Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Срок хранения кредитных договоров в банке. Кассовые документы

Срок хранения кредитных договоров в банке. Кассовые документы || Срок хранения кредитных договоров в банке

Какие документы являются кассовыми

В 2017-2018 годах кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье
«А ваша кассовая дисциплина в порядке?»
.

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности.

Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 588).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

Кассовые документы в организации или индивидуальном предприятии оформляются вследствие перемещения финансового капитала
. Грамотное заполнение и обеспечение их сохранности — достаточно непростая задача
в бухгалтерском учете компании.

Данные документы ведутся согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации, Налогового кодекса, Федеральных законов и Положений Центробанка России. Регулярные изменения, вносимые в нормативные и правовые акты, повышают сложность в проведении операций с помощью кассовых документов для предпринимателя или компании.

Как происходит

Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.

Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.

Местом их хранения может служить архив организации
или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.

Предлагаем ознакомиться:  Как и когда вносить задаток при покупке квартиры Можно ли вернуть

Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам
:

  1. Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
  2. Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
  3. У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
  4. Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.

Как определить

В соответствии с законодательством Российской Федерации, период, в течение которого кассовые документы хранятся в отделе архива любой компании, равен не менее пяти годам
, кроме расчётно-платёжных ведомостей, при условии отсутствия лицевых счетов сотрудников, которые хранятся до 75 лет
.

Иногда предприятие самостоятельно решает, сколько могут храниться бумаги в его архиве, но нельзя не соблюдать нововведения налогового и бухгалтерского законодательства.

Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации
.

Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.

  • величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ ;
  • размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ .

Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям. По правилам, касающимся деятельности архива, в данный отдел передаются лишь документы с постоянным либо продолжительным, то есть более десяти лет
, сроком хранения, а также бумаги личного содержания.

Более пяти лет
следует сохранять бумаги расчетного характера. Перечень их состоит из расчетно-платежных ведомостей по выдаче заработной платы либо прочих выплат без ведения лицевого счета. Поэтому перечисленные выше бумаги необходимо направить в архивный отдел, в виду продолжительных сроков хранения.

Перед передачей их следует перепроверить, обращая внимание на то, как они оформлены, сформированы, соответствуют ли их нумерация действующей номенклатуре документации на предприятии. При выявлении ошибок и неисправностей сотрудники, отвечающие за их оформление устраняют обнаруженные деффекты.

Каждое дело, принимаемое в архив, сопровождается обязательным присутствием сотрудника данного отдела
, передающего кассовые бумаги. К ним всегда должна быть приложена опись в двух экземплярах, где отмечают дату приема тех или иных документов и ставят подпись ответственного работника.

Когда организация не имеет архивного подразделения и не может создать условия по сохранности важной документации, тогда бумаги хранятся в соответствующем государственном архиве, куда их направляют вместе с реестрами, согласованными экспертами проверочной комиссии.

Главные особенности

Кассир обязан по окончанию каждого рабочего дня сшивать отчетные бумаги, в соответствии с возрастанием порядковых номеров зарегистрированного реестра. Старшему сотруднику расчетного кассового узла либо генеральному директору предприятия необходимо контролировать грамотное сшивание бумаг.

По истечению сроков хранения кассовой документации, составляется их реестр для направления в архивный отдел либо перед утилизацией.

Учетные бумаги должны быть правильно заполнены и иметь соответствующий внешний вид. Ни в коем случае нельзя мять, мочить и делать исправления в ведомостях, книгах и ордерах.

Срок хранения кредитных договоров в банке. Кассовые документы || Срок хранения кредитных договоров в банке

Таким образом, заполнение кассовых документов — процесс достаточно ответственный
, ведь они позволяют обобщить различные информационные данные, составить отчетность и грамотный учет расчетных операций.

У ответственного сотрудника по оформлению кассовой документации должны быть соответствующие знания и опыт, его работа должна проверяться старшим должностным лицом и утверждаться генеральным директором.

Журналы и книги необходимо заполнять в соответствии с установленными сроками и нормами
. Все исправления должны соответствовать порядку оформления кассовых документов. Хранить их необходимо строго по установленным правилам законодательства, дабы избежать административных взысканий и использовать их для управления организацией в будущем.

Обязательные реквизиты и сроки хранения представлены в данной инструкции.

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами.

В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка.

Предлагаем ознакомиться:  Объяснительная за прогул: образец, что написать

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Наличные расчеты являются одним из видов расчетов между хозяйствующими субъектами в Российской Федерации. Ввиду особенностей данного вида расчетов российское законодательство предъявляет к лицам, их использующим, ряд нормативных требований.

Непременным атрибутом правильного и безошибочного осуществления наличных расчетов являются кассовые документы. Любая отечественная организация, прибегающая к использованию наличности, должна применять соответствующие формы. Граждане освобождены от обязанности по оформлению каких-либо бланков.

Общие положения о кассовых документах

На территории Российской Федерации Центробанк России устанавливает правила использования наличных денег и осуществления расчетов с применением таких средств.

Центробанк Российской Федерации своими Указаниями от 11.03.2014 № 3210-У разработал и утвердил Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Неукоснительное соблюдение названного Порядка является непременным условием требований кассовой дисциплины при осуществлении движения наличности в кассу предприятия и из нее.

Для возможности осуществления движения наличных денег компания организует работу кассы. В данном случае имеется в виду место, где хранятся денежные средства, определяемое руководством соответствующей компании.

Работники, осуществляющие операции с наличными, обязаны отражать движение денег в кассовой книге, записи в которую вносятся на основании соответствующих расходных и приходных ордеров, отнесенных Центробанком Российской Федерации к кассовым документам.

Бланк расходного кассового ордера (форма по ОКУД 0310002) утвержден Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется для оформления операций по выдаче наличности компанией.

Следует особо подчеркнуть, что в настоящее время указанные утвержденные формы кассовых документов являются обязательными к применению, о чем прямо высказалось Министерство финансов России в Информации № ПЗ-10/2012 .

Бланки названных ордеров применяются при оформлении всех кассовых операций.

Срок хранения ордеров

Одним из условий правильного ведения кассовой дисциплины является верное заполнение бланков расходного и приходного ордеров. Такой порядок предусмотрен в Указаниях Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У .

Все операции с наличными в компании может производить работник кассы, который уполномочен руководителем предприятия. Непременным условием наделения такого сотрудника соответствующими полномочиями является его ознакомление с правами и обязанностями под личную подпись.

Предлагаем ознакомиться:  Реновация даты сноса дома

Центробанк России также допускает возможность осуществления кассовых операций самим руководителем компании. Но перечень сотрудников предприятия, наделенных полномочиями оформлять кассовые документы, несколько шире.

Так, ордера вправе заполнять главный бухгалтер предприятия, бухгалтер, кассир, иной сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями. Такие документы может оформить руководитель компании, но только если он совершает такие операции.

Центробанком Российской Федерации в п. 4.3 Указаний предусмотрено, что расходный и приходный ордера подписываются бухгалтером (главным бухгалтером) и кассиром, которому передаются образцы подписей лиц, наделенных правом на оформление кассовых документов.

Срок хранения кредитных договоров в банке. Кассовые документы || Срок хранения кредитных договоров в банке

Каждая компания самостоятельно определяет порядок изготовления расходного и приходного ордеров. Допустимыми способами является машинописное заполнение документов на бумажном носителе или же их оформление от руки.

В кассовые документы не допускается вносить исправления. В случае выявления ошибок соответствующие ордера должны быть оформлены заново.

Руководство компании самостоятельно определяет порядок и способы хранения кассовых ордеров при условии соблюдения законодательства Российской Федерации.

Устанавливает обязанность компаний хранить документы налогового и бухгалтерского учета не менее четырех лет. Но Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязанность компании хранить документы бухгалтерского учета не менее пяти лет после окончания года, являющегося отчетным.

Налицо разночтения в нормативных сроках хранения кассовых ордеров, для разрешения которых целесообразно обратиться к положениям статьи 15.11 КоАП РФ . Согласно указанной норме в случае отсутствия у предприятия кассовых ордеров в течение 5 лет по окончании отчетного года руководство организации может быть оштрафовано на сумму до 10000 рублей.

Из изложенного выше следует, что срок хранения кассовых документов составляет 5 лет после окончания отчетного года. В течение всего этого срока компания обязана обеспечить сохранность документов.

Следует отметить, что целесообразно указанный временной период учесть при установлении компанией порядка хранения приходных и расходных кассовых ордеров.

Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
  • а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.

Необходимо отметить, что несколько лет назад Ассоциацией российских банков совместно с Росархивом проводилась огромная работа по разработке специализированного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, но она так и не была завершена.

Фрагмент документа

Свернуть
Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Мы видим, что для данного типа документов установлен срок хранения 5 лет после выполнения определенных условий (см. примечания для статей 337 и 340 Перечня).

Необходимо также знать, что Гражданским кодексом РФ не установлен срок исковой давности по договорам банковского вклада.

Фрагмент документа

Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т)

Как видно из приведенных документов, однозначного ответа на вопрос читателя нет.

Обращаясь к своему личному опыту, могу сказать, что при выделении к уничтожению документов, связанных с финансовой деятельностью физических лиц, необходимо проводить тщательную экспертизу ценности: оценивать сумму вклада, условия вклада, а также личность вкладчика.

Был случай, когда вкладчик обратился в банк за возвратом вклада через 10 лет после его закрытия. А о выданной в свое время доверенности на имя другого лица он и забыл. Если бы документы были своевременно уничтожены (в соответствии с установленными сроками хранения — 5 лет), то банку пришлось бы выплатить вкладчику кругленькую сумму: сумму вклада значительно выросший процент.

Так же внимательно нужно относиться и к кредитным досье, так как встречаются прецеденты, когда они используются как доказательство в суде при разделе имущества, приобретении квартиры и при получении наследства.

Поэтому я считаю, что установленный в Перечне срок хранения продолжительностью 5 лет не актуален. И по решению экспертной комиссии кредитной организации он должен быть изменен в сторону увеличения.

Срок хранения кредитных договоров в банке. Кассовые документы || Срок хранения кредитных договоров в банке

И обязательно при разработке номенклатуры дел получите консультацию (желательно в письменной форме) юристов вашей кредитной организации. В таком важном вопросе ответственность за установление сроков хранения должна быть возложена на руководство кредитной организации, а не на архивариуса. При этом желательно учесть все возможные риски.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector