Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Правила утверждения штатного расписания (образец приказа)

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • количестве однотипных должностей;
  • оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога. Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

Составить документ могут:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • специалист по работе с персоналом;
  • юрист;
  • руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника. Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год. Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом. По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание.

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

  1. Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательствомПерезаключить трудовые договоры.
  2. Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
  3. Пересчитать оклады.
  4. Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Если в течение календарного года не вносились изменения, то штатное расписание переутверждать не нужно, за исключением случаев, когда срок ее действия был установлен на 1 год.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

Нет, не нужно. Штатное расписание – это нормативный локальный акт, который действует в течение времени, указанном в нем. Если не было необходимости менять структуру организации, численность работников, величину оплаты труда, то и в составлении нового документа нет необходимости.

Если в течение 12 месяцев произошли какие-либо кадровые перестановки, то вам обязательно необходимо зафиксировать это в штатке. Менять не то что можно, а нужно. Изменения вносятся посредствам издания нового приказа, так как и основной документ был утвержден им.

Приказ подписывается руководителем предприятия. В нем необходимо указать причину изменений.

Изменение штатного расписания влечет изменение трудовых отношений. Поэтому необходимо быть внимательным, в части оповещения в срок работников о предстоящих изменениях.

Важно правильно внести изменения в трудовые договоры и книжки:

  1. В новый приказ вносятся новые должности и новый размер окладов.
  2. Также необходимо указать общее количество работников и срок вступления в силу приказа.
  3. Не забывайте про двухмесячный срок, установленный пунктом 2 статьи 74 ТК РФ. Его нужно выдержать обязательно, так как спешка приведет к нарушению трудовых прав и судебным разбирательствам.
  4. Подчиненных нужно ознакомить с предстоящими изменениями под роспись.

В трудовом законодательстве есть много нюансов относительно изменения договорных условий. Так, например, статья 74 ТК РФ устанавливает случаи, при которых можно уменьшить заработную плату:

  • это модификация условий труда (организационных или технологических);
  • уменьшение уровня производительности;
  • реорганизация;
  • модернизация предприятия.

By fabrica 9 месяцев ago In Штатное расписание Штатное расписание помогает планировать работу и регулировать кадровые изменения. Когда нужно этот документ менять, и что делать, если несколько лет подряд никаких изменений в нем не было.

Требуется ли по закону каждый год утверждать не изменившееся штатное расписание? В статье вы узнаете, какой нормативный акт регулирует этот вопрос, а также как часто нужно его менять и нужно ли его менять вообще.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-45-38.

Внимание

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников. Второй способ внести поправки – это создать новое ШР. При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.

Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.

Как часто нужно менять? Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде. Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год.

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения. Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода.

Штатное расписание – обязательный документ

Сколько раз в год составляется штатное расписание? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос. Однако, учитывая, что это документ является нормативным актом предприятия, который ведет четкий учета числа подчиненных, практики рекомендуют его обновлять ежегодно.

Если данный акт был изменен в течение года неоднократно, и данные изменения носили масштабный характер, то его возобновление на следующий год обязательно.

При переутверждении в новом году рекомендуется нумерацию возобновлять. Новому документу присваивается номер «1» и год утверждения.

Далее, в течение года нумерация сквозная. Однако, это не обязанность. Если документу будет присвоен номер, следующий за номером в прошлом году, это не будет являться нарушением.

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Предлагаем ознакомиться:  Налог на прибыль к уменьшению последствия

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Вопрос: На какой срок целесообразнее всего составлять штатное расписание?

Ответ: Компании могут самостоятельно определить срок, на который им удобнее всего составить штатное расписание. Но обычно его утверждают на один год, а после этого вводят новое.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ. Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР.

Инфо

Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате. Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

Срок хранения

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), установлены сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций. Согласно пп. «а» п.

Кроме того, срок 5 лет установлен для хранения проектов штатных расписаний, 3 года — для хранения переписки по разработке и изменению штатных расписаний (п. п. 72, 73 Перечня).

Мы рассмотрели, как составляются, утверждаются и изменяются штатные расписания и в общем порядке для всех организаций, и по специальным нормам (на примере Приказа N 563, которым установлен Порядок составления и утверждения расписания в казенных учреждениях МЧС).

Подводя итог, еще раз отметим, что для бюджетных учреждений штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью обосновывается расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы.

При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений. Отсутствие штатного расписания или нарушение порядка его составления и утверждения может быть расценено как нарушение законодательства о труде, влекущее административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Л.Куревина

Эксперт журнала

бухгалтерский учет и налогообложение»

За сколько дней утверждают штатное расписание на следующий год

Л.Куревина

Эксперт журнала

В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц. Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Важно

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер. Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы. Проект штатного расписания готов, что дальше? Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз. Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.

Нужно ли менять, если изменений не было? Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Законодатель не установил четкого срока, по истечении которого этот документ должен быть пересоставлен. В классическом варианте он составляется один раз в году. Есть случаи, когда составляется на более длительный период.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

В течение 12 месяцев нет необходимости повторно составлять штатное расписание. Если происходят какие-либо модификации, то их можно закрепить путем внесения изменений в штатное расписание, а не путем его переутверждения. Но, это касается незначительных изменений.

Если руководством принято решение о проведении крупной реорганизации с сопровождением масштабных кадровых перестановок, то составление нового расписания неизбежно.

На какой период составляется штатное расписание предприятия?

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа.Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа.Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа.Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа.Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа.Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа.Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа.Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа.Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

Приказ об утверждении штатного расписания (образец)

Основным документов, вводящим в действие штатного расписания, является приказ руководителя. Форму данного документа компания разрабатывает и утверждает самостоятельно. Если такого документа в компании нет, то его необходимо разработать. При этом следует помнить, какие реквизиты должен содержать данный документ:

  • наименование организации;
  • адрес компании (юридический и фактический);
  • контактные данные;
  • наименование документа (то есть «Приказ»);
  • номер и дата издания документа;
  • основной текст, содержащий распоряжение руководителя;
  • подпись руководителя компании.

Текст приказа об утверждении штатного расписания должен содержать следующую информацию:

  • информацию об утверждении штатного расписания;
  • реквизиты штатного расписания (номер и дату), а также период его действия;
  • наименование структурного подразделения (если приказом утверждается расписание для конкретного отдела);
  • число единиц по штатным должностям;
  • фонд зарплаты за месяц.

После того, как приказ об утверждении расписания подписан, его реквизиты вносят в штатное расписание. Иногда в течение периода действия расписания в него необходимо внести изменения. В этом случае все нововведения вводятся отдельным приказом, в котором указываются все вносимые изменения.

Срок периоды случаи утверждения штатного расписания законодательством

Образец приказа

Рассматриваемый документ, с помощью которого штатное расписание утверждается, унифицированной формы не имеет.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз.

Если произошло изменение, всегда ли нужно новое расписание?

Согласно Указаниям изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

На основании приказа в штатное расписание вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание.

Изменения целесообразно оформлять отдельным документом, разработанным на базе используемой в организации формы штатного расписания и являющимся приложением к расписанию.

Изменения могут быть связаны со следующим:

  • исключением вакантных должностей или подразделений;
  • введением новых должностей или подразделений;
  • переименованием должностей или подразделений;
  • сокращением численности или штата организации;
  • изменением должностных окладов и т.п.

Обратите внимание! Исключить должность из штатного расписания можно, только если она является вакантной. В противном случае будет иметь место сокращение численности или штата работников, при котором работодатель обязан соблюсти процедуру, установленную ч. 3 ст. 81, ст. ст.

Предлагаем ознакомиться:  Как и куда написать жалобу на соцзащиту

82 и 180 ТК РФ (письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца, участие выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии), предложение работникам, подлежащим увольнению, иной вакантной должности, выплата выходного пособия).

Срок действия штатного расписания

Изменения (новое штатное расписание) вступают в силу с даты, указанной в приказе. В случае сокращения численности или штата работников дата ввода в действие изменений не может наступить ранее, чем через 2 месяца после издания приказа.

Что касается организаций, для которых предусмотрен особый порядок утверждения штатных расписаний, то внесение изменений в расписание, как и порядок их утверждения, может несколько отличаться от общих правил.

Прежде всего отметим, что руководители бюджетных и казенных учреждений не могут самостоятельно укомплектовывать штатные расписания новыми должностями. Так, в силу Приказа N 563 руководители бюджетных и казенных учреждений МЧС не могут укомплектовывать вновь введенные в штатный перечень, штатный норматив должности до утверждения и регистрации их по штатным расписаниям.

В случаях, когда в связи с увеличением объема работ возникает необходимость укомплектования отдельных вновь вводимых должностей до утверждения и регистрации штатных расписаний, эти должности могут быть укомплектованы с разрешения руководителей (начальников), утверждающих штатные расписания.

При изменении в течение года установленных в начале года объемов работ, исходя из которых были утверждены и зарегистрированы штатные расписания на текущий год, или при переходе учреждения на новый штатный перечень (норматив) руководители (начальники) учреждений обязаны в двухнедельных срок пересмотреть ранее утвержденные и зарегистрированные штатные расписания и представить в предусмотренном порядке на утверждение и регистрацию новые штатные расписания или изменения к ним по форме штатного расписания.

При внесении в штатные перечни (штаты) изменений в части, касающейся численности и наименований должностей работников, а также в случаях проведения в течение года индексации размеров должностных окладов в штатные расписания также вносятся соответствующие изменения.

Одновременно с предложениями по внесению изменений в действующий штатный перечень руководитель (начальник) учреждения представляет в установленном порядке финансово-экономическое обоснование на вносимые изменения.

Изменение штатной численности бюджетного учреждения производится после внесения изменений в государственное задание учреждения на оказание государственных услуг (выполнение работ).

Структура штатного расписания

А вот при необходимости пересмотра в течение года размеров фактически установленных должностных окладов (в случае присвоения отдельным работникам более высокой квалификационной категории) руководитель (начальник) учреждения имеет право самостоятельно изменять должностной оклад в пределах выделенного фонда оплаты труда.

Изменения и дополнения к ранее зарегистрированным штатным расписаниям записываются в журнале учета регистрации штатных расписаний отдельной строкой без порядкового номера, вносятся соответствующие записи об изменениях.

Как и на штатном расписании, в верхнем правом углу изменений делается надпись о номере, под которым зарегистрировано штатное расписание, о штатной численности должностей и фонде должностных окладов с учетом изменений.

В штатном расписании компании содержаться такие сведения, которые содержатся в трудовых договорах с сотрудниками. В связи с этим внесение в расписание изменений потребует подписания допсоглашений к трудовым договорам.

  • место работы;
  • трудовая функция работника;
  • зарплата работника;
  • время работы и время отдыха;
  • условия работы.

Если изменения затрагивают существенные условия трудового договора с работником, то необходимо заключить дополнительное соглашение.Все поправки в договор могут вноситься только после согласования с работником.

Если согласие между сторонами достигнуто, то поправки в расписание вносятся в любое время. При этом кадровому отделу потребуется подготовить соглашение об изменении трудового договора. Новый проект штатного расписания утверждается в обычном порядке.

Как правило, внесение изменений в штатное расписание по инициативе работодателя происходит по ст. 74 ТК РФ, то есть изменения, связанные с организационными и технологическими условиями работы. В этом случае работодатель должен выполнить следующие требования:

  • предупредить работника о предстоящих изменениях не менее чем за 2 месяца;
  • если работник с изменениями не согласен, то предложить иные вакансии.

Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.

Необходимость создания нового документа в организации зависит от масштабности изменений, замена существующей раскладки по персоналу не обязательна – возможна корректировка в том случае, если перемены коснулись всего нескольких единиц штата.

В этом случае издают приказ о внесении корректив в действующую раскладку по штатам, а в самом документе исправляют цифры, суммы и формулировки на измененные.

В реальной жизни даже трудно представить, как может работать бухгалтер, руководитель, инспектор ОК без раскладки по персоналу. Если предстоит сокращение штатов или численности, то при наличии такого наглядного документа принять решение намного проще.

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 {amp}lt;1{amp}gt; (далее — Постановление N 1) утверждена унифицированная форма штатного расписания Т-3, которая распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы, но при этом носит не обязательный, а рекомендательный характер. Данное расписание содержит 10 граф.

Графа 1 — «Наименование структурного подразделения». Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха и т.п.

Графа 2 — «Код». В ней указываются номера подразделений, которые присваиваются в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Графа 3 — «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Здесь отметим, что если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

Графа 4 — «Количество штатных единиц». В ней указывается количество штатных единиц (в том числе неполных, то есть не «1», а «0,5», «0,25» и т.д.). При этом могут быть обозначены и должности, свободные на момент составления штатного расписания.

Графа 5 — «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В данной графе указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц.

При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и т.п.

в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1 (далее — Указания)).

К сведению. Если невозможно определить точный размер оклада (например, при сдельной работе), необходимо указать характер такой работы в графе 10 «Примечание».

Графы 6, 7 и 8 — «Надбавки, руб.». Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т.п.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Если величина надбавки периодически меняется, например, в зависимости от стажа, то лучше ее не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку.

Графа 9 — «Всего в месяц». В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма приводится либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и т.д.). Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах или коэффициентах, что создает трудности при подсчете, в данной графе делается прочерк, а в графе 10 делается ссылка на документы, определяющие эти надбавки.

Графа 10 — «Примечание». В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  В какие сроки можно оспорить судебный приказ вступивший законную силу

Штатное расписание по форме Т-3 подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты приказа (номер и дата) проставляются в грифе штатного расписания. Печатью организации заверять расписание не нужно.

В целях контроля за численностью работников и установления размеров должностных окладов работников некоторых бюджетных и казенных учреждений форма, порядок составления, согласования и утверждения штатных расписаний определяются ведомственными нормативными правовыми актами.

Так, бюджетные и казенные учреждения МЧС при утверждении штатного расписания руководствуются Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563 {amp}lt;2{amp}gt; (далее — Приказ N 563).

Для указанных учреждений установлен Порядок составления, согласования, утверждения, регистрации штатных расписаний, а также сроки составления и утверждения. Отметим, что в данных учреждениях расписания утверждаются ежегодно, однако действующее штатное расписание может быть продлено на следующий год.

Обратите внимание! По общим правилам штатное расписание утверждается по мере необходимости: при вводе или исключении штатных единиц, изменении наименований или размера должностных окладов и т.п.

Рассмотрим Порядок утверждения штатного расписания, определенный Приказом N 563. Штатное расписание в бюджетных и казенных учреждениях МЧС составляется по форме, предусмотренной Приложением 2 к Приказу N 563.

При этом численность работников устанавливается исходя из объемов работ в соответствии со штатными перечнями и штатными нормативами в пределах предусмотренной для данного учреждения штатной численности работников фонда оплаты труда.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду разработаны управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

К сведению. Нормативы штатной численности определяются руководителями федеральных органов, а для некоторых категорий работников утверждаются нормативными правовыми актами. Так, Постановлением Правительства РФ от 23.04.

Предельная штатная численность работников учреждений МЧС по штатным расписаниям устанавливается приказами (директивами) МЧС.

Согласно Пояснению по составлению штатного расписания, утвержденному Приказом N 563, штатное расписание составляется отдельно на каждое учреждение и воинскую часть, а также по каждому штатному нормативу и штатному перечню.

В строке «Источник содержания» утвержденной формы штатного расписания указываются раздел, подраздел, целевая статья и вид расходов бюджетной классификации.

В графе 2 перечисляются все структурные подразделения и все должности независимо от их укомплектования, предусмотренные штатным нормативом и штатным перечнем. При этом одноименные должности, по которым установлены одинаковые оклады, указываются в структурных подразделениях одной строкой.

В графе 6 приводятся данные о количестве должностей, фактически замещенных на день составления штатного расписания. При этом должности, обязанности по которым исполняются работниками и гражданским персоналом в порядке совместительства и совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания или увеличения объема выполняемых работ, относятся к числу замещенных.

В графе 7 указывается численность работников и гражданского персонала, представленных для регистрации на следующий год, которая не должна превышать штатную численность, установленную приказами МЧС.

В графе 8 указывается число месяцев работы по должностям, представленным к утверждению и регистрации.

По данным графы 8 выводится штатная численность работников и гражданского персонала, принятых на неполный год. Для получения штатной численности по должностям, предусмотренным на неполный год, численность по этим должностям (графа 7) умножается на число месяцев работы (графа 8) и делится на 12.

В графе 9 определяется годовой фонд должностных окладов путем умножения должностного оклада на количество должностей, представленных к утверждению, и на количество месяцев работы (графы 3, 7 и 8).

После записи всех должностей по графам 4, 5, 6, 7 и 9 подводятся итоги.

При этом итог по графам 5 и 6 показывается дробным, в числителе — общее количество должностей, в знаменателе — штатная численность (указывается по данным штатного расписания, зарегистрированного на предыдущий год).

В графе 9 штатного расписания знаменателем проставляется коэффициент, характеризующий размеры компенсационных и стимулирующих выплат в фонде оплаты труда работников учреждения. Этот коэффициент определяется по данным текущего года путем деления суммы начисленной заработной платы на сумму начисленных должностных окладов.

В графы 10 и 11 штатного расписания ответственными лицами органов, утверждающих расписания, вносятся соответствующие изменения, если при составлении штатных расписаний были выявлены нарушения.

Разработанные штатные расписания должны представляться на рассмотрение, утверждение и регистрацию в соответствующий орган в зависимости от подчиненности. Это может быть организационно-мобилизационный, финансово-экономический департамент, департамент инвестиций и капитального строительства МЧС.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Правила утверждения штатного расписания

Штатное расписание может составляться по компании в целом, либо по отдельным его подразделениям. По каждому отдела расписание может вводиться в действие отдельным приказом, либо общим по всем отделам.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг
Этапы разработки и утверждения штатного расписания Что включает в себя этап
1 этап. Разработка проекта штатного расписания В расписание включается информация об отделах компании, наименования всех должностей, числа штатных единиц, размеры окладов и надбавок.
2 этап. Подписание штатного расписания Расписание подписывают главный бухгалтер, а также руководители структурных подразделений
3 этап. Утверждение штатного расписания Штатное расписание утверждает руководитель компании, для чего он издает соответствующий документ – приказ об утверждении штатного расписания
4 этап. Ознакомление со штатным расписанием работников Если в трудовых договорах с работниками указано, что «оклад устанавливается согласно штатного расписания», то ознакомление с расписанием работников обязательно

Образец приказа

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, который влияет на трудовую деятельность компании. Это связано с тем, что в расписании указаны трудовые функции сотрудников, а также вся, связанная с этим информация.

Способы нумерации

Нумерация может быть установлена двумя способами:

  1. Сквозная. В данном случае в новом году проставляется номер, следующий за номером в прошлом аналогичном периоде.
  2. Ежегодная. При такой нумерации, документу будет присвоен номер «1» в начале года.

И все-таки, нумерация утверждается каждый год или нет? В решении вопроса, какой способ выбрать, у работодателя имеется абсолютная свобода. Он исходит из удобства, от объема изменений в расписании, от масштаба предприятия и т.д.

Несмотря на то, что штатка является достаточно стандартным документом, часто оно составляется и утверждается с большими ошибками. Это как минимум влечет возникновение дополнительных вопросов при проверке налоговыми и трудовыми службами, и как максимум наложение штрафов на работодателя.

Штатное расписание – это важно, так как оно затрагивает большой круг лиц – работников. Оно устанавливает их статус на предприятии, поэтому будьте бдительны и не нарушайте требования законодательства.

Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?

Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.

В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.

Те же требования указаны и в письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.

Если произошло изменение, всегда ли нужно новое расписание?

Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде.

Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год.

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения.

Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода. Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз.

Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector