Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Трудовые отношения с бывшим госслужащим — СКБ Контур

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

К чему приводят жалобы сотрудников

Заявить о нарушении работодателем трудового законодательства сотрудник может в различные государственные органы: и в прокуратуру, и в трудовую или налоговую инспекцию, и во внебюджетные фонды.

На жалобы и заявления граждан госорганы реагируют проведением проверок их работодателей.

Если работник проинформирует о «зарплатных» проблемах на предприятии, проверяющие, скорее всего, потребуют трудовые договоры, приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводах), все, что касается оплаты труда и выплат при увольнениях (положения о премировании, о надбавках или другие локальные нормативные акты), расчетные листы, различные журналы учета, ведомости выплаты заработной платы и другие документы по ситуации.

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

Если выяснится, что работодатель не выплачивает вовремя зарплату (или пособия), то, кроме задержанной зарплаты (или пособия), его обяжут выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования, действующей в период просрочки, от не выплаченной в срок суммыст. 236 ТК РФ.

Обязанность такой выплаты возникает независимо от наличия вины работодателя. То есть от ответственности не спасут ни приказы о выплате зарплаты позже срока (даже если они подписаны работниками), ни тяжелое финансовое положение организации, ни любые другие «уважительные» причинып. 55 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

А вот найти в компании серые зарплатные схемы и доказать факт их применения достаточно проблематично. Ведь подтверждающие документы (например, неофициальные расчетно-платежные ведомости с неучтенной зарплатой) будут тщательно скрываться.

А у пожаловавшегося работника (например, при увольнении он получил только сумму, указанную в трудовом договоре, а ежемесячную доплату «в конверте» — нет) никаких документов на руках, вероятнее всего, тоже не будет.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Те же
Журнал учета проверок Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141
Предлагаем ознакомиться:  Кадровое делопроизводство отпуск ежегодный

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации.

Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Прокуратура

Поводом для прокурорской проверки может стать любая жалоба сотрудника. То есть в прокуратуре могут одинаково заинтересоваться как задержкой выплаты зарплаты или пособия, так и теневыми зарплатами. Во многих городах России на базе органов прокуратуры даже действуют телефоны горячей линии, принимающие обращения граждан, связанные с нарушениями трудового договора и выплатой зарплаты «в конверте».

При рассмотрении обращений граждан прокуратура вправе запрашивать у руководителей организаций (и других должностных лиц) любые документы и объяснения, необходимые для разрешения вопросов по жалобеп. 1 ст.

22 Закона от 17.01.92 № 2202-1 (далее — Закон № 2202-1); п. 4.2 Инструкции, утв. Приказом Генпрокуратуры от 30.01.2013 № 45. Требуемые документы необходимо представить в течение 15 календарных дней с момента получения запросап. 2 ст. 10 Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

Прокуратура также может провести проверку на территории предприятияп. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Генпрокуратуры от 30.01.2013 № 45; п. 2 ст. 9 Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Как правило, вы узнаете об этом только в момент появления в офисе сотрудника прокуратуры, предъявляющего служебное удостоверение.

Достаточно одного звонка работника — и представители прокуратуры или другого органа будут у вас с проверкой

Больше никаких документов (постановлений, распоряжений, приказов) о начале проверки прокурорский работник вам не предъявит (и оснований их потребовать у вас тоже нет). Предварительно о такой проверке организации не сообщаетсяп. 1 ст. 22 Закона № 2202-1.

Поскольку заранее неизвестно, что послужило поводом для проверки, подстелить соломку не получится. Какие документы нужно подготовить, вы узнаете только от проверяющих. Ведь, придя с проверкой по конкретной жалобе, прокурор может проверить все что угодно. Единственное ограничение — наличие времени и желания самого прокурора.

По результатам проверки прокурор не составляет акт, как это делается при проверке другими контролирующими органами. Работодателю остается только дожидаться мер прокурорского реагирования.

В случае выявления нарушений закона прокурор может:

  • принести руководителю протест на противоречащий закону локальный акт организациист. 23 Закона № 2202-1. Например, руководитель издал приказ, в соответствии с которым зарплату выплачивают один раз в месяц. Протест подлежит обязательному рассмотрению в течение 10 календарных дней с момента его поступления. О результатах его рассмотрения компания должна сообщить прокурору в письменной форме. Это может быть приказ руководителя об отмене или внесении изменения в документ, который был опротестован. Если же руководитель не согласен с протестом, то в эти же сроки нужно подготовить письменный мотивированный ответ;
  • внести представление с требованием устранить допущенные нарушенияст. 24 Закона № 2202-1. И устранить их нужно в течение месяца. О результатах принятых мер также необходимо письменно сообщить прокурору. В этом документе нужно отразить, что именно было сделано для устранения нарушений (например, погашена задолженность перед работниками по зарплате);
  • вынести постановление о возбуждении производства по делу об административном правонарушении по ст. 5.27 КоАП. Далее это постановление для его рассмотрения прокуратура направляет в уполномоченный на то органст. 25, п. 3 ст. 27 Закона № 2202-1. Дела по вопросам нарушения законодательства о трудеч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ рассматриваются государственными инспекторами трудаст. 23.12 КоАП РФ, а также судамич. 2 ст. 23.1 КоАП РФ.

Кто может прийти с проверкой

Прокуратура

Требования прокурора, вытекающие из его полномочийст. 22 Закона № 2202-1, подлежат безусловному исполнению в установленный срокп. 1 ст. 6 Закона № 2202-1. Умышленное их невыполнение грозит штрафомст. 17.7 КоАП РФ; Постановление Архангельского облсуда от 03.04.2013 № 4а-139/13:

  • организациям — от 50 000 до 100 000 руб.;
  • должностным лицам — от 2000 до 3000 руб.

Хочется заметить, что по поступившим обращениям проверка не обязательно будет проводиться самой прокуратурой — это могут сделать и другие органы (например, трудинспекция) по требованию прокурора.

Трудинспекция

Если гражданин написал жалобу о нарушении своих прав в трудинспекцию, то может быть назначена внеплановая выездная проверка. По общему правилу трудинспекция уведомляет организацию о внеплановой выездной проверке не менее чем за 24 часа до ее начала любым доступным способомч. 16 ст.

10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Однако в случае если от работника поступило обращение о нарушении его трудовых прав или о фактах нарушений работодателем требований трудового законодательства, которые повлекли возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, уведомление работодателя о проверке не допускаетсяч. 9 ст. 360 ТК РФ.

Невыплата зарплаты относится к нарушениям, представляющим угрозу здоровью гражданп. 5.3 Методических рекомендаций, утв. Приказом Роструда от 24.01.2011 № 14. Такая внеплановая проверка может быть проведена незамедлительно, без согласования с прокуратуройч. 8 ст. 360 ТК РФ.

При визите трудинспектор обязан предъявить работодателю свое служебное удостоверение, а также приказ (распоряжение) о проведении проверки. В нем должны быть четко установлены предмет проверки и срок ее проведения.

Придя на внеплановую проверку, инспектор будет проверять изложенные в жалобе факты, так как эта проверка является целевойп. 5.2 Методических рекомендаций, утв. Приказом Роструда от 24.01.2011 № 14.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

В случае поступления жалобы работника предметом внеплановой проверки будут факты несоблюдения работодателем требований законодательства о труде в отношении этого работника. Проверяться при этом будут документы, относящиеся именно к этому работнику. Поскольку государственные инспекторы труда не имеют права требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки.

Если в ходе проверки инспектор выявит нарушения, не относящиеся к предмету проверки, это может стать поводом для инициирования еще одной внеплановой проверки. Ведь основанием для ее проведения может являться информация (в том числе полученная от должностных лиц федеральной инспекции труда) о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников.

Здесь хотелось бы отметить, что жалоба на серую зарплату трудинспекцию вряд ли заинтересует. Поскольку при поступлении такой информации проверить придется исключительно этот вопрос. Однако, как мы уже говорили выше, выявить и доказать подобные нарушения довольно сложно.

А вот проверить инспекторы могут любой временной период деятельности компании, не ограничиваясь привычными 3 годами, и любые документы, связанные с трудовыми отношениями, но только в пределах предмета проверки.

По результатам проверки инспектор составляет акт, в котором указываются выявленные нарушения. К акту проверки прилагается предписание об устранении нарушений, которое подлежит обязательному исполнению. За его неисполнение грозит штраф по ст. 19.5 КоАП РФ.

Также инспектор труда может оштрафовать организацию и руководителя по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФст. 357 ТК РФ; ст. 23.12 КоАП РФ.

Обратите внимание, что если в ходе проверки трудинспектор выявит задержку выплаты зарплаты нескольким сотрудникам, то это будет расцениваться как разные нарушенияПостановление ВС от 15.08.2014 № 60-АД14-11.

Чтобы проверить исполнение работодателем выданного предписания, трудинспектор может позже прийти в организацию с внеплановой проверкойп. 2 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Возможно, если вы исполните предписание в срок и представите в трудовую инспекцию подтверждающие документы, это спасет вас от повторного прихода инспекторов.

Предлагаем ознакомиться:  Образец частной жалобы по уменьшению судебных расходов

Налоговая инспекция

Налоговики всегда проявляли интерес к размеру зарплат в организациях. Получив информацию о выплате компанией заработной платы «в конверте», без внимания налоговики ее не оставятп. 5 Общедоступных критериев оценки рисков, утв.

Прежде чем прийти с проверкой (или хотя бы включить компанию в план проверок), налоговики будут изучать поступившую информацию. Для этого в инспекцию вызовут пожаловавшегося работника (а может быть, и других сотрудников компании) для проведения опроса.

Заметим, что суды нередко отказывают налоговикам в поддержке доначислений, основанных только на допросах в качестве свидетелей работников организацииПостановления ФАС ПО от 08.08.2012 № А12-12839/2011, от 05.03.

2013 № А65-18177/2012. Однако имеются судебные решения и в пользу проверяющих, особенно если есть и иные доказательстваПостановления ФАС МО от 18.01.2012 № А40-71623/10-111-46; ФАС ДВО от 11.04.2012 № Ф03-501/2012.

Для дачи пояснений на «зарплатную» комиссию вызовут и руководителя компании.

А далее будут проводиться иные контрольные мероприятия. Ведь если не будет очевидным, что можно доначислить суммы каких-либо налогов, то выездную проверку не назначат.

Если работник пожалуется в УФНС, то шансы организации быть проверенной в таком случае значительно повышаются.

В случае включения компании в план проверок, скорее всего, будет назначена комплексная выездная проверка по всем налогам, а не только по НДФЛ.

Если налоговики выявят и докажут, что компания не выполняла свои обязанности по удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ с серой зарплаты, с организации могут взыскать штраф в размере 20% от суммы НДФЛ, подлежащей удержанию или перечислениюст. 123 НК РФ, а также начислить ей пенист. 75 НК РФ.

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

Но на практике в налоговую не часто поступают жалобы на выплату серой зарплаты. Ведь многие знают, что и для самих работников, получающих зарплату «в конверте», тоже предусмотрена ответственность. ФНС разъяснялаПисьмо ФНС от 02.12.

2009 № 3-5-04/1774, что работник, получивший доход, с которого не был удержан НДФЛ, обязан самостоятельно подать декларацию о доходах и уплатить налогподп. 4 п. 1, п. 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ. Если этого не сделать, налоговый орган вправе взыскать с работника НДФЛ, исчисленный с неофициальной части зарплаты, и начислить пени и штрафст. 75, п. 1 ст. 119 НК РФ; ст. 198 УК РФ.

А заинтересует ли налоговиков информация о задержках выплаты зарплаты или пособия? Скорее всего, нет. Инспекцию волнует поступление налогов, а именно то, что НДФЛ должен быть перечислен в установленные сроки.

Обязанность по перечислению в бюджет НДФЛ возникает у налогового агента только после фактического удержания налога из доходов, выплачиваемых работникуПисьмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@. Поэтому пока не выплачена зарплата, не может быть уплачен НДФЛ.

ФСС и ПФР

Также пожаловать к вам с проверкой могут инспекторы из внебюджетных фондов, контролирующие уплату страховых взносов. Ведь выплата зарплаты «в конверте» означает, что компания занижает базу для начисления взносов.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна

ДАШИНА Тамара Николаевна

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

Если в ПФР поступит жалоба от работников на выплату зарплаты «в конверте», это может послужить поводом для включения компании в план проверок. Проверка в таком случае бывает обычной, ничем не отличается от других по способу проведения и оформления результатов. В то же время хочу заметить, что на предмет выявления серых схем выплаты заработной платы ПФР сотрудничает с налоговыми органами. И в большей степени мы проводим проверки на эту тему с ними.

А вот ФСС, получив жалобу работника на невыплату пособия или на его неправильный размер, вправе провести внеплановую выездную проверку (без участия ПФР)ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ).

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна

ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна

Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

ФСС РФ имеет правоп. 1 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ проверять правильность выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам, требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения на возникающие в ходе проверок вопросы.

Как правило, при поступлении жалобы от застрахованного лица на невыплату пособий по обязательному социальному страхованию проводится тематическая проверка.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры.

В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

Как сообщить онарушениях кадровой службы частного предприятия

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

deloproizvodstvo-kadrovoe-proverka

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

kadrovyj-audit

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3.

Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

perevod-sotrudnikov-kadrovoe-deloproizvodstvo

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.

proverka-kadrov-uvolnenie-rabotnikov

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Предлагаем ознакомиться:  Куда жаловаться на службу такси в москве

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

kadrovoedeloproizvodstvo-4-predostavlenie-otpuskov

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы.

Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения.

На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

trudovaya-knizhka

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

— Трудовой кодекс.

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

001

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения Нарушенный нормативный акт Возможное наказание Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности Статья 32.11 КоАП РФ Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ) Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector