Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Книга жалоб и предложений - образец

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений

Книга отзывов должна регулярно просматриваться руководством компании. Но в случаях с сетевыми магазинами сам начальник физически не сможет контролировать все жалобные книги, поэтому допустимо, чтобы ответ составлялся директорами, менеджерами высшего звена, непосредственными начальниками точки.

Важно! Например, если сам руководитель компании не может отреагировать, то за него это может сделать руководитель сектора, менеджер, директор магазина и т.д. Главное правило – отвечать на жалобу на самого себя нельзя.

Ответ должен давать сотрудник, который занимает вышестоящую должность. Если жалоба поступает на директора магазина, то только руководитель организации может отреагировать. Если же претензию получил продавец, то менеджер, стоящий над ним, может самостоятельно сделать запись в книге.

Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.

В соответствии с законодательством 2019 года, книга отзывов и предложений должна быть у всех организаций, которые занимаются торговлей и обслуживанием людей.

При этом направление их деятельности роли не играет. Во многом именно жалобная книга является наглядным источником информации для органов надзора.

Для некоторых клиентов актуальным является вопрос, должна ли быть книга жалоб в банке. К сожалению, у недовольного клиента банковского учреждения вряд ли будет возможность пожаловаться на действия его работников.

Это вызвано тем, что наличие книги в отделении не является обязательным, поскольку в соответствии с законом «О защите прав потребителей» за кредитными организациями не закреплена обязанность иметь данный документ.

Но по требованию клиента сотрудник банковского учреждения должен выдать посетителю бланки претензий. На них он может высказать свое мнение по поводу качества обслуживания.

Как отреагировать?

После того, как руководитель увидел претензию, он обязан дать на нее ответ. Если жалоба не обоснована или выражена благодарность, то реакция должна быть незамедлительной. В случаях с благодарностью нужно поблагодарить потребителя за отзыв, выразить свою радость тем, что оказанные услуги понравились потребителю.

После чего, можно сообщить об этом позвонив или написав на электронную почту. Именно для этого нужно оставлять свои контакты при составлении записи. В случае с необоснованной претензией, реакция также должна быть незамедлительной. В тексте нужно поблагодарить клиента и написать, почему его отзыв не может быть рассмотрен.

Помимо записи в самой книге, недовольного можно оповестить по телефону или по электронной почте. Главное условие, потребитель должен оставить свои данные при составлении отзыва. Иначе, у компании не будет никакой возможности связаться с клиентом.

Обычно по телефону оповещают о реакциях на обоснованную жалобу. Так как есть четко установленные сроки рассмотрения записи, оповещение по телефону необходимо. Но если потерпевший не оставил номер, то вины компании не будет.

Электронная почта является менее официальным способом оповестить потребителя. Обычно используется для дублирования телефонного ответа. Также часто ее используют, чтобы оповестить о реакции на благодарность.

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Внимание! Если жалоба обоснована, то телефонное оповещение обязательно. Иначе клиент может обратиться в Роспотребнадзор с претензией. В этом случае компанию будут тщательно проверять.

Иногда, потербители оставляют вместо номера телефона и электронной почты, свой почтовый адрес. Ответ на почтовый адрес возможен, но только на усмотрение руководства компании. Обычно такой способ оповещения не используется.

Только в случае если жалоба серьезная, обоснованная и имеет серьезные основания для рассмотрения (в том числе в суде), ответ обязательно будет направлен по почтовому адресу (если других данных не оставил потребитель). В остальных случаях, руководство может не оповещать по почте.

Таким образом, ответ должен быть:

  • В самой книге.
  • Продублирован по телефону.
  • Отправлен на электронную почту.
  • В сложных ситуациях, возможно оповещение по почте.

Правила написания отзыва клиентом

Вне зависимости от выбранного варианта, следует придерживаться норм оформления Журнала жалоб. Иначе на собственника заведения может быть наложен административный штраф.

У предпринимателя, впервые столкнувшегося с созданием Книги, возникает масса вопросов: как заполнить первые страницы, где регистрировать документ, какие правила ведения, хранения и предоставления жалобной книги прописаны в законе?

Разберем все по порядку.

  • Правило №1. Листы документа должны быть прошиты или прошнурованы так, чтобы удалить или подменить их было невозможно.  Для этого тетрадь прошивается толстой нитью или шнурком, страницы нумеруются, а концы нити скрепляются печатью.
  • Правило №2. Краткое содержание Жалобной книги: после заполнения первых трех листов, остальные страницы оставляют пустыми, чтобы посетители могли написать отзыв о посещении заведения в книге.  Вторая сторона листа с отзывом или жалобой посетителя заполняется администрацией, как реакция на оставленный отзыв.

Реакция на отклик – обязанность администрации заведения. Ответ на претензию покупателя пишется как на положительное, так и на отрицательное обращение,  а также в случае, если критика не обоснована.

Если календарный год истек, а Журнал не закончился, делается отметка и ведение документа продолжается.

Как написать жалобу, чтобы на нее обратили внимание администрация организации, а также контролирующие органы? Такой вопрос часто возникает у клиентов, особенно тех, которые остались недовольны обслуживанием.

Итак, в жалобе обязательно указывается:

  1. Дата (а по возможности и время) написания;
  2. Свои координаты (если хотите, чтобы вам ответили лично);
  3. Информация о работнике, в отношении которого составлен отзыв;
  4. Детальное описание ситуации;
  5. Если выдвигаются требования о принятии мер, укажите сроки их выполнения;
  6. Подпись лица, составившего обращение, а также ее расшифровка.
  1. По закону данный документ должен располагаться на заметном месте (например, на кассе или специальном стенде при входе), но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.
  2. Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы. Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).
  3. Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.
  4. Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.
Предлагаем ознакомиться:  Как законно отстоять свои права при ложных обвинениях

Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.

  1. Вся необходимая информация о компании, которой она принадлежит, в том числе
    • ее полное наименование (в соответствии с учредительными документами),
    • адрес,
    • ФИО директора.
  2. Сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации.
  3. На бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей.

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.

Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.

В настоящее время имеются следующие нормы и правила:

  • Любая организация, которая ведет работу в сфере продажи товаров, должна иметь данный документ;
  • Место размещения книги – торговый зал, лучше – специальный угол потребителя, расположенный на видном месте в открытом доступе в специальном футляре;
  • Изымать и делать копию запрещено;
  • Документ должен быть выдаваться по самому первому требованию;
  • При оформлении замечаний у продавца нет права просить у покупателей документ, подтверждающий личность;
  • Для оформления замечаний покупателю необходимо предоставить письменные принадлежности;
  • Человек, виновный в рассматриваемой ситуации должен написать объяснительную записку;
  • Руководство обязано вести отчет о результатах проверки, а также принятых мерах.

Нужно ли регистрировать книгу жалоб и предложений в 2018 году?

Закон РФ нигде не прописывает, необходимость регистрации книги жалоб. Но все же, на случай предотвращения не согласований с руководством администрации, нужно уточнять необходимость регистрации.

Если в организации или заведении есть жалобная книга, то, наверное, должна быть и реакция на каждую запись. Что говорит Закон об этом вопросе?

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Закон гласит, что любая запись не должна оставаться без ответа или хоть какой-то реакции.

Когда клиент написал о своих положительных эмоциях от предоставленных услуг или приобретенного товара, реакцией может стать обычная запись о том, что обращение было получено и принято во внимание.

В данной ситуации, сообщать потребителю об ознакомлении с его записью в книге нет никакой необходимости, чего не скажешь о том случае, когда потребитель написал жалобу.

Реакция лиц, предоставляющих услуги или реализующих товар, должна выражаться не только в прочтении записи, но и в разбирательстве данной проблемы и уведомлении клиента о результатах (если последний оставил свои контакты).

Важно! Существуют определенные сроки рассмотрения записей, оставленных в «Книге жалоб и предложений».

Прежде всего, следует заметить, что данный документ должен регулярно просматриваться администрацией или ответственным лицом. Только так можно выполнить условия рассмотрения проблемных вопросов, отраженных в жалобной книге.

Администрации имеет всего лишь 2 дня, для того чтобы подтвердить факт ознакомления с данной записью и сообщить о намерении разобраться со сложившейся ситуацией.

Когда потребитель не только оставил запись в жалобной книге, но и записал свои контактные данные, администрация по истечении пяти дней обязана сообщить о результатах рассмотрения проблемного вопроса.

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

В том случае, если проблема достаточно серьезная, у организации есть возможность продлить срок рассмотрения жалобы до 15 дней.

Обратите внимание! Если на вашу жалобу в течение 15 дней не было никакой реакции, направьте свое обращение в Роспотребнадзор.

Результатом вашего сотрудничества будет проведение проверки в данной организации или заведении.

В законе не закреплена обязанность предпринимателей регистрировать книгу отзывов и предложений.

Но чтобы избежать споров с местной администрацией, а именно с отделом по защите прав потребителей и комитетом Роспотребнадзора, информацию о необходимости регистрации лучше уточнить у них.

Законодательством России не предусмотрены штрафы за отсутствие регистрации данного документа.

Правила распоряжения книгой отзывов и предложений:

  1. По закону, книга жалоб должна быть расположена на видном месте, к примеру, на кассе или специальном стенде при входе. Она должна бить предоставлена посетителю по первому требованию. Некоторые организации хранят ее под столом и выдают посетителям по просьбе. Но такой подход может вызвать неудобные вопросы в случае проверки представителями контролирующей службы.
  2. Рядом с книгой отзывов и предложений всегда должна быть ручка, карандаш не подойдет, поскольку у сотрудников предприятия может возникнуть желание стереть негативный отзыв. Помимо этого, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу. При этом важно учитывать, что клиент не обязан предоставлять администрации заведения никаких личных документов, он имеет право оставить запись анонимно. Но в этом случае рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется.
  3. Книга отзывов и предложений всегда должна храниться на предприятии, которому она принадлежит. Ее нельзя передавать кому-либо в том числе и сотрудникам надзорных структур для снятия копий или проверки внесенных в нее сведений.
  4. Руководитель держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.

Жалобная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписью ее руководителя.

Такое требование к оформлению обеспечивает целостность документа, продавцы и сотрудники компании не должны вырывать отдельные листы книги.

Книга отзывов и предложений оформляется так:

  1. На титульном листе указывается наименование предприятия, дата, когда была заведена книга, а также подпись руководителя.
  2. На первой странице документа располагается инструкция по его заполнению.
  3. На второй странице указываются данные компании : адрес, телефон, ФИО руководителя и иных должностных лиц.
  4. Третья страница содержит информацию об органах, что контролируют деятельность организации. На ней можно найти адреса и телефоны Роспотребнадзора, Администрации, отдела по защите прав потребителей.

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Если книга отзывов и предложений полностью не заполняется, то она продлевается на следующий период и об этом ставится соответствующая отметка.

Посетитель организации пишет жалобу в специально отведенном месте, поскольку на обратной стороне страницы или в соседней колонке руководство компании проставляет отметку о принятых мерах.

Каких формулировок стоит избегать?

При составлении текста нужно придерживаться делового или публицистического стиля.Не стоит употреблять жаргонных слов. Недопустимы оскорбления, грубые формулировки. Даже если покупатель откровенно не прав, пишет необоснованный отзыв в грубой форме, с употреблением матерных слов, ответ на такой отзыв должен быть доброжелательным, кратким и емким.

Предлагаем ознакомиться:  Жалоба на мобильного оператора МТС

Например, человек пришел в 8:40 в магазин и продавец был на месте, но по графику магазин работает с 9:00. Продавец отказывается обслуживать клиента. Потребитель пишет гневный отзыв о своем недоумении, ведь продавец уже был на работе.

Текст должен быть примерно таким: «благодарим за ваш отзыв, но подобные жалобы не рассматриваются, так как магазин работает с 9:00. Продавец не обязан обслуживать клиентов в нерабочее время».

Помимо стиля, необходимо четко и кратко выражать свои мысли. В тексте должны быть четко прописаны принятые меры, либо основания, из-за которых претензия не будет рассмотрена. Чем короче и понятнее ответ – тем лучше.

Не стоит указывать клиентам на их ошибки. Даже в случаях с необоснованной жалобой. Лучше всего кратко написать, почему сотрудник был прав в данной ситуации. Формулировка «сотрудник был прав, потому что…», намного удачнее, уместнее и понятнее клиенту, чем формулировка «вы не правы, потому что…».

Таким образом, при составлении ответа стоит избегать:

  • Слишком расплывчатых и длинных формулировок.
  • Жаргонных, просторечных слов.
  • Указаний на ошибки потребителя.

Как оформить книгу жалоб и предложений по Закону о защите прав потребителей?

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Сегодня нет ни одной статьи или правового акта, который бы закреплял единственно верную форму соответствующего документа. Ввиду этого у многих при возникновении необходимости составить такой документ возникает вопрос как правильно оформить книгу жалоб и предложений?

  • Должно быть обязательно отмечено соответствующее название;
  • Страницы должны быть пронумерованы, обложка прошнурована и на ней обязательно необходимо найти место печати вашей компании;
  • Обложка акта должна быть в твердом переплете;
  • На первой странице прописываются требования по заполнению, а также перечень контактных телефонов организаций, контролирующих права потребителей;
  • Каждый лист выглядит так: на лицевой стороне пишется претензия, а на другой – отчет о рассмотрении.

Для документа для отзывов потребителей предусматривают специальные доступные стенды, а для лучшего их хранения используют футляр.Следует также иметь в виду, что Закон о защите прав потребителей гласит, что по первому требованию посетителя акт для отзывов и предложений должен быть предоставлен.

Только одним звонком ограничиться нельзя. Запись в самой книге обязательно должна быть.

Справка! Если потребитель оставил контактные данные: телефон и электронную почту, то информировать его по телефону является обязательным только в случае с жалобами. Благодарности могут остаться без личного оповещения.

А вот реакция на запись в книге является обязательной. Регламент такой же в случаях с предложениями.

Таким образом, только лишь звонком ограничиться нельзя. Сначала нужно составить запись в книге. Если претензия является обоснованной, то позвонить нужно обязательно. Если необоснованная – звонок также обязателен. Если выражена благодарность, можно ограничиться только записью в книге отзывов.

Как именно составляется ответ на жалобу клиента, не имеет особого значения. Тем более что никто не устанавливал какую-то конкретную форму.

Желательно, несмотря на суть записи, поблагодарить клиента за его внимание к работе организации, фирмы, ИП и т. д. Ведь таким образом он помогает улучшать качество услуг и товаров.

Далее в ответе уточните, какие именно меры были приняты для устранения негативных моментов в работе организации.

Итогом может стать извинение за плохое обслуживание или некачественный товар, что заставили клиента оставить соответствующую запись в «Книге жалоб и предложений».

Как правильно написать жалобу в книгу жалоб и предложений – образец

Вопрос, как написать жалобу в книгу жалоб и предложений является довольно актуальным.

Прежде всего, следует помнить, что от того, как составлена жалоба, она может производить либо сильный, либо слабый эффект. Неграмотное ее написание может даже навредить посетителю.

Поэтому обратить внимание нужно на такие требования:

  1. Стиль изложения. Все жалобы пишутся только в официально-деловом стиле, он характеризуется присущими ему особенностями.
  2. Отсутствие эмоций. Если посетитель организации решился написать жалобу, то он должен понимать, что в тексте не должны проскакивать эмоции. Довольно много людей при составлении отзыва отражают в тексте свой гнев, все свои переживания и расстроенные чувства. Эмоции в этом случае совершенно неуместны.
  3. Только аргументированные факты. Чем больше в жалобе аргументов, тем сильнее от нее эффект. Большой объем текста о собственных переживаниях никому не нужен. Это сильно раздражает тех, кто каждый день разбирает десятки таких отзывов. При написании жалобы важно понимать, что ее будет читать человек, которого не интересуют личные проблемы посетителя. Поэтому нужно показать объективными доводами, что данная жалоба это не просто слезливая бумажка эмоционально неустойчивого посетителя.
  4. Эффективный объем. При написании жалобы следует учитывать, что чем больше текста, тем меньше вероятность того, что его прочитают полностью. В лучшем случае просто просмотрят. Поэтому нужно стараться донести информацию в максимально сжатой форме. В то же время, слишком короткая жалоба без оснований не произведет никакого эффекта.
  5. Конкретно поставлены требования. В любой жалобе должны быть конкретные требования. Даже если посетитель просто доводит до сведения руководство магазина о факте хамского отношения к вам со стороны кассира.
  6. Ссылки в жалобе. В какой организации человеку не пришлось бы писать жалобу, следует учитывать, что конечное решение принимает человек. Но в большинстве инстанций решение не принимается, оно должно отталкиваться от нормативных актов.
  7. Коллективная жалоба. Ее суть в том, что чем больше людей жалуется, тем больший вес имеет жалоба и более сильный резонанс она вызовет. Плюс коллективной жалобы в том, что человек может написать ее самостоятельно, а подписаться под ней могут друзья, соседи, родственники.
  8. Некоторые нюансы. Стоит обратить внимание на то, чтобы в тексте жалобы не было грамматических и пунктуационных ошибок. Они портят впечатление и ухудшают эффект.

Правила составления

Жалоба в книгу жалоб и предложений по вопрпосу доставки газеты

Если у вас возникла необходимость оставить отзыв в книге отзывов и предложений, то необходимо знать как правильно осуществить запись. Следует знать, что оформление рекомендации должно осуществляться с внесением:

  • Ваших личных данных. Также можно добавить контактную информацию или адрес для обратной связи с вами;
  • Указание города;
  • Аргументированного описания нарушения ваших прав. При наличии доказательств сообщить об этом;
  • Можно сделать ссылку на конкретную статью закона;
  • Обозначить ваши требования;
  • Подкрепить запись требуется личной подписью.

Также важным видится использовать те страницы, которые предназначены для замечаний.

Многих предпринимателей интересует вопрос как ответить на жалобу в книге жалоб и предложений. Чтобы правильно оформить соответствующую запись необходимо придерживаться следующих правил:

  • Выразить уважение и благодарность за внесение записей на обратной стороне листа с замечанием;
  • Также в примерах ответов можно заметить, что описываются действия, которые предпринимаются для устранения выявленных клиентами недостатков;
  • В конце руководитель ставит свою подпись, а также дату оформления ответа;
  • Этот ответ отсылается посетителю по указанному адресу.

Всего на рассмотрение жалобы дается максимум две недели. Жалобщику ответ в письменном виде должен быть отправлен в пятидневный срок. Особенностью некоторых случаев является необходимость дополнительных мероприятий по устранению недостатков.

Закон о защите прав потребителей обязывает каждую организацию, вовлеченную в сферу услуг, обеспечивать сохранность прав потребителей. В этих целях для граждан был разработан документ отзывов и рекомендаций.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Предлагаем ознакомиться:  Как написать жалобу на продавца магазина образец

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Формат книги в России нормативно не установлен. Это дает возможность продавцу разработать наиболее удобный для себя формат или приобрести готовый типографский вариант.

При этом местными органами госуправления может предъявляться ряд требований, которые необходимо обязательно учитывать. Так, в Москве:

  1. Это должен быть журнал в твердом переплете, состоящий из нескольких десятков страниц.
  2. Она должна быть обязательно прошита, прошнурована и заверена на последней странице подписью руководителя и печатью. Это требование гарантирует, что нерадивый продавец не вырвет страницу с жалобой.
  3. На первом развороте должна содержаться информация с указанием контактных данных руководителя организации, а также органов, контролирующих защиту прав потребителей.
  4. Разлиновка книги предусматривает место для отзыва посетителя с одной стороны, и ответа администрации предприятия с другой. Клиент, оставивший жалобу, имеет право убедиться в принятии мер по своему обращению.
  5. Если к концу года в журнале остаются свободные листы, организация может продлить ее на следующий период.

Полностью заполненный журнал должен храниться руководством предприятия один год.

Форма отклика

Форма зависит от самой претензии. Если руководство видит обоснованную, серьезную жалобу на одного из сотрудников, то лучше всего написать развернутый текст. Это даст клиенту понять, что его претензия была действительна рассмотрена, что в свою очередь положительно скажется на его настроении. Также развернутый ответ поможет избежать дополнительных вопросов.

В случае с необоснованной жалобой, лучше всего использовать максимально краткий ответ. Но в нем должна содержаться полная информация о том, почему претензия не рассматривается. Главное, понятно выразить причину отказа в рассмотрении.

В случаях с благодарностями выбор остается за руководством. Главное, выразить ответную благодарность клиенту.

Помимо отзывов в книге могут быть предложения. Ответы на них также должны быть краткими. Но обязательно содержать в себе информацию о том, возможно или нет реализовать предложение и в какие сроки.

При внимательном отношении к каждой записи в книге, можно добиться доброжелательности от большинства клиентов. Правильный ответ на жалобу может в корне изменить отношение клиента.

Сроки рассмотрения

В соответствии с нормативными документами, первичная жалоба должна быть рассмотрена на протяжении двух дней. За этот период руководству магазина или другой организации необходимо изучить запись в книге и на другой стороне заявления поставить отметку о принятых мерах.

Ответ обязательно должен быть отправлен заявителю не более чем через пять рабочих дней. Таким образом, срок ответа на жалобу в книге отзывов и предложений и уведомление об этом посетителя, составляет пять рабочих дней.

Но, если ситуация довольно сложная и требует внутреннего расследования для выяснения обстоятельств, то данный срок может быть продлен до 15 дней. Это тоже указывается в книге отзывов.

В случае, когда руководство в пятнадцатидневный срок никак не отреагировало на претензию посетителя, то последний имеет все основания, чтобы подать жалобу на организацию в Роспотребнадзор.

Прочитать отзыв должен непосредственно начальник, но если он не имеет такой возможности в течение отведенного периода, то рассмотрением занимается его заместитель. При отсутствии заместителя, жалобу читает сотрудник, занимающий руководящую должность в компании.

Стоит учитывать, что жалобы, в которых есть конкретные требования, к примеру, возврат товара или денег, рассматриваются в промежуток времени, установленный в законе «О защите прав потребителей», он составляет 10 дней. Отсчет времени начинается от даты составления жалобы.

Как оповестить клиента?

Если в книге написана жалоба (обоснованная или нет), то ответ обязательно должен быть продублирован по телефону. Если клиент указал электронную почту, то можно продублировать его и через интернет, но это не является обязательным.

  • Если в книге написана благодарность или предложение, то оповещение не обязательно.
  • Если клиент указал почтовый адрес, то оповещение остается на усмотрение организации.
  • Во избежание спорных ситуаций, лучше всего оповещать потребителя по всем возможным каналам.

    Главное, чтобы клиент оставил контактные данные при составлении претензии.

Ответы на жалобу должны быть емкими, краткими и понятными. Не стоит указывать на ошибки потребителя. Лучше всего выразить ответ в доброжелательной форме.

Приятно, когда, открыв жалобную книгу, администрация находит там благодарственные слова. Нужно ли как-то реагировать на подобные записи?

Конечно, нужно! Поблагодарите клиента, ведь его отзыв является отличной мотивацией для еще лучшего обслуживания. Кроме этого, следует знать, что администрация часто учитывает записи, оставленные в книге, при назначении премиальных или при подведении итогов конкурса, например, «Продавец года». Составляя ответ на благодарственный отзыв, можно учесть данный момент.

Подведем небольшой итог.

Какие самые важные аспекты книги отзывов:

  • на каждую жалобу, отзыв, благодарность или пожелание должен быть ответ;
  • все жалобы, оставленные клиентами, рассматриваются. В случае необходимости, проводится служебное расследование. О результатах сообщается потребителю (если он оставил контактные данные);
  • ответы должны быть на каждую запись в книге. Четкой формы ответа не предусмотрено.

Следует помнить, что «Книга жалоб и предложений» – это не только рычаг давления со стороны органов надзора и контроля.

Если отказались дать книгу жалоб

Если недовольный посетитель хочет оставить запись в книге отзывов и предложений, то сотрудники данной организации обязаны выдать ему не только книгу, но и обеспечить его ручкой и предложить место, где он сможет спокойно изложить свои претензии.

Но на практике часто случается так, что человеку не только место, но и книгу предоставить отказываются. В такой ситуации возникает вопрос, что делать, если отказываются давать книгу жалоб и предложений.

Сотрудники называют много причин для отказа. К примеру, посетителя могут уверять, что книгу забрал начальник или что ее отправили на регистрацию.

Но никакая причина не оправдание, человек имеет законное право оставить свой отзыв о работе заведения. Поэтому, если человек столкнулся с отказом, то он может пожаловаться в Департамент потребительского рынка города и территориальное управление Роспотребнадзора.

Для этого следует написать жалобу и сделать три ее копии. Один экземпляр отправить по почте на адрес магазина, две разослать в вышеупомянутые организации, а последнюю бумагу с жалобой оставить у себя.

Официальные лица должны рассмотреть жалобу в течение месяца. Отчет со всеми подробностями о принятых мерах будет отправлен заявителю.

Таким образом, книга жалоб должна быть в каждой организации, которая оказывает услуги или продает товары. В ней посетители могут выразить свои претензии, благодарности и предложения.

Законом установлены конкретные сроки рассмотрения записей. Если они нарушаются предприятием, человек имеет право обратиться в вышестоящие инстанции.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector