Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Як оформити витяг та копію з наказу

Зразок виписки з наказу

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение.

Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации.

Зразок виписки з наказу

Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Накази та розпорядження видаємо в одному примірнику, — за необхідності робимо копії або витяги

Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) про зарахування працівника на роботу оформлюють укладення трудового договору.

Після оформлення трудових відносин копію наказу про прийняття на роботу (або витяг, якщо прийняття на роботу зафіксовано у так званому зведеному наказі, яким документуються управлінські дії щодо кількох працівників) долучають до особової справи (відповідно до п. 12 гл. 2. розд.

ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Предлагаем ознакомиться:  Как подать апелляцию в мировой суд

До особових справ долучають також копії (витяги) з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу посаду, звільнення працівника.

Строк зберігання особових справ керівників та працівників організації визначається відповідно до статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578), і становить 75 років.

Увага!

Якщо ж в особовій справі буде міститися так званий другий примірник оригіналу, то через певний час (а це можливо й через десятки років) цей «оригінал» може бути сприйнятий як незасвідчена копія документа і на його підставі архів організації чи державний архів (якщо документи при ліквідації організації будуть передані на зберігання) не зможуть видати довідку про стаж працівника (прийняття на роботу чи звільнення з роботи).

Зразок виписки з наказу

Статтею 47 КЗпП передбачено, що у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця він зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копію наказу видають на вимогу працівника.

Як бачимо, у всіх згаданих випадках йдеться про копію наказу, а не про другий і наступні примірники.

Нормативно-правовими актами не передбачено видання розпорядчих документів у кількох примірниках.

На практиці керівник організації підписує один завізований відповідальними посадовими особами примірник розпорядчого документа (оригінал), який пройшов експертизу фахівців на відповідність нормам законодавства, локальним нормативним актам, правилам оформлення документів та містить візи (внутрішнє погодження) посадових осіб.

 Читайте також: Оформлення кадрових наказів на підприємстві

За необхідності кадрова служба чи служба діловодства (відповідно до розподілу функцій, визначених у локальних нормативних актах організації) оформлює у встановленому порядку копії наказів чи витяги з наказів для зацікавлених структурних підрозділів чи інших юридичних та фізичних осіб.

Наявність в організації одного оригінального примірника наказу запобігатиме непорозумінням при виконанні запитів соціально правового характеру, що можуть надходити від колишніх працівників чи юридичних осіб (наприклад, органів Пенсійного фонду України).

Выписка из приказа образец

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Предлагаем ознакомиться:  Профессии с вредными условиями труда: полный список по Трудовому Кодексу || Вредные условия труда на азс

Порядок составления выписки:

  • Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
  • Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
  • В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
  • Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».
Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.

Наказ та їхні копії зберігаємо окремо

Нормативні та методичні документи центрального органу виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи, архівних установ України передбачають вимоги щодо окремого формування та зберігання оригіналів документів та їхніх копій.

Для формування оригіналів наказів різних видів (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання) номенклатурою справ передбачають окремі справи.

У структурному підрозділі або, за відсутності в структурі організації підрозділів, особою, відповідальною за певний напрям діяльності, надіслані для практичного використання копії наказів формують у справи, заголовки яких також повинні бути передбачені номенклатурою справ.

З метою правильного проведення експертизи цінності документів заголовок справи з наказами у цьому разі повинен містити посилання на те, що у справі зберігають копії цих документів, наприклад: «Накази з кадрових питань (копії)».

Предлагаем ознакомиться:  Призыв в армию увольнение с работы

Зразок виписки з наказу

Копії наказів засвідчуємо згідно з вимогами Національного стандарту з діловодства.

 Читайте також: Засвідчення копій документів: кому надається таке право

При виготовленні копії (ксерокопії) наказу (розпорядження) за допомогою копіювально-розмножувальної техніки повністю відтворюють текст документа з усіма реквізитами, окрім віз (нерідко за усталеною практикою діловодства на копії не відтворюють особистий підпис керівника, тобто при копіюванні підпис закривають клаптиком паперу).

Приклад

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів                  Добренька                  Г. О. Добренька

21.09.2016

За необхідності на відмітці про засвідчення копії проставляють відбиток печатки (організації або відділу кадрів, служби діловодства).

У верхньому правому куті першого аркуша копії наказу проставляють слово «Копія».

 Дізнайтеся, як оформити додатки до наказів

Зразок виписки з наказу

 Важливо у 2019 році

При оформленні витягів з наказів дотримуємося уніфікованої форми

Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.

Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності вміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3.

Як оформити витяг?

Реквізити «Назва організації», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Місце складення документа», «Заголовок до тексту документа» перенесіть до витягу без змін, скорочень чи доповнень. Із розпорядчої частини візьміть лише потрібний пункт (кілька пов’язаних між собою пунктів), їх порядкові номери залиште без змін. З оригіналу наказу до витягу перенесіть назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector