юридической силы.

8.
Печать

9.Гриф
утверждения документа

10.
отметка о заверении копии

Единой формы служебной записки не существует. Тем не менее, для исполнения она обязательно должна содержать следующие реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • кто кому адресует;
  • наименование бумаги и ее регистрационный номер;
  • суть вопроса;
  • предлагаемые варианты решения, указание на действия;
  • дата, подпись.

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Предлагаем ознакомиться:  Правила написания заявления на увольнение

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Что должен содержать текст документа?

Унификация
(«уно» — приводить в единообразие)
заключается в установлении единообразия
состава и форм управленческих документов,
фиксирующих осуществление однотипных
функций и задач. Унификация документов
проводится в целях сокращения количества
применяемых документов, типизации их
форм, снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
разных систем документации по одноименным
и сменным функциям управления. Особую
роль унификация документов играет для
внедрения в деятельность организаций
электронного документооборота.


унификация
от общего к частному
заключается в построении формуляра –
образца документа для конкретной системы
документации и установлении на его
основе состава реквизитов, а также
разработки унифицированных форм
документов.



единообразие форм документов, правила
построения, составления и оформления
обеспечивается путем трафаретизации,
унификации расположения данных на поле
документа, выработки условных сокращений.


комплексность унификации (при ее
проведении должны предусматриваться
требования к документу на всех стадиях
его создания с учетом параметров
технических средств и программного
обеспечения).


сопряжение с действующими системами
классификации и кодирования
технико-экономической и социальной
информации.

Выделяется
4 направления унификации документов от
общего к частному:

  1. Унификация
    форматов бумаги

  2. Унификация
    форм документов (предполагает определение
    состава реквизитов и место их расположения
    на листе бумаги)

  3. Унификация
    текста документа ( при унификации
    текстов управленческих документов
    нужно обратиться к требованиям
    законодательных и нпа (иногда в статьях
    закона формулируются требования к
    составу некоторых видов документов)
    или разработать трафаретные тексты
    (когда заранее печатается постоянна
    информация , а переменная вписывается
    позже). Для унификации текста характерно
    использовать таблицу. Также можно
    составит текст в виде анкеты (часто их
    составляют в кадровой службе для того,
    чтобы получить определенную информацию
    о сотрудниках).

  4. Понятийная
    унификация (приведение к единообразию
    терминологии). Основные термины и
    определения, применяемые в делопроизводстве
    содержаться в законодательных и нпа,
    в терминологических стандартах (ГОСТ-Р
    511 – 98 «Делопроизводство и архивное
    дело. Термины и определения»), в словарях
    и т.д.

  5. Трафаретные
    тексты и методика их разработки

  6. В
    целях унификации текстов документов
    разрабатываются трафаретные тексты
    для типовых управленческих ситуаций,
    содержащие заранее отпечатанную
    постоянную информацию документа.
    Переменная информация впечатывается
    позже или вписывается составителем
    документа от руки.

  7. Разработка
    трафаретных текстов целесообразна для
    следующих видов управленческих
    документов: заявления, справки, трудовой
    договор, акты и т. д.

  8. Методика
    разработки трафаретных текстов:

  9. 1)
    Выявление типовых управленческих
    задач;

  10. 2)
    Сбор информации, необходимой для их
    решения;

  11. 3)
    Составление проекта унифицированного
    текста документа, отражающего выявленную
    типовую ситуацию;

  12. 4)
    Согласование проекта со специалистами,
    составляющими эти документы или
    работающими с ними;

  13. 5)
    Окончательное редактирование проекта
    и его оформление в соответствии с
    требованиями ГОСТ.

  14. 44.
    Способы представления унифицированных
    текстов (анкеты, таблицы, трафаретные
    тексты)

  15. Унифицированные
    тексты документов могут быть представлены
    в виде трафаретного текста, анкеты или
    таблицы.

  16. Трафаретные
    тексты для типовых управленческих
    ситуаций содержат заранее отпечатанную
    постоянную информацию документа.
    Переменная информация впечатывается
    позже или вписывается составителем
    документа от руки.

  17. Для
    унификации текстов документов характерно
    использование таблиц, которое предполагает
    представление полного текста документа
    в табличной форме или его части.

  18. Унификации
    текста способствует также представление
    текста документа в виде анкеты. Анкеты,
    как правило, разрабатываются в кадровых
    службах организаций, чтобы получить
    дополнительные сведения о сотрудниках.
    Постоянная информация в анкете должна
    быть представлена в тщательно
    сформулированных вопросах с однозначным
    пониманием. Переменная информация
    может быть выражена заранее подготовленным
    ответом (да/нет), числовыми показателями
    или развёрнутыми ответами.

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Составление по образцу Причины написания и правила оформления служебной Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя переписка . В процессе ведения документации составляются различные записки. Это могут быть также объяснительные, докладные, распоряжение и т.

Служебная — назначение и пример написания

Следует заметить, что служебная является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД.

Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений. Как правильно написать служебную записку?

Как пишется служебная записка: примеры и правила составления Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в записке не обязательна для исполнения.

Особенности составления служебной Для понимания специфики записки назовем некоторых особенности этого документа: Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала: описание причин, побудивших создать документ; анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной; конкретные предложения по решению данного вопроса.

Служебная записка — пример написания, образец бланка Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную , и где взять образец? Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками.

записка: правила составления и наглядный пример Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела. Например, составляются такие документы для:

  1. выдачи инструкций различного типа, и другое.
  2. в качестве сопроводительной для основного сообщения;
  3. запроса информации;
  4. извещения или объявления какой-либо новости;

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки. Пример составления документа Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»

Как написать служебную записку: образец

Основания для составления и цели докладных Написать служебку может любой сотрудник.

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.
Предлагаем ознакомиться:  Правила аренды квартиры по закону

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Как правильно писать служебные записки о выявлению порядка образец

Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ. Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы. Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст – что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Как правильно писать служебные записки о выявлению порядка образец

Согласование
документов предполагает оценку содержания
проекта документа, т.е. заинтересованные
должностные лица анализируют
целесообразность создания документа,
его соответствие действующему
законодательству, точность формулировок.
Могут вноситься изменения, могут быть
повторные согласования.

В
зависимости от содержания документа
внешнее согласование может осуществляться
с вышестоящими или межотраслевыми
органами управления, с органами гос.
контроля и надзора в определенной сфере
деятельности, с общественными
организациями, с вышестоящими или
подчиненными организациями, если в
документе затрагиваются их интересы.

Внешнее
согласование оформляется реквизитом
«гриф согласования», проект документа
может быть согласован непосредственно
должностным лицом. Документ может быть
согласован протоколом коллегиального
органа или служебным письмом. Располагается
гриф согласования: в левой верхней части
страницы, если документ оформляется с
титульным листом; в других случаях он
располагается сразу за подписью, а далее
следует виза согласования.

В
организации определяется перечень лиц,
с которыми согласовываются проекты
документов. Как правило, документы
согласовываются с заместителями
руководителя, с руководителями структурных
подразделений, заинтересованными в
проекте документа, или разработавшими
проект ведущими специалистами.

Порядок
согласования должен быть определен в
инструкции по делопроизводству, или в
регламенте, или в табеле формы документов.

Виза
согласования состоит из наименования
должности, личной подписи, расшифровки,
даты. В случае несогласия виза либо не
ставится, либо прикладывается лист
замечаний, и виза ставится с учетом
замечаний. Виза согласования может
располагаться на лицевой стороне ниже
подписи, если есть свободное место.

На
внутренних распорядительных документах
визы располагаются на оборотной стороне
документа по иерархии должностей. Иногда
визы располагаются на специальном листе
согласования. Если документ исходящий,
то визы целесообразно собирать на копии
документа, которая остается у
организации-автора.

Нормативы регулирования законности документа

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2016 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

По ГОСТу

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  • наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  • упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  • правила расположения текста.

Справка! Содержание может быть изложено как в текстовой, так и в табличной форме.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно. Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению. Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника.

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е. фраза «Служебная записка»;
  • порядковый номер согласно внутренней регистрации;
  • упоминание о приложенных дополнениях – если они имеются.

Пример 3

Какое должно быть содержание?

Борисову А. Б.

15 января 2016 года

служебная записка

Представляю вам список кандидатов для участия в семинаре в Солт-Лейк-Сити:

  1. Иванов Иван Петрович – менеджер по продажам;
  2. Сидорова Мария Никифоровна – менеджер по продажам.

Вышеуказанные кандидаты по нашему мнению заслуживают участия в семинаре, поскольку именно они за отчетный период представили наиболее высокие результаты по продажам. Более того, они работают в ООО «Анарион-М» с 2013 года и с самого начала работы показали личную заинтересованность и усердие, а значит – могут делиться опытом продаж и построения команды.

С уважением,

Начальник отдела продаж

Сергеев Сергей Сергеевич (подпись).

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

Как начать?

Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.

Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».
  2. Следующая строка – название документа с кратким изложением сути написанного: «Служебная записка о переносе рабочего дня с 6.01.2016 на 10.01.2016».
  3. Пишем служебную записку по правилам и образцуЗатем следуют дата отправки сообщения, которая прописывается арабскими цифрами, например, 25.05.2015 или сочетанием букв и цифр – 25 мая 2015 года.
  4. Суть проблемы раскрывается в тексте: «К вашему сведению предоставляю график работы…» или обращение другими словами с целью описания возникшей ситуации.
  5. Предложения адресанта по разрешению возникшего вопроса содержатся в нижеследующем абзаце: «Предлагаю …» или «Считаю целесообразным изменить график…».

Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.

Ошибки при составлении

Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.

К таковым возможно отнести следующие:

  • использование сокращенной формы слова вместо полной;
  • наличие грамматических, стилистических, лексических и пунктуационных ошибок;
  • отсутствие всех необходимых для записки реквизитов;
  • в тексте поднимаются несколько вопросов, между собой не связанных;
  • составление неоправданного очень длинного (на 2–3 листа) или короткого обращения;
  • нарушение структуры оформления служебной записки;
  • применение фонового рисунка для служебного бланка;
  • перегруз содержания аббревиатурами и пр.
Предлагаем ознакомиться:  Возражение на исковое заявление в суд

Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.

Тем более неграмотным и неэтичным является коверканье паспортной информации человека. Или же указывают только проблему, не указывая, чего хотят от того, к кому обращаются, не предлагают вариантов решения – словом, получателю из текста не понятно, чего от него этим оповещением хотят добиться, какой реакции.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как оформить?

Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.

Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.

Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.

Пример написания

Бухгалтерия Начальнику подразделения информационных технологий ООО «ЦНБТИ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о необходимости ремонта компьютера

01.10.2016 №4 г. Пушкино

Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.

В связи с изложенными фактами прошу произвести его ремонт, либо заменить на аналогичный.

Заместитель главного бухгалтера Вивдич Д. И.

Определение

ВНИМАНИЕ: Под этим термином понимается документ информационно-справочного назначения, один из инструментов деловой переписки между сотрудниками той или иной организации.

Его использует специалист, чтобы донести до другого служащего или руководителя рациональное предложение, сведения об изменениях или другую важную информацию.

Служебная записка – всегда внутренний документ. Он может быть адресован любым специалистом организации на или производства, причем как человеку вышестоящей должности, так и рядовому специалисту другого отдела (например, предложение о совмещении).

В этом ее главное отличие от докладной и объяснительной (где при заполнении всегда соблюдается иерархический принцип: человек нижестоящей должности пишет на имя начальства). Помимо этого, как уже говорилось, докладные записки бывают и внешними, то есть адресоваться руководящему составу сотрудничающих организаций, тогда как служебные ходят только внутри одной компании (или с обособленными подразделениями).

Какие виды существуют?

Служебные записки могут быть самыми разными и их разделяют на несколько типов, в зависимости от того, о чем в них идет речь.

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

Правила написания

Как правило, документ создается на компьютере, в формате .doc. Инициалы второй стороны пишутся в правом верхнем углу, все строчки должны быть выровнены по левому краю. Пример того, как правильно писать служебную записку руководителю, можно создать в виде бланка, если такие записки пишутся часто. Слова «служебная записка» размещаются по центру листа. Точка ставится после слов «служебная записка», поскольку именно это слово считается окончанием предложения.

Далее с абзаца идет изложение сути документа. Предложения по решению вопроса подаются с новой строки также с абзаца. В левом углу ниже указывается дата создания документа, а в правом углу размещается подпись должностного лица.

Немного ниже даты указываются контакты и данные особы, уполномоченной вести дальнейшие действия по сути служебной записки. Это может быть контакт руководителя подразделения, либо иного должностного лица, которому поручено решить вопрос.

Весь текст набирается шрифтом Times New Roman, как самым часто используемым шрифтом в делопроизводстве, кегль 14.

  1. Писать следует на листе формата А4, от первого лица, четко и грамотно, без двусмысленных фраз и ошибок. Обязательно следует подписываться и правильно указывать названия подразделений, должностей, паспортные данные человека. Печать на этой бумаге не ставится.
  2. Документ может быть оформлен в классическом – «бумажном» варианте, либо в электронном (что обычно и бывает). Никаких особенных отличий и ограничений по объему для электронного варианта не существует, единственное, без чего можно обойтись – упоминание в тексте адресата, для этого нужно всего лишь ввести корректный адрес в поле адресной строки письма.

    Более того, необходимо обязательно ставить функцию уведомления о прочтении. Это будет в нужное время служить доказательством того, что вы действительно отправляли тому или иному человеку такой документ.

  3. Если же отправляется именно бумажный вариант, необходимо удостовериться, что письмо зарегистрировано в журнале у секретаря. Это гарантия того, что оно дойдет до того, кому адресовано. Многие фирмы ведут специальный журнал для такого рода бумаг, где указывается дата, регистрационный номер, кто писал и на какую тему.

    ВАЖНО: Но при том необходимо помнить, что служебная записка относится к внутренней документации, а значит – не обязательна к регистрации!

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Ответ на документ

После прочтения документа и сочтя его полезным, получатель ставит на нем резолюцию, например » Принято к сведению». Однако если бумага подразумевает написание ответа, то он должен воспоследовать.

Унифицированной формы ответа не существует, обычно таковая составляется специалистами внутри организации. Обычно ответ представляет собой пояснительную записку, в которой указывается, что было сделано в соответствии с полученным сообщением от работника.

Что касается сроков, то здесь строгих рамок также нет. Зависит от ситуации, а также от локальных установок фирмы. Например, если речь идет о лишении премии, то ответ на такую записку должен поступить в десятидневный срок.

Итак, служебная записка, как и докладная, не имеет строго прописанного шаблона, нет для нее и четких сроков ответа. Тем не менее, это письменный документ и без рассмотрения, а значит и без ответа остаться он не может. Для этого нужно оформлять документ грамотно и корректно, четко изложить суть и далее обозначить варианты решения вопроса. И конечно же – обязательно заверить своей личной подписью.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector