Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Передача дел при смене главного бухгалтера

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации.

Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.

Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником.

Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника – возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты.

Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок.

В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия.

Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:

  • причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
  • разглашение им коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ.

Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

1) ознакомление под роспись работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) ознакомление под роспись работника с установленным работодателем перечнем сведений, составляющим коммерческую тайну, с режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного режима коммерческой тайны.

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ “О коммерческой тайне” определил, что право на отнесение сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, принадлежит обладателю такой информации. Однако среди сведений об организации не может быть данных, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (ст. 5 Федерального закона “О коммерческой тайне”):

  • содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
  • содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  • о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
  • о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
  • о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;
  • о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
  • о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
  • об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
  • о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
  • о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
  • обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Главный бухгалтер, работающий в течение испытательного срока, имеет право на увольнение в любой день после предупреждения об этом руководства организации за три дня.

Если данное должностное лицо работает на условиях срочного договора, то его увольнение возможно при изменении собственника организации в течение трех месяцев после передачи субъекта бизнеса новому собственнику.

При смене главного бухгалтера в результате увольнения, перевода на другую должность состояние бухгалтерского учета должно быть оценено и отражено в соответствующей документации.

Письменное оформление результатов анализа состояния бухгалтерского учета позволяет новому главному бухгалтеру избежать ответственности за достоверность учетной информации, установить факты искажения налогооблагаемой базы по налогам и сборам, неверного отражения на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета фактов хозяйственной жизни и других неблагоприятных последствий.

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен.

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документов

К документам, которые главбух должен передать по акту, относятся:

  • учредительные и регистрационные документы: свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет, о постановке на учет в ПФР, ФСС, службе занятости населения;
  • организационная документация: учетная политика, план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры, должностные инструкции работников бухгалтерии;
  • регистры бухгалтерского учета: главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам;
  • отчетные документы: декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является учреждение, формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для казенных учреждений;
  • документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика: журналы учета полученных и выданных счетов-фактур, книги покупок и продаж, акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок;
  • инвентаризационные описи и акты;
  • документы по учету денежных средств (кассовые и по расчетному счету): журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка;
  • документы по расчетам с подотчетными лицами: журнал учета авансовых отчетов;
  • документы по учету труда и заработной платы: положение об оплате труда, о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки и расчеты о предоставлении отпуска, об увольнении и т.д.;
  • документы по учету основных средств: инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приема-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание;
  • документы по учету товарно-материальных ценностей: карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты, требования, книги складского учета;
  • прочие первичные документы: первичные документы по учету нематериальных активов, журналы учета выданных доверенностей, учета бланков строгой отчетности и бухгалтерских справок, учета путевых листов.

Обратите внимание! Если в организации существует штат бухгалтеров, в акт включаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха. Так, если за ведение операций по начислению заработной платы и учету расчетов с работниками отвечает бухгалтер по расчету заработной платы, включать в акт и передавать документы по начислению заработной платы, как и кассовые документы при наличии бухгалтера-кассира, не нужно.

Поскольку практически все бухгалтерские документы должны храниться в учреждении не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ), именно за этот период они должны быть подготовлены к передаче. Причем если на момент смены бухгалтера в учреждении не было налоговой проверки, особое внимание необходимо обратить на документы последних трех лет.

Допустим, прежний бухгалтер отработал в учреждении лишь два года. Должен ли он подготовить документы за все пять лет? Нет, он может подготовить их только за отработанные два года, но при этом ему следует проверить, были ли внесены записи о нарушениях в предыдущие акты приема-передачи.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в папки согласно номенклатуре дел, разработанной в учреждении. Как правило, прошитые документы нумеруются, однако на практике бывает довольно сложно это осуществить: передача дел в таком случае может сильно затянуться.

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;

  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);

  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники.

  • сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

  • Устав, учредительный договор;

  • Выписка их ЕГРЮЛ

  • Свидетельство о регистрации;

  • Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;

  • Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

  • Учетная политика по бухгалтерскому учету;

  • Политика по налоговому учету;

  • План счетов бухгалтерского учета;

  • Должностные инструкции работников бухгалтерии;

  • Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;

  • Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

  • Бухгалтерская отчетность;

  • Декларации и расчеты по всем налогам;

  • Книги покупок и продаж;

  • Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

  • Приказ о проведении инвентаризации;

  • Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

  • Акты налоговых проверок;

  • Акты сверок с налоговыми органами;

  • Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;

  • Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;

  • Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;

  • Акты на списание основных средств

  • Карточки учета материалов;

  • Приходные ордера по форме № М-4;

  • Требования — накладные по форме № М-11;

  • Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;

  • Платежные поручения;

  • Выписки банков по расчетным счетам;

  • Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

  • Трудовые договоры;

  • Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;

  • Штатное расписание;

  • Табели учета рабочего времени;

  • Расчетно-платежные ведомости;

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Смена главного бухгалтера всегда является стрессом для организации. Новый бухгалтер должен успеть освоиться и принять дела от своего предшественника. Как сделать это, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?

Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.

Предлагаем ознакомиться:  Права потребителя днр закон о возврате товара

Смена главного бухгалтера передача дел образец

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником.

В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы.

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:

  • издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
  • проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
  • ознакомление с внутренними документами компании;
  • непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • проверка состояния учета и отчетности;
  • оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки.

Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 года, то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 год, а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 года. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.

При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера.

Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы «клиент-банк».

Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.

Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129).

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

На любом предприятии должность главного бухгалтера довольно значимая величина, но это такие же, как и другие сотрудники, обыкновенные люди, которые несут больше ответственности.

В частности, за ведение финансовой документации и отчетности.

Главный бухгалтер так же, как любой работник организации, учреждения, имеет право уволиться по собственному желанию и быть уволенным руководителем предприятия за нарушение законодательства о труде, нарушение трудовой дисциплины, устава предприятия, а также при смене собственника предприятия, на котором работает.

В связи с этим довольно часто возникает  резонный вопрос – обязан ли главный бухгалтер передавать дела при увольнении.

Действующее трудовое законодательство не акцентирует внимание на передаче дел при увольнении главного бухгалтера вновь принятому сотруднику.

Таким образом, бухгалтер, разрывая трудовые отношения с организацией, по закону вообще не обязан что-то кому-то передавать.

И в случае отказа от передачи дел не может быть задержек в плане выдачи трудовой книжки, прочих документов, положенных при увольнении, получении полного расчета, по окончании предусмотренных согласно закону срокам.

При увольнении по собственному желанию, согласно третьей части 77 статьи ТК РФ, расчет должен быть произведен через две недели после подачи заявления (ст. 80 ТК).

В случае увольнения главного бухгалтера по инициативе нового собственника предприятия, согласно четвертому пункту 81 статьи ТК РФ, этот срок увеличивается до трех месяцев (ст. 75 ТК).

Поэтому, исходя из профессионализма лица, занимавшего должность главного бухгалтера и этической стороны, в передаче всех дел и документов заинтересованы обычно как расторгающий трудовые отношения с организацией специалист, так и поступающий на его место новый сотрудник.

Для самого предприятия процедура необходима, чтобы иметь представление о реальном положении ведения бухгалтерского учета на предприятии и наличия всех первичных документов, соответствие которых требуемым законом нормам может существенно повлиять на деятельность всего предприятия в дальнейшем.

Исходя из вышесказанного, узнав, что главный специалист собирается уходить из организации, или в случае, когда работодатель сам намерен сменить специалиста, он должен позаботиться о том, как передать дела при увольнении главного бухгалтера.

Для этого, прежде всего, найти лицо, которому можно передать всю документацию по акту.

Если главный бухгалтер был еще и материально ответственным лицом с оформленным договором о материальной ответственности,  то нужно обязательно провести инвентаризацию и передачу материальных ценностей.

Принять документацию может:

  • представитель независимой аудиторской организации, при заключении договора;
  • специалист, выполняющий функции заместителя главного бухгалтера;
  • работник бухгалтерии, назначенный по приказу руководителя;
  • вновь принимаемый сотрудник на должность главного бухгалтера;
  • лично руководитель организации.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Передавая документацию вновь принятому сотруднику, важно учитывать, что пока не уволился бывший сотрудник, на место главного бухгалтера принять не могут никого.

Не может быть два главного бухгалтера одновременно на одном предприятии.

Поэтому, нового человека, которого в перспективе руководитель планирует видеть на этой должности, до увольнения главного бухгалтера можно принять на работу заместителем главного бухгалтера или просто бухгалтером.

Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.

Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.

При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.

Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.

Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.

Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.

Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.

Шаг 1 Приказ

Для того чтобы что-то передать, принять, тем более, документы финансовой деятельности, прежде всего, создается комиссия.

  • Порядок передачи дел
    • Составление приказа
    • Составление акта

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление акта приема-передачи первичных документов, отчетности, приказов по учетной политике, а также передачу печати, ключей от системы банковского обслуживания «клиент-банк».

Несмотря на то, что действующее законодательство не обязывает документально оформлять передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому, эта процедура очень важна организации. Прежде всего, чтобы в будущем избежать негативных последствий.

У организации возникает необходимость переоформления права подписи финансовых документов новым лицом. Руководитель издает приказ о назначении нового главного бухгалтера, переоформляется карточка с образцами подписей в обслуживающем банке. [5]

Руководителю организации необходимо издать приказ о приеме-передаче дел, который может содержать: Ф.И.О. нового главного бухгалтера; дату оформления передачи дел; срок приема-передачи дел; состав комиссии по приему-передаче дел, состав привлеченных лиц; порядок смены банковских карточек с образцами подписей и оттиска печати.

Предлагаем ознакомиться:  Ходатайство об ускорении рассмотрения дела гпк

Согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом за две недели, поэтому целесообразно установить не более чем двухнедельный срок приема-передачи дел. [2]

Как правило, определение даты связывают с завершением учетных процессов за истекший период и исходят из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это важно для разграничения ответственности между прежним и новым главным бухгалтером.

Далее проводится инвентаризация имущества и обязательств, инвентаризация расчетных операций; состояние учета и отчетности.

Формирование комиссии по приему-передаче дел необходимо в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т. п.

Руководитель издает приказ о составе комиссии, ее полномочиях. В комиссию следует включать иных работников бухгалтерии (если имеются), сотрудников других подразделений организации и т. д. если же фирма малочисленна и невозможно создать комиссию из своих сотрудников, то могут быть привлечены третьи лица (например, аудиторы).

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13. 06. 95 № 49. Проводить в обязательном порядке инвентаризацию имущества и обязательств при смене главного бухгалтера не обязательно.

С 1 января 2013г. формы первичных документов утверждает руководитель организации. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания.

Таким образом, в настоящее время налогоплательщики вправе сами разрабатывать формы первичных документов или пользоваться унифицированными формами, применяемыми до 1 января 2013 г.

, закрепив соответствующие положения в учетной политике.

Поэтому при оформлении результатов инвентаризации с помощью указанных форм следует обратить внимание на то, утверждено ли их применение в учетной политике организации.

Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.

Новому главному бухгалтеру для более полного понимания структуры организации, следует ознакомиться с учредительными документами организации, проверить регистрационные свидетельства, постановку на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах, ознакомиться с актом последней выездной налоговой проверки. [4]

Кроме того, в случае если в собственности организации имеется ККТ, необходимо проверить соответствующие регистрационные документы.

Для понимания методов учета, которые использовала организация ранее и применяет сейчас, новому главному бухгалтеру следует проверить наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики и уточнить, какие первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике; как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Все передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

После завершения проверки составляется акт приема-передачи дел, в котором фиксируются состояние учета, количество передаваемых документов. Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах и утверждается руководителем организации.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

Если передача дел при смене главного бухгалтера по каким-либо причинам не проводилась или не оформлена должным образом, привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Данная норма закреплена п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ: «Лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина». [3]

Однако, если ошибки прежнего главного бухгалтера впоследствии при проведении проверок контролирующими органами приведут к установлению фактов грубого нарушения организацией правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения и, как следствие, к занижению налогов и сборов, это приведет не только к штрафным санкциям в области налогового законодательства (ст.

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность.

Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд.

Особенности увольнения бухгалтера

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Далее, перечислим ситуации, в которых возможно прекращение трудовых отношений с главбухом:

  1. По собственному желанию. Это право закреплено в действующей ст. 80 ТК РФ, при этом, как обычный работник, главный бухгалтер должен уведомить о своём увольнении за 2 недели. Руководитель предприятия не вправе удерживать такого сотрудника на своём рабочем месте до сдачи им определённой отчётности;
  2. При выходе на пенсию. Это право также является неотъемлемым у любого работника, достигшего особого пенсионного возраста. При этом в силу норм ст. 80 ТК РФ указанный работник освобождается от необходимости отработки в течение 2 недель, уволиться он может в любой выбранный самостоятельно день;
  3. По волеизъявлению работодателя. Перечень оснований, в результате которых может произойти утрата доверия в такому работнику, указан в ст. 81 ТК РФ. Среди наиболее часто встречающихся причин можно выделить грубое нарушение своих должностных обязанностей, принятие решений, в результате которых произошло причинение вреда имуществу компании либо состоялось причинение ущерба;
  4. По соглашению сторон. Эта ситуация возможна в том случае, когда обе стороны заранее договорились о сроках увольнения, прописав указанную информацию в определённом документе (дополнительном соглашении);
  5. Иные обстоятельства, которые не зависели от сторон трудовых отношений. Например, увольнение в результате полной смены собственника либо передачи компании в государственную, либо муниципальную собственность (п.4 ст. 81 ТК РФ).
  1. Наступление материальной ответственности возможно в следующих случаях:
    • при обнаружении недостачи полученных материальных ценностей либо денежных средств (п.2 ст. 243 ТК РФ);
    • при совершении противоправного действия либо бездействия (ст. 233 ТК РФ);
    • определена связь между действием и бездействием главбуха, в результате которой произошло причинение ущерба. Здесь важно знать, что работодатель, обнаруживший причинение материального ущерба, обладает правом по обращению в суд за восстановлением своих нарушенных прав в течение одного года с момента обнаружения ущерба;
  2. Наступление административной ответственности возможно в следующих ситуациях (гл. 15 КоАП РФ):
    • нарушение работ с наличностью;
    • нарушение кассовых работ;
    • нарушение сроков подачи документов налоговой отчётности;
    • неверное ведение финансовой отчётности и нарушение всех правил бухгалтерского учёта документации;
    • иные проступки, связанные с нарушением при исполнении своих служебных обязанностей;
  3. Наступление уголовной ответственности возможно в следующих случаях:
    • нарушение сроков оплаты либо уклонение от уплаты налогов и сборов, а также страховых взносов, подлежащих уплате таковой организацией;
    • нарушение обязанностей налогового агента, а именно неисполнение в личных интересах обязанностей по исчислению, удержанию и уплате сборов;
    • сокрытие имущества, а также денежных средств, за счёт которых должно было производиться взыскание налогов и иных сборов.
  1. Если не удаётся вручить заявление на увольнение. Его возможно вручить несколькими способами:
    • путём направления через почту с обязательным приложением уведомления о вручении. Оно необходимо для того, чтобы правильно отсчитывать срок. Именно с даты получения, проставленной на уведомлении, начнёт своё течение двухнедельный срок;
    • путём направления заявления через секретариат, если таковой имеется в компании. При этом необходимо оформление двух экземпляров об увольнении, для того чтобы на одном из них проставить отметку о получении. Именно с этого момента начнёт своё течение двухнедельный срок, отведённый на отработку;
  2. Если некому передать дела. В этой ситуации необязательно передавать дела новому сотруднику, допустимо поступить следующим образом:
    • передать все дела и отчётность непосредственно руководителю (директору) предприятия, именно он в отсутствии главного бухгалтерам несёт всю ответственность за финансовую отчётность компании. При этом следует знать, что на законодательном уровне обязанность по передаче дел от одного бухгалтера другому отсутствует;
    • в положенный день, не выйти на своё рабочее место и не приступить к должностным обязанностям;
  3. Если не удаётся получить трудовую книжку на руки и администрация работодателя всячески отказывает в этом. В этом случае следует знать, что эти действия являются неправомерными и удержание этого документ является прямым нарушением действующего трудового законодательства, а следственно поводом для обращения в трудовую инспекцию либо прокуратуру.

Процедура увольнения главного бухгалтера происходит по общим правилам, в порядке, ничем не отличающимся от прекращения трудовых отношений с обычным сотрудником, однако всё же имеет несколько особенностей.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Посмотрите видео о том, за что и как могут посадить главного бухгалтера

Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально

Главный бухгалтер — такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.

При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.

Довольно распространен вопрос — должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место.

Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.

Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.

В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:

  • причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
  • период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
  • перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
  • сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов — увольняющемся главном бухгалтере;
  • сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером — указать нужно именно его);
  • сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
  • дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.
Предлагаем ознакомиться:  Как документально оформить совмещение бугалтеру кадров

Смена главного бухгалтера передача дел образец

До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.

Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.

Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.

Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.

По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.

Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;

  • учетная политика

  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

  • регистры бухгалтерского и налогового учета;

  • бухгалтерские справки;

  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

  • отчетность во внебюджетные фонды;

  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

  • инвентаризационные описи;

  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения

  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Обязательная отработка и передача дел

Как уже говорилось выше, заставить отрабатывать работника, будь то главный бухгалтер или кто, более положенного двухнедельного срока, никто не вправе. Указанное закреплено в ст. 80 ТК РФ. Более того, если соглашением сторон установлен иной срок, отведённый для отработки, действие трудового договора может быть прекращено до истечения срока действия двухнедельной отработки.

Если же главный бухгалтер увольняется по причинам, в связи с которыми дальнейшее продолжение деятельности становится невозможным, уволить его обязаны в день, прописанный в самом заявлении на увольнение.

Однако зачастую увольнение главного бухгалтера происходит с отработкой и передачей дел либо иному работнику, либо самому руководителю компании. Алгоритм действий выглядит следующим образом:

  1. Издание руководителем приказа, содержащего в себе следующие сведения:
    • перечень действий, которые должен выполнить главбух перед увольнением;
    • сроки для выполнения указанных работ;
    • персональные данные лица, которому вменяется принять все незавершенные дела;
    • порядок и сроки проведение инвентаризации;
  2. Проведение инвентаризации, по результатам которой возможно два варианта событий:
    • если нареканий в работе не выявлено — планируется передача дел новому лицу;
    • если нарекания выявлены — вынесение предписания с указанием сроков проведения исправлений недочётов. Проведение этой процедуры возможно как своими силами, так и при помощи привлечения сторонних организаций — аудиторов;
  3. Оформление акта-приёма передачи (описи), в соответствии с которым дела передаются новому сотруднику;
  4. Передача дел новому лицу (сотруднику) либо руководителю с подробным описанием ситуаций.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы.

Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Уход бухгалтера – не катастрофа для компании, но если его не оформить правильно, то это может принести некоторые проблемы. Поэтому бухгалтеру при увольнении необходимо передать свои дела специально оформленным актом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.

8 (499) 703-12-54 (Москва)

8 (812) 309-53-42(Санкт-Петербург)8 (800) 333-45-16 доб. 196(звонок бесплатный для всех регионов России)Это быстро и бесплатно!

Должность главного бухгалтера является ключевой в финансовом управленческом блоке компании, и его увольнение не должно сказаться на бухгалтерской отчетности фирмы. Поэтому при смене бухгалтера требуется передача дел, оформленная актом.

Требования и форме акта на законодательном уровне отсутствуют, поэтому при его составлении надо придерживаться норм:

  • Закона о бухучете (402-й ФЗ).
  • Устава фирмы.
  • Внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, правил ведения документооборота).

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Акт составляется бухгалтером, сдающим свои дела, и подписывается принимающим.

Виды и особенности

При передаче дел главного бухгалтера может возникнуть две ситуации, каждая из которых имеет свои особенности и требует отдельный вид акта:

  1. Если сменщик уже найден, то акт оформляется с его подписью, и заверяется директором компании.
  2. Если после увольнения вакансия главбуха остается свободной, то дела передаются одному из сотрудников бухгалтерии, означенным в приказе, либо самому директору фирмы. Они и подписывают акт со стороны компании.

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме (поскольку законодательством форма не установлена) в двух экземплярах. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в учреждении.

В акте указываются:

  • фамилия, имя и отчество лиц, сдающих и принимающих дела, в том числе представителя вышестоящего органа и членов комиссии, если они участвуют в передаче дел;
  • дата (период) передачи дел;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела;
  • опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества папок с документами;
  • серии и номера неиспользованных банковских чеков, а также наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
  • список отсутствующих документов;
  • пояснения и замечания увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Акт подписывается в первую очередь лицами, передающими и принимающими дела, а также членами комиссии, если таковая создавалась, и утверждается руководителем.

Приведем образец акта.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ УТВЕРЖДАЮ¦
¦ Директор¦
¦ МКУ "Горкомэкологии Саратова"¦
¦ Озеров /О.В. Озеров/¦
¦ 10.06.2013¦
¦ ¦
¦ Акт приема-передачи документов ¦
¦ МКУ "Горкомэкологии Саратова" ¦
¦ ¦
¦ г. Саратов 10 июня 2013 г.¦
¦ ¦
¦ Согласно приказу от 31.05.2013 N 34 главный бухгалтер Л.К. Кустова¦
¦передала, а заместитель главного бухгалтера Н.И. Васильева приняла: ¦
¦ 1) свидетельства: о регистрации, о постановке на налоговый учет, на¦
¦учет в ПФР, на учет в ФСС, службе занятости населения; ¦
¦ 2) печать организации; ¦
¦ 3) банковскую чековую книжку (неиспользованные чеки с N АВ 6660012 по¦
¦N АВ 6660023); ¦
¦ 4) ключи от сейфа и ключи от системы "Клиент - банк"; ¦
¦ 5) следующие документы бухгалтерской и налоговой отчетности: ¦
¦ ¦
¦-------------------------------------------------------------T----------¬¦
¦¦ Наименование документов ¦Количеств
¦¦ ¦ папок ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Учетная политика организации за 2010 - 2013 гг. ¦1 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2010 - 2012 гг. и I ¦4 ¦¦
¦¦квартал 2013 г. ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Налоговые регистры за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦4 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Отчетность в фонды за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦4 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Документы по учету труда и заработной платы за 2010 - ¦3 ¦¦
¦¦2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, ¦1 ¦¦
¦¦решения) ¦ ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦Документы по учету основных средств ¦1 ¦¦
¦ ------------------------------------------------------------ ---------- ¦
¦¦... ¦... ¦¦
¦L------------------------------------------------------------ -----------¦
¦ ¦
¦ В принимаемых документах отсутствуют карточки учета основных средств¦
¦за 2010 г. ¦
¦ ¦
¦ Приложения к акту: ¦
¦ 1) опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках¦
¦документов (приложение 1); ¦
¦ 2) акт инвентаризации денежных средств на расчетном счете на¦
¦10.06.2013 (приложение 2). ¦
¦ ¦
¦ Документы сдала: Документы приняла: ¦
¦ Кустова /Л.К. Кустова/ Васильева /Н.И. Васильева/¦
L--------------------------------------------------------------------------

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector