Как сшить трудовой вкладыш к трудовому

Инструкция по вшиванию вкладыша

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание. Далеко не все сотрудники отдела кадров знают о них, и в первую очередь это связано с отсутствием четкого закона с указанием правильного порядка действий.

Вот вам алгоритм по вшиванию по пунктам:

  • Для начала следует проверить трудовую книжку и убедиться, что в ней действительно отсутствуют пустые страницы
  • После этого берется новый пустой бланк-вкладыш
  • Проводите регистрацию чистого бланка в специализированной книге вашего предприятия (фирмы)
  • На бланк ставится штамп, заполнив его
  • Далее следует заполнить вкладыш
  • Вносятся записи с учетом нумерации

Место вшития

Часто возникает много вопросов, куда именно следует вшить новый вкладыш (особенно это характерно для новых или молодых сотрудников отдела кадров). Обычно пробуют вшить либо с оборота трудовой, либо к титульному листу. Некоторые даже просто вкладывают его по центру книжки, не вшивая нитью.

Как сшить трудовой вкладыш к трудовому

Правильно, когда в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стежками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем шить?

Некоторые применяют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка. Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп. Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор или трудовая книжка в чем разница

Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П. 38 Правил никаких разночтений не допускает и предписывает вкладыш в трудовую вшить.

Как сшить трудовой вкладыш к трудовому

Более того, далее Правила устанавливают, что без трудовой книжки вкладыш недействителен. То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2013, посвященного делопроизводству и архивному делу.

Общие рекомендации по вопросу о том, как вшивать вкладыши в трудовую книжку, можно систематизировать таким образом:

  1. Заполнить вкладыш до того, как пришивать его к трудовой. Связано это с удобством заполнения строк в непрошитом вкладыше.
  2. Выбрать место для вшивания вкладыша. Как правило, вкладыш пришивается в конце трудовой между последним листом и обложкой книжки. Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.
  3. Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
  4. По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций. Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью. Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой. 

Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку — образцы с фото и даже видео. Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Чтобы избежать лишних действий с вкладышем или трудовой, стоит обратить внимание и на теоретические советы по этому вопросу, которые даны в настоящей статье. 

Как сшить трудовой вкладыш к трудовому

Сталкиваясь с ситуацией, когда в трудовой книжке закончился один из разделов, ряд кадровиков совершает типичные ошибки, нарушающие требования Правил по ведению и хранению трудовых книжек.

Вот некоторые из этих ошибок:

  1. Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
  2. Приклеивание вкладыша к трудовой.
  3. Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
  4. Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
  5. Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.

Таким образом, несмотря на то что процедура использования вкладыша в трудовую довольно проста и жестко законодательством не регламентирована, стоит скрупулезно изучить этот вопрос, так как в случае совершения какой-либо грубой ошибки, связанной с использованием вкладыша, возможно привлечение как организации, так и должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вкладыш — это продолжение книжки, поэтому титульные листы двух документов должны быть идентичными. Требования к бланкам одинаковые. Если кадровик допустил ошибки при заполнении, скреплении, их нужно исправить. В противном случае у сотрудника возникнут трудности при оформлении пенсионных пособий, получении льгот.

Справка. Заполнение личных документов работников — обязанность работодателей, а не работников. Сотруднику не нужно беспокоиться о том, где приобрести бланки строгой отчетности самостоятельно, думать, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку. Позаботьтесь, чтобы в организации было достаточное количество бланков. Эксперты «Системы Кадры» рассказали, может ли организация взимать с сотрудника плату за новый документ.

  1. Сделайте отверстия в самом вкладыше. Прокалывайте шилом, чтобы не повредить трудовую книжку, сохранить ее внешний вид. Для надежного скрепления достаточно 4 или 5 проколов. Первый делайте посередине бланка, а другие по бокам от него на равном расстоянии.
  2. Приложите бланк в развернутом виде в ту часть книжки, куда планируете его вшить. Сделайте проколы в трудовой. Будьте предельно осторожны — не повредите бланки строгой отчетности, не испортите записи. Отверстия должны располагаться непосредственно у переплета.
  3. Вставьте прочные нитки в иголку. С помощью стежков скрепите листы. Количество стежков не ограничено. Сшивайте документы по тому же принципу, как внутренние приказы. В конце нитку обрежьте, а ее концы прочно свяжите между собой. Это обеспечит надежное прилегание бланка к книжке.
Предлагаем ознакомиться:  Как и в каких случаях подается апелляционная жалоба (образец)

Предназначение вкладыша

как вшить вкладыш в трудовую книжку образец фото

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи. Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу. В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа. Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса. Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей. Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки. Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами. Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции. При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

  1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
  2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
  3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
  4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
  5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
  6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Нюансы и тонкости

образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ. Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер. Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила. Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

  1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности. После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию. В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

  1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
  2. Отметка об уровне образования и специальности.
  3. Указания даты заполнения документа.
  4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.
Предлагаем ознакомиться:  Дополнить трудовой договор пунктом следующего содержания

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой. При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.

Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу. В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

оформление вкладыша в трудовую книжку

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг. Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса.

Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела. В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Как сшить вкладыш в трудовую книжку

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены. Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную.

Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша. Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector